Ситуация
ФГП «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» – государственное предприятие федерального значения, осуществляющее охрану железных дорог: грузов в парках станций и в пути их следования, объектов железнодорожного транспорта – и обеспечение пожарной безопасности всего железнодорожного хозяйства. Предприятие имеет филиалы в двадцати регионах России.
Для осуществления оперативного контроля деятельности региональных офисов и принятия своевременных решений руководству ВО ЖДТ РФ требовалось регулярное проведение селекторных совещаний с представителями регионов. Организация очных встреч в Москве не только занимала много времени, но и оказывалась весьма дорогостоящей. Для заочных совещаний, в которых участвовали заместитель генерального директора (Москва), руководители отделов (Москва) и региональные руководители (двадцать регионов), на предприятии была реализована система телефонной конференц-связи в отдельной, специально оборудованной переговорной.
Руководством предприятия была поставлена задача по организации полноценных встреч руководителей для обсуждения текущих показателей деятельности регионов без необходимости физического присутствия в одном месте. Существующие аппаратные решения по организации аудио- и видеоконференций не удовлетворяли компанию по ряду причин, в том числе, и в силу высокой стоимости.
Решение
Для реализации поставленной задачи была выбрана система программной аудио- и видео-конференц-связи Microsoft на основе Office Communications Server 2007. Система аудио- и видео-конференц-связи на базе Microsoft Office Communications Server 2007, предназначенная для организации аудио- и видеоконференций между сотрудниками компании, позволяет значительно сократить командировочные расходы территориально распределенных компаний, временные затраты на организацию общих встреч, а также обеспечить сотрудников простыми средствами обмена мгновенными сообщениями, передачи файлов, голоса и видео. Статус присутствия, отображающийся рядом с именем контакта в любом из приложений Microsoft Office, показывает, доступен ли сотрудник на рабочем месте, и каким способом предпочтительнее с ним связаться.
Проект выполнялся инженерами консалтингового подразделения Softline Consulting Services, специализирующегося на внедрении решений для корпоративных коммуникаций, и проходил в два этапа: пилотный проект – развертывание тестовой системы для опытной эксплуатации, длившийся один месяц, – и развертывание системы на корпоративных серверах для промышленной эксплуатации.
В ходе пилотного проекта было проведено апробирование системы в реальных условиях для работы центрального офиса и четырех региональных. Во время дальнейшего развертывания были протестированы все каналы связи для передачи голосовых и видеопотоков, выработаны рекомендации по их улучшению, а к системе аудио- и видео-конференц-связи подключены двадцать региональных офисов с последующей адаптацией системы для нужд предприятия. При подключении была создана инструкция для пользователя и обучены администраторы в Москве для дальнейшего сопровождения системы.
Результаты
Система видеоконференций включает в себя переговорную комнату с большим экраном, на который выводится изображение региональных руководителей, видеокамеру и микрофоны для руководства московского офиса (в региональных офисах в качестве рабочего места используется персональный компьютер с web-камерой и гарнитурой с микрофоном).
«Система аудио- и видео-конференц-связи в целом – одно из актуальных решений для корпоративных коммуникаций на рынке IT, особенно, для территориально распределенных компаний, имеющих офисы в разных регионах. Мы можем отметить повышение интереса к подобным системам в связи с развитием программных продуктов, а также появлением возможности передачи аудио- и видео-потоков через Интернет – значительно более экономичных по сравнению с программно-аппаратными решениями. Среди наших совместных с ФГП ВО ЖДТ РФ планов – интеграция построенной системы с существующей в компании АТС для организации аудиоконференций с использованием любых средств связи, включая внутренние, стационарные и мобильные телефоны».
Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services.
Подключение двадцати офисов к системе видео-конференц-связи для проведения полноценных совещаний – довольно сложная, нетривиальная задача. В ходе реализации проекта мы столкнулись с рядом сложностей: недостаточной пропускной способностью и качеством каналов связи в некоторых регионах, рассредоточением наших региональных офисов в различных часовых поясах, индивидуальной IT-инфраструктурой каждого офиса и некоторыми другими, – решить которые позволил опыт инженеров Softline Consulting Services, профессиональный подход к ведению проектов, умение рекомендовать оптимальное решение.
«СкайЛинк», являясь инновационной компанией, пригласила специалистов по информационной безопасности компаний Softline и SolidLab для тестирования уровня безопасности своих интернет-ресурсов.
Наша компания является одним из передовых участников рынка мобильного ШПД и нам очень важно обладать эффективной защитой имеющихся ресурсов. Проведенные специалистами Softline и SolidLab работы открыли дополнительные возможности для нас по усовершенствованию системы обеспечения информационной безопасности.
Нам было очень важно, чтобы система отражала реальные особенности нашей работы. Благодаря этому теперь ряд задач и напоминаний сотруднику выставляется автоматически. Раньше на обучение новичка уходило три месяца, а теперь он сразу приступает к работе и осваивается за две-три недели при помощи системы, которая ведет его по зашитым в ней бизнес-процессам. Значительно облегчилось планирование рабочего времени. О том, что и когда нужно сделать, менеджеры теперь практически не задумываются - CRM автоматически формирует список текущих задач с учетом важности клиентов и контролирует сроки их исполнения. Реакция на запросы клиентов стала практически мгновенной и адекватной - они сразу это почувствовали и оценили.
По результатам проекта (миграция на Windows 10) были обновлены операционные системы на 1000 рабочих мест. Благодаря сотрудничеству с Softline мы провели сложный процесс миграции в сжатые сроки. Консультации, организованные Softline для IT-специалистов вуза, помогли нам самостоятельно продолжить переход на новую версию Windows.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Ежедневно предприятие обрабатывает большой объем персональных данных абонентов. Разработанная и внедренная специалистами Softline система защиты информации помогла нам обеспечить надлежащий уровень их безопасности и исключить вероятность несанкционированного доступа к данным.
Softline перевела почтовую систему ОАО «Тюменьэнергосбыт» на Microsoft Exchange Server 2010. Смена программного обеспечения, задействованного в производственном процессе, всегда вызывает у части сотрудников споры и противоречия, поэтому произвести процесс миграции необходимо было как можно более безболезненно, не повлияв на производственный процесс. Для достижения данного результата сотрудники Softline совместно со службой IT и связи ОАО «Тюменьэнергосбыт» проделали большую предварительную работу по подготовке к миграции – начиная от проверки результатов миграции на тестовых серверах до пошаговой демонстрации работы в новом почтовым клиенте Microsoft Outlook. Также при проведении демонстрации работы нового почтового клиента сотрудникам было рассказано о дальнейших работах по стандартизации программного обеспечения, таких как внедрение сервера коммуникаций на базе MS Lync Server с интеграцией АТС и развертывание на платформе SharePoint средств для совместной работы.
Внедренная система на базе Lync полностью удовлетворила наши требования к проведению телеконференций, рабочих совещаний с удаленными подразделениями, внутренней связи. При этом затраты на реализацию оказались заметно ниже по сравнению с альтернативными решениями, которые мы рассматривали и тестировали. Проект реализован в сжатые сроки при интенсивной поддержке сотрудников Softline.
Открытие при университете Центра прототипирования и аддитивных технологий позволит нам повысить конкурентоспособность на рынке образовательных услуг, создавая все условия, необходимые для подготовки высококвалифицированных технических специалистов. В наших планах продолжить сотрудничество с Softline в развитии мощностей центра и ввести в эксплуатацию еще четыре помещения.