«Бешеные принтеры»: компании теряют сотни тысяч в год на нецелевой печати

Даже небольшие предприятия могут понести миллионные убытки по причине недостаточного контроля за работой офисных принтеров – к такому выводу пришли эксперты Softline, опросив потенциальных заказчиков в регионах и проанализировав использование оборудования для печати. Пятая часть документов, распечатываемых на офисных принтерах, не относится к рабочему процессу. Порядка 15% отпечатков не востребованы – они так и остаются лежать в лотке принтера, или немедленно отправляются в корзину. Нецелевые отпечатки и невостребованные документы в пересчете на каждого сотрудника несут работодателю более 12 тыс. руб. убытка в год.

Полмиллиона в шредере

Согласно предварительному аудиту инфраструктуры печати, который Softline проводит среди своих действующих и вероятных заказчиков, в месяц на каждого сотрудника коммерческих предприятий и государственных организаций, имеющего доступ к принтеру со своего рабочего места, приходится порядка 1 тыс. отпечатков. При этом рабочей необходимостью обусловлено появление лишь 65% от общего числа оттисков. В остальные 35% входят отпечатки, не имеющие отношения к рабочим задачам сотрудников (это примерно 20% от 1 тыс. среднестатистических отпечатков в месяц), а также невостребованные документы, которые напечатаны, но остаются лежать в приемном лотке принтера или сразу же отправляются в корзину для бумаг (еще 15%). Стоимость одного оттиска, состоящая из затрат на оборудование, его ремонт и обслуживание, расходные материалы и прочее, – минимум 3 рубля. А значит, потери компании от нецелевого использования печатного оборудования на каждого сотрудника в месяц составляют более 1 тыс. рублей, или более 12 тыс. рублей в год.

Таким образом, даже небольшая компания, число сотрудников в которой условно составляет 100 человек, а принтером активно пользуется четверть из них, в год теряет сотни тысяч рублей. Чем значительнее численность коллектива и чем больше документооборот, тем выше потери.

Немалые издержки работодатель несет, когда офисные сотрудники самостоятельно занимаются исправлением мелких неполадок – устранением заторов бумаги, пополнением запасов расходных материалов в устройстве, перезагрузкой устройств из-за сбоев. Один такой эпизод занимает в среднем три минуты, при этом проблемным оказывается в среднем каждый десятый эпизод печати, таким образом, если за месяц сотрудники отправляли документы в печать тысячу раз, то число подобных эпизодов дойдет до ста, и потери работодателя при средней цене часа работы сотрудников в 200 рублей (с учетом налогов) составят 1 тыс. рублей в месяц, или 12 тыс. рублей в год. Опять же – чем больше у вас сотрудников, и чем чаще они пользуются принтером, тем выше будет цена инцидентов.

«В условиях, когда каждый сэкономленный рубль ценится так же высоко, как заработанный, заказчики стали гораздо внимательнее относиться к издержкам и искать способы их снижения. «Бешеные принтеры» можно обуздать, внедрив с помощью ИТ-консультанта системы управления печатью, либо вообще начав закупать сервис печати у поставщика такой услуги. Предприятия финансового сектора охотнее других принимают новую модель потребления услуг печати. За ними идут госструктуры и телекоммуникационные компании», – говорит Александр Петров, руководитель направления сервисов печати группы компаний Softline.

Как укротить принтер

Взять под контроль издержки на печать можно двумя способами. Первый – организовать контроль печати, например, авторизацию работы с принтером или многофункциональным устройством. Для этих целей подойдут карты, которые используются для доступа в офис. «Печать по карточкам» позволяет контролировать активность использования печатного оборудования конкретным сотрудником. В том случае, если его работа не предполагает постоянного обращения к бумажным документам, это может стать поводом выяснить причину аномальных объемов пользования принтером. «Мы всегда рекомендуем компаниям информировать коллектив о внедрении таких решений: зная о том, что информация о количестве и содержимом документов будет открыта для непосредственных руководителей и доступна службе безопасности, сотрудник каждый раз будет взвешивать необходимость создания бумажной копии документа или использования техники для печати личных документов», – говорит Александр Петров. Сейчас решения для управления печатью пользуются наибольшей популярностью у крупного бизнеса, для которого потери от неэффективного использования средств печати могут нести десятки миллионов в год – по оценкам эксперта, они занимают порядка 65% в общей структуре продаж.

Второй способ – закупать услугу печати как управляемый сервис у специализированного поставщика. В этом случае заказчик платит только за конкретный отпечаток. Все остальные процессы и задачи – подбор оборудования, подключение и конфигурирование принтеров, пополнение запасов расходных материалов в самом устройстве, устранение неполадок, подмена оборудования в случае неисправности, описание процессов, связанных с печатью и т.д. – берет на себя поставщик услуги. Также поставщик разрабатывает новые политики печати для компании заказчика, распределяет нагрузку на принтеры, внедряет системы контроля печати, чтобы сократить число нецелевых и невостребованных оттисков. По опыту Softline, в рамках оказания сервиса печати под ключ один отпечаток обходится клиенту примерно в 2 рубля – на 1,5 рубля меньше, чем в случае самостоятельного содержания инфраструктуры.

Несколько лет назад решение о передаче управления копировальной техникой на аутсорс приняло руководство Альфа-Банка. Совместный проект с компанией Xerox помог финансовой организации снизить расходы на печать на 47% и установить более прозрачную систему управления расходами на печать. Оптимизация проводилась в центральных и дополнительных офисах, а также операционных кассах банка, что в целом составляет порядка 90 помещений, в которых работают более 6 тыс. человек.

Бонус для ИБ

Помимо очевидной экономии на количестве бумажных документов, управление печатью может снизить вероятность утечки информации. Согласно ряду независимых исследований вендоров, разрабатывающих и внедряющих программные решения по управлению инфраструктурой печати, до 40% инсайдерской информации выносится за пределы компании именно на бумажных носителях. Решения по управлению печатью позволяют сохранить копию любого документа, отправленного на печать или сканирование, отправить копию в архив, к которому имеет доступ служба безопасности. Инструменты, позволяющие контролировать содержимое документов и сохранять информацию о них, есть и в случае использования услуг аутсорсинга печати.

«В моей практике были живые примеры, когда использование решения для управления печатью помогло избавить компанию от утечек информации. Одна крупная торговая компания, акции которой размещались на бирже, обратила внимание на необоснованные скачки курса собственных ценных бумаг (до 12% за день), появилось подозрение об утечке информации.  Компания внедрила решение MуQ с функциональностью так называемой «теневой копии» – копия каждого документа, отправленного в печать, сохранялась в системе в виде pdf с указанием имени пользователя и хранилась на сервере. Таким образом компании удалось выявить группу инсайдеров и снизить потери на колебаниях курса», – приводит пример Александр Петров.

Александр Петров ответит на ваши вопросы лично. Пишите: Al.Petrov@softline.com