Повышаем вовлеченность сотрудника с помощью цифровых HR-систем

Вовлеченность сотрудников — один из ведущих трендов в HR. 

Здорово, когда сотрудник хорошо выполняет рабочие обязанности. Но куда более ценно для обеих сторон, если при этом он еще и разделяет ценности организации, понимает ее бизнес-цели и стремится участвовать в их достижении. В таком случае человек готов брать больше ответственности, не ограничиваться только должностной инструкцией, предлагать полезные идеи для развития компании.

В этой статье разберемся, как удовлетворить амбиции специалистов, увеличить вовлеченность и, как следствие, продуктивность работы сотрудников, используя цифровые инструменты. 

Спойлер: финансовой составляющей и карьерных перспектив — не достаточно. 

Что влияет на вовлеченность 

Психологи и социологи интересуются темой вовлеченности не первое десятилетие. 

• В 1980-90-х годах Уильям Кан предложил модель, в которой вовлеченность определяется как физическое, эмоциональное и когнитивное участие сотрудников в их деятельности. 
• В 2000-х годах популярность приобрела Утрехтская шкала увлеченности работой (UWES), измеряющая вовлеченность по трем критериям: благополучие, поглощенность делом и энергичность. 
• Современные подходы рассматривают вовлеченность не только как удовлетворение работой, но и как активное участие в бизнес-процессах и достижении целей, эмоциональное вовлечение в жизнь компании. 

Для того чтобы вовлеченность стала основой эффективной работы, необходимо учитывать несколько факторов:

1. Комфортная рабочая среда: создание условий, способствующих продуктивности;
2. Возможности для роста, профессионального развития внутри компании;
3. Осознанность: доступ к информации и полезным ресурсам;
4. Внутренние сообщества: клубы по интересам и волонтерские проекты;
5. Корпоративная культура: программы признания и этические нормы;
6. Наставничество, коучинг: поддержка и консультирование от опытных коллег;
7. Фокус на обучение внутри компании: тренинги и конференции, выступления; 
8. Программы, способствующие благополучию работников и их семей.

Эти элементы способствуют формированию активного и вовлеченного коллектива, что, в свою очередь, улучшает общую продуктивность и атмосферу в компании.

Исследования показывают, что приверженность сотрудников компании можно разделить на четыре уровня:

1. Удовлетворенность. Базовый уровень, когда сотрудник в целом доволен своей работой, коллективом и условиями труда, и не планирует уходить.

2. Лояльность. На этом уровне сотрудник разделяет цели компании и готов поддерживать ее в трудные времена, принимая необходимые изменения в бизнес-процессах.

3. Мотивация. Этот уровень включает удовлетворенность и лояльность, но дополнительно подразумевает стремление работника активно прилагать усилия для достижения целей компании, причем эти внутренние мотивы возникают независимо от внешнего контроля.

4. Вовлеченность. Это наиболее высокий уровень, характеризующийся глубоким эмоциональным и интеллектуальным вовлечением, когда сотрудники искренне заинтересованы в успехе бизнеса и стремятся выполнять свою работу наилучшим образом. 

Эти уровни помогают понять, как развивать приверженность и вовлеченность сотрудников для достижения общих целей компании.

К сожалению, далеко не все организации уделяют достаточно внимания вовлеченности своих сотрудников. Здесь интересны результаты исследования Клуба ОЦО:

• лишь 35% Общих Центров Обслуживания отслеживают уровень вовлеченности через HR-подразделения;
•  24% обращаются к внешним аналитикам;
• 41% вообще не занимаются этим мониторингом.

Еще более тревожную ситуацию зафиксировал опрос Headhunter 2023 года. Согласно его результата только 22% российских компаний регулярно интересуются вовлеченностью сотрудников.

При этом большинство работодателей понимают, что вовлеченность персонала напрямую влияет на бизнес-показатели, производительность труда и текучесть кадров. Эта точка зрения подтверждается их собственными внутренними данными и наблюдениями.

В условиях нехватки кадров и сложностей с привлечением и удержанием ключевых специалистов, оптимальной стратегией становится мониторинг настроя сотрудников, поиск способов этот настрой улучшить, поддержать. 

В этом контексте HR-специалисты — связующее звено между руководством, сотрудниками и внешним миром. Задача повысить вовлеченность сотрудников часто падает именно на их плечи или… на их цифровых помощников, если компания достаточно продвинутая в технологичном плане и действительно заинтересована в создании комфортной рабочей атмосферы для всех сотрудников. 

Как оценить вовлеченность сотрудника? 

Сейчас активно развиваются программы well-being, которые призваны привлекать, удерживать кадры, а также повышать общий уровень благополучия в команде. 

В каждой компании формируется свой набор программ и критериев для оценки удовлетворенности сотрудников. Постепенно вырабатывается понимание, какие факторы наиболее важны и какие инструменты для повышения вовлеченности будут наиболее эффективными.

Основные аспекты удовлетворенности сотрудников можно выделить в пяти категориях:

1. Физическое состояние
Условия труда и здоровье сотрудников. Как себя чувствую сотрудники? Есть ли у них время и силы заниматься хобби, развитием, заботиться о своем благополучии в целом, а не только в рабочем ключе. 

2. Финансы
Удовлетворен ли сотрудник заработком, не имеет ли финансовых затруднений, может ли вовремя платить по кредитам, готов ли к внеплановым расходам, делает ли накопления. 

3. Ментальное здоровье
Это про баланс между работой и личной жизнью, наличие свободного времени и общее ощущение счастья.

4. Карьерный рост
Стремление сотрудника к самоанализу, желание получать и давать обратную связь и поддерживать отношения с коллегами.

5. Комфорт рабочей среды
Время на дорогу, удобство офиса и возможность неформального общения с коллегами.

Суть цифровых HR-систем

Упростить, автоматизировать и сделать более эффективным создание и поддержку мотивационных систем в организациях помогают современные информационные и коммуникационные технологии.

ИТ-инструменты позволяют быстро решать типовые задачи в HR: обрабатывать заявки, информировать сотрудников, выдавать справки и документы по запросу, согласовывать изменения и т.д. Это освобождает HR-менеджеров от рутинных задач и позволяет линейным руководителям взять на себя часть классических HR-функций (концепция HR-zero). В результате HR-специалисты могут сосредоточиться на более значимых аспектах работы — взаимодействии с людьми, планировании и прогнозировании.

Таким образом, происходит концептуальный пересмотр всех HR-процессов в организации, что усиливает роль линейных руководителей в управлении персоналом. 

В цифровых HR-системах ключевые процессы уже автоматизированы. Так автоматизировать можно следующие функции: 

• Организационное проектирование;
• Переход сотрудников на новые позиции или в другие подразделения
• Управление назначениями, переводами и увольнениями;
• Интеграцию с системами КЭДО;
• Учет рабочего времени;
• Расчет и начисление заработной платы.

Кроме того, HR-системы обеспечивают автоматизацию процессов развития и управления человеческим капиталом, включая профилирование, оценку персонала и управление вовлеченностью. Это позволяет организациям более эффективно использовать свои ресурсы и сосредоточиться на развитии сотрудников.

Благодаря современным HR-системам кадровые службы, руководители и рядовые сотрудники могут работать в едином информационном пространстве через специализированный веб-портал, где каждая категория пользователей имеет доступ к своим функциям. 

Например, сотрудники могут в личном кабинете просматривать, информацию о себе, своих должностных инструкциях, о структуре компании и иерархии подчиненности, а также создавать заявки на отпуск, командировки, сообщать об изменениях личных данных.

Руководители, в свою очередь, могут оценивать результаты работы своих подчиненных, открывать вакансии, подавать заявки на подбор персонала, согласовывать размеры премий и выполнять множество других задач для управления командой.

Работа HR-менеджера организована отдельно, и ему доступны функции администрирования процессов. Он может формировать и вести нормативные справочные данные (НСИ), настраивать иерархические структуры и роли участников, а также контролировать эффективность процессов по заданным критериям. ИТ-специалисты оказывают ему необходимую поддержку.

Такие автоматизированные системы обеспечивают комфортное взаимодействие между руководителями, сотрудниками и HR-службой. Например, когда сотрудник подает заявку на отпуск, она в цифровом виде поступает к руководителю для согласования. После одобрения HR-менеджер обрабатывает запрос без дополнительных уточнений. 

Система «БОСС» — это полнофункциональное HR-решение, автоматизирующее непрерывный сквозной процесс управления персоналом на каждой стадии жизненного цикла сотрудника: от кадрового администрирования, расчета заработной платы, отчисления налогов, формирования стандартизованной отчетности до управления HR-процессами (построение и визуализация оргструктур, управление KPI, оценка персонала, разработка планов обучения и составление ИПР сотрудника, управление премированием и компенсационными пакетами и др.). В системе реализован сервис «Личный кабинет» для сотрудников и руководителей, а также используется общее цифровое пространство с единой точкой входа для комфортной работы со всеми кадровыми данными компании.

Как связаны автоматизация HR-процессов и вовлеченность сотрудников? 

Сотрудники в личном кабинете имеют доступ ко всей необходимой информации и могут активно взаимодействовать с бизнес-процессами HR. Они чувствуют поддержку компании, осознают, что их потребности учитываются, и им готовы помочь. Это создает комфортную цифровую среду и повышает прозрачность отношений между сотрудниками и работодателем.

Для эффективной работы цифрового инструмента важна его тщательная настройка под конкретные бизнес-процессы, включая особенности формирования шаблонов заявок и других функций.

При правильной кастомизации системы и внедрении продуманной методологии компания сэкономит время и ресурсы на обслуживании HR-процессов, плюс повышает вовлеченность, мотивацию и лояльность сотрудников.