Подход к внедрению средств проектирования

Люди, привыкшие использовать в работе один продукт, задаются вопросом, насколько обосновано увеличение количества применяемого ПО. Организации, понимающие необходимость увеличения производительности проектных подразделений, зачастую выбирают стратегию увеличения численности проектировщиков, работающих на имеющихся технологиях.

Количественный рост сотрудников помогает предприятию на время решить ресурсную проблему, однако в ходе разработки можно столкнуться с падением качества подготовленного проекта. Возникают ошибки в проектной документации, появляющиеся на ранних стадиях проектирования и «растиражированные» многочисленными сотрудниками. На поздних стадиях строительства исправление подобных ошибок стоит в разы больше, чем затраты на внедрение новых технологий проектирования. За счет их использования проектные подразделения предприятий могли бы выявлять большинство ошибок на ранних стадиях, тем самым снижая риски срыва сроков на стадии строительства.

Таким образом, стратегия повышения качества проектирования за счет привлечения новых технологий способна принести больший экономический эффект в масштабах всего предприятия.

Организация работы по новой для проектировщиков схеме требует проведения ряда организационно-технических мероприятий.

Два подхода к внедрению программных продуктов на предприятии

• Пилотные проекты

Пилотными называются короткие проекты внедрения специализированных средств проектирования, в ходе которых сотрудники компании не просто узнают новый продукт и его особенности, но и успевают полноценно поработать с ним, опробовав новый инструментарий. Пилотный проект делится на три этапа.

1.Передача основных навыков проектирования в продукте

Этот этап похож на обучение, но специалист компании Softline раскрывает только тот функционал, который нужен для работы конкретной специальности. Происходит четкое позиционирование передаваемого пласта информации, из него убирается все то, что может не понадобиться проектировщику в зависимости от его специальности. Например, для организации, которая занимается инженерными сетями, информация будет подготовлена исключительно об инженерных сетях и про те специфические функции продукта, которые могут понадобиться в работе инженерам.

2.Выполнение пилотного проекта

Специалист Softline обсуждает с представителем заказчика задание на пилотный проект, обязательными требованиями к которому являются:

• выполнимость проекта — все технические решения уже получены, или их разработка не составляет трудностей;
• выполнимость в сжатые сроки (по умолчанию мы предлагаем рассматривать неделю – 5 рабочих дней);
• численный состав команды разработчиков не должен превышать 6 человек;
• наличие четко описанного ожидаемого результата: это могут быть сформированные планы рабочей группы (чертежи или документация проекта), трехмерная модель, результаты расчетов.

После обсуждения задания и закрепления результата составляется документация. Затем пилотная группа начинает разрабатывать свой проект. Это происходит при непосредственном участии нашего представителя в работах на территории заказчика. Организация-заказчик может сразу же после покупки нового ПО начать полноценно использовать его и настроить всех сотрудников на командную работу.

У компании Softline есть опыт завершенного проекта, реализованного по этой схеме в компании «Олекс Холдинг М». Процесс внедрения был построен на пилотном проекте и занял две недели. За это время были введены в работу четыре специалиста, один из которых в настоящий момент возглавляет небольшое подразделение по ведению библиотек в компании, другой сотрудник впоследствии обучил работе с продуктом еще трех человек на предприятии. Проведение пилотного проекта заложило основы, которые помогли организации за один год работы с продуктом пополнить команду новыми квалифицированными кадрами уже без внешнего вмешательства и постоянно совершенствовать уровень проектирования.

3.Техническая поддержка

Так как технология для организации-заказчика является новой, и в рамках пилотного проекта возникает много вопросов, Softline предлагает услугу технической поддержки. Она включает в себя не только решение вопросов касательно установки ПО, но и проработку всех тем, затронутых в ходе пилотного проекта. По желанию заказчика техническая поддержка по функционалу продукта осуществляется в течение трех месяцев, полугода или года.

• Технический проект автоматизации

Другим подходом к внедрению средств проектирования является технический проект автоматизации. Он подходит для внедрения больших информационных систем (PDM, PLM, ERP) или средств проектирования для всех сотрудников организации-заказчика одновременно. Если в случае пилотного проекта речь идет об ограниченном перечне сотрудников, занятых в пилотной группе, и о конкретных задачах, то в случае технического проекта автоматизации — об общей стратегии предприятия при внедрении информационной системы, средств проектирования или всех инструментов единовременно.

Технический проект автоматизации — это большой документ, который описывает стратегию развития предприятия на длительный срок (3-5 лет) с точки зрения систем САПР или PDM, PLM, ERP. Его цель — внедрение или оптимизация процесса в компании.

В начале работы специалисты Softline проводят детальное обследование предприятия, составляют план стратегии развития, который закрепляется в техническом проекте автоматизации. Документ утверждает заказчик. Начинается подсчет общей стоимости проекта, исходя из ресурсных возможностей, а также оптимизация процессов проектирования и других, в зависимости от поставленных целей.

Технический проект автоматизации включает в себя расчет экономической эффективности системы. В компании Softline существуют готовые калькуляторы расчета экономической эффективности внедрения, например, для Autodesk Vault. Калькулятор позволяет получить конкретные цифры, которые помогают увидеть, насколько сократятся издержки в области инженерного документооборота после внедрения системы. С помощью такого расчета можно легко увидеть обоснованность вложений во внедрение систем.

Такие проекты, как правило, длительны. Долговременность объясняется тем, что, как правило, затрагивается множество рабочих процессов, и что требует всесторонней подготовки как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя.

Технический проект автоматизации: основные этапы

1.Создание документа, определение основных целей.

На этом этапе все задачи вносятся в план проекта. Осуществляется планирование всех проектных активностей в виде графика. Закрепляются ответственные с каждой стороны и их полномочия.

2.Разработка прототипа.

На основании данных техпроекта автоматизации осуществляется настройка требуемого функционала. Настройка прототипа закрепляется в виде документа «Техническая спецификация» (ТС), с помощью которого инженерные службы заказчика могут в любой момент восстановить настройки. Проводится демонстрация полученного прототипа системы, обучение инициативной группы заказчика.

3.Переход на промышленную эксплуатацию.

На этом этапе проводится веерное обучение специалистов заказчика по специальностям. Люди, занятые в процессах, получают ролевые инструкции. Все сотрудники обучаются работе в новой системе.

В рамках технического проекта автоматизации предприятие получает набор полезных в работе документов:

• регламентные (описывающие процесс целиком);
• технические спецификации;
• ролевые инструкции, описывающие работу сотрудников конкретных специальностей с конкретными инструментами.

На основании этих документов можно организовать непрерывное продуктивное использование внедренной системы. Регламентные документы помогают видеть текущее состояние каждого подразделения организации, так как на этапе создания документов проводится детальное обследование предприятия, позволяющее выявить все сильные стороны и «тонкие» места.

В случае неполадки в системе инженерная служба может в короткие сроки восстановить ее работу, пользуясь технической спецификацией, а процесс введения в работу нового сотрудника существенного сокращается благодаря ролевым инструкциям.

Технический проект автоматизации делает переход на новое ПО простым и прозрачным и позволяет осуществить контролируемое введение системы в работу сразу для всех сотрудников. С точки зрения бизнеса это наиболее продуктивный подход.

По материалам каталога программных решений Softline direct.