Как объединить CRM, ЭДО и корпоративные коммуникации на одной платформе

Часто компании используют несколько специализированных решений, разработанных под конкретную функцию. Такой подход усложняет работу с клиентами.

Например, клиент звонит менеджеру, чтобы узнать о сроках поставки, и ждет, пока тот найдет информацию в учетной системе. Потом решает уточнить, получила ли компания его заказное письмо, и менеджер ныряет в отдельную систему электронного документооборота. А после окончания разговора сотруднику нужно открыть еще и CRM, чтобы зафиксировать результаты взаимодействия.<

Ситуация меняется с внедрением единой корпоративной системы. Она объединяет все этапы работы: от первого звонка до заключения сделки и послепродажного обслуживания. В статье рассмотрим преимущества такого ПО и реальные кейсы его использования.

3 преимущества единой корпоративной информационной системы

Интегрированность данных. Сотрудники работают в одной системе и используют одни и те же актуальные сведения, а руководители видят полную картину происходящего в компании. Так, директору по продажам доступны цифры остатков на складе и статус производства. На основе этих данных он может оперативно корректировать стратегию продаж.

В карточке компании можно посмотреть историю переписки, все существовавшие договоры, проекты и пресейлы. На основе этого можно разрабатывать индивидуальные предложения и акции. Общая информация о сделках визуализируется на канбан-доске. Такой подход помогает лучше понимать целевую аудиторию и повышать уровень работы с клиентами.

Эффективность управления и сокращение затрат.

Сравнение совокупной стоимости владения набора программ и корпоративной информационной системы

Фонд «Сколково» и Аналитический центр TAdviser провели глубинное исследование, по результатам которого составили рейтинг процессных low-code платформ. Лидерами стали «Первая Форма», BPMSoft, ELMA и GreenData.

Простота масштабирования и адаптации под текущие и будущие потребности бизнеса. Корпоративная информационная система включает в себя несколько модулей, которые можно настраивать и расширять в зависимости от потребностей компании. Также доступна интеграция с другими системами. Платформа «Первая Форма» интегрируется по API с любым сервисом. Также можно написать кастомный API для обмена данными: «1С:ЗУП», «Босс-Кадровик», «Контур.Фокус». О несовместимости различных решений переживать не приходится.

Кейсы автоматизации CRM, ЭДО и корпоративных коммуникаций на одной платформе

Настроили документооборот, CRM и корпортал для «Первой оценочной компании»

«Первая оценочная компания» занимала 13 место в рейтинге RAEX среди крупнейших оценочных групп. Для дальнейшего развития бизнеса требовалась комплексная автоматизация ключевых процессов.

Оценщики общались с клиентами столько, сколько требовалось для полного понимания ситуации, и заносили данные в Excel. Из-за сложного цикла продаж они возвращались к старым записям и долго искали информацию в таблицах.

Сотрудники вручную делали отчеты, за время работы над ними данные успевали устареть. Это усложняло работу с воронкой продаж, расчетами прибыльности клиентов и программами для их удержания.

В компании решили настроить CRM и электронный архив на базе «Первой Формы».

Единое окно для взаимодействий с клиентом

Вся история взаимодействий теперь фиксируется в CRM: контактное лицо, звонки и встречи, коммерческие предложения, рентабельность услуг, заметки менеджеров, потенциал развития. Стало проще найти нужную информацию и при необходимости передать клиента коллеге.

Сотрудники стали быстрее заводить в базу новые компании. Они только вбивают ИНН, а остальная информация подтягивается автоматически за счет интеграции системы с сервисом «Контур.Фокус».

Теперь в распоряжении руководителей всегда есть актуальная аналитика. Они смотрят отчеты и графики по количеству лидов на разных этапах воронки продаж с деталями по каждой сделке.

Ускорили согласование договоров в 1,5 раза и упростили ведение долгих сделок для производителя техники

Компания выпускает коммунальную технику и поставляет ее в 70+ регионов России. Несмотря на масштабы бизнеса, до недавнего времени согласование договоров проходило вручную — менеджер готовил документы и ходил по кабинетам.

Для работы с длительным циклом продаж в компании пытались использовать отдельную программу, но она оказалась неудобной. Всю информацию менеджеры хранили в Excel, а в CRM даже не заходили.

Вопросы внутри компании обсуждали хаотично: одновременно по электронной почте и в различных мессенджерах. Из-за этого информация терялась или ее приходилось долго искать.

Автоматизировать процессы компания решила в «Первой Форме» — здесь настроили электронный документооборот, CRM и корпоративные коммуникации. На оцифровку процесса согласования договоров ушло три месяца. Теперь менеджер готовит проект документа на основе шаблона в системе, вкладывает его в задачу и отправляет на согласование. Дальше все контролирует «Первая Форма».

Пример согласования в «Первой Форме»

Теперь с первого контакта с клиентом в системе создается карточка продажи. Встречи и звонки интегрируются с Outlook. Для руководителей доступна основная статистика по регионам, клиентам, плановым и фактическим KPI менеджеров. Беспорядочные переписки остались в прошлом. Теперь все коммуникации проходят в системе. Здесь же сотрудники знакомятся с приказами и бронируют переговорки.

Настроили единое корпоративное пространство для ритейла

Онлайн-магазин продуктов питания и товаров для дома расширял сеть дарксторов. Это сложный процесс, в котором задействованы почти 200 сотрудников. Открывать точки быстрее мешало отсутствие единой системы для работы с новыми локациями: многие вопросы решали по телефону, информация об объектах хранилась в Excel-таблицах, согласование проходило по e-mail, а координаторы вручную составляли отчеты.

Теперь все процессы объединены в «Первой Форме». Специалист по аренде создает карточку объекта прямо в системе, указывает параметры и загружает фото. Согласования проходят по настроенным маршрутам, а координатор запускает график открытия одним кликом.

Общение с арендодателями и сервисными службами фиксируется в системе, документы также согласовывают и подписывают онлайн. Если сотрудник подписал документы на аренду помещения, система автоматически формирует задачи на заключение сопроводительных договоров: подключение интернета, вывоз мусора, аренду парковочных мест и т.д.

В результате автоматизации компания смогла сократить время на открытие новых точек. Все данные о дарксторах теперь доступны в единой системе, согласования проходят быстрее, а контроль за процессом стал проще и эффективнее.

Специалисты Softline внедряют решения по управлению бизнес-процессами на базе BPM-платформ, реализующих подход low-code. Это позволяет строить бизнес-процессы значительно быстрее и без привлечения узких специалистов.

Проконсультироваться по внедрению продуктов компании «Первая Форма» можно со специалистом Департамента бизнес-решений и консалтинга Светланой Ермаковой.