Аналитика в режиме онлайн. Видеть насквозь – возможно

Перед руководителями государственных организаций стоит глобальная задача повышения эффективности управления и в целом решений, которые они принимают. Аналитическую информацию, которая характеризует социально-демографическое и экономическое положение на вверенных территориях, важно получать максимально оперативно, уметь самостоятельно обрабатывать, находить тенденции и взаимосвязи.

В этом состоит залог успеха: возможность видеть картину происходящего целиком, изнутри – позволяет принимать правильные меры вовремя, а не постфактум.

Аналитика данных – та неотъемлемая часть работы госструктур, важность которой непрерывно повышается. Простой пример: если стоит задача поднять зарплату учителям начальных классов, ответственные за это государственные работники должны так или иначе проводить мониторинг всех связанных с задачей факторов, включающих объем бюджетных денег, количество рабочих мест в школах, количество укомплектованных вакансий, динамику численности школьников. От того, насколько эффективно будет организован анализ этого массива информации, в конечном итоге зависит доход тысяч преподавателей.

Основная цель аналитических исследований – оптимизация процессов. С помощью ИТ-инструментов работа в этом направлении активно идет уже на многих госпредприятиях, и Softline успешно помогает в этом своим заказчикам – представителям госсектора.

Проблема и ее решение

Государственные организации сталкиваются с тем, что долговременность процессов принятия решений сильно сказывается на результатах.

Что же идет не так?

Обычно сведения по показателям эффективности деятельности собираются в виде отчетов за прошедший период, квартал, месяц, год. Для формирования документов нужно привлекать ИТ-службу, сотрудники которой извлекут и преобразуют необходимые данные из недр информационных систем в нужном бизнес-пользователю разрезе. Отчетность собирается из разных источников, затем поступает (обычно в бумажном виде) к руководителям, которым на рассмотрение опять-таки требуется время. В итоге, когда принимается окончательное решение, уже бывает достаточно поздно.

Аналитика в режиме самообслуживания – что это и как может помочь? Представьте, что целый ряд пользователей, а не только ИТ-отдел, имеет доступ к оперативным или онлайн-данным. Если процесс сбора и мониторинга информации в регионе поставлен хорошо, и сотрудники госуправления могут видеть хотя бы в недельной динамике ход интересующих их процессов/событий, у них появляется возможность абсолютно самостоятельно строить отчеты, анализировать факторы, своевременно заметить не самую положительную динамику и принять упреждающие меры! Время экономится колоссально, а самое главное – удается быстро решить поставленные задачи и предотвратить целый ряд потенциальных проблем.

Тренд последних лет

Госкомпании пришли к пониманию того факта, что пользователям имеет смысл предоставлять больший доступ к данным, нежели раньше: процессы становятся прозрачнее, понятнее, быстрее, людям открываются скрытые взаимосвязи тех или иных явлений на производстве. Настройка соответствующих витрин в аналитических продуктах позволяет бизнес-пользователям в режиме, близком к реальному времени, самостоятельно работать с интересными им показателями, получать и видоизменять отчеты, проводить свое собственное исследование данных, строить тренды, отслеживать влияющие факторы и т. д. Отдача от такой работы особенно высока, если аналитическим инструментом пользуется большое количество сотрудников.

Реализованный проект

Заказчик: машиностроительное предприятие на Урале.

Запрос: от генерального директора.

Ситуация: требовался инструмент для аналитики ключевых показателей различных производственных процессов.

Решение: аналитическая система – панель руководителя.

Результат: возможность видеть в реальном времени все ключевые показатели по предприятию и производственному процессу: как выполняются контракты, заключаются договоры, идет работа с дебиторской задолженностью и т. д. Доступна детализация на различных уровнях, общие и уточняющие цифры. Данные в разрезе исполнителей и участков поступают напрямую из учетных систем, и по итогам дня формируется отчет.

Протестировано в Softline

Аналитический проект в компании Softline начался около трех лет назад. В представительстве в Екатеринбурге был внедрен аналитический куб по продажам, предоставляющий план-факт анализ и информацию по продажам в разрезе территорий, продуктов, менеджеров: сколько планировали продать, сколько реально продали, каковы отклонения.

Вскоре технология, реализованная на базе Microsoft SQL и Power BI, стала распространяться далее: сегодня ею пользуются не только сотрудники офиса в Екатеринбурге и вертикальный EPG-директор, но и все линейные руководители в рамках EPG-блока. Это «тиражирование» знаний и данных за счет единой витрины, благодаря которой каждый желающий может найти и проанализировать нужную ему информацию. На базе Power BI создан инструмент, позволяющий пользователям видеть отчет не в статичном, а динамическом виде: данные можно детализировать, смотреть прогресс, добавлять прошлые периоды, самостоятельно дорабатывать.

Около года назад количество пользователей системы сильно возросло, поскольку сотрудники ощутили эффективность решения. Это функционально живой инструмент, который развивается соответственно бизнес-процессам. Отчеты, представления и формы меняются вместе с рынком и проявляют «узкие места», которые важно устранить.

Чтобы все работало

Не стоит думать, что аналитический инструмент – это волшебная палочка, с помощью которой в любой информационной системе начинают твориться чудеса.

Изначально информация должна поступать в предобработанном единообразном виде: это значит, что в рамках компании у сотрудников должно быть единое понимание показателей и методики их расчета. Если вам нужно анализировать выручку по продажам, то вы напрямую зависите от коллег, которые ее считают, – они все должны делать это одинаково, по согласованным правилам. Витрина, с которой пользователи работают, едина для всех, и показатели должны попадать в отчеты в единообразном виде.

Получается, что компании просто необходимо достичь определенного уровня ИТ-зрелости, а также высокой самоорганизации: важна готовность пользователей работать с новыми инструментами в режиме самообслуживания. Если этого нет в корпоративной культуре, если компания не привыкла оперативно работать с данными, а руководители предпочитают получать отчеты только за прошедшие давно периоды, прогрессивный аналитический инструмент не приживется. Когда организация не демонстрирует внутренней потребности и интереса, внедрять что-либо только ради прогресса не имеет смысла. Новые ИТ-подходы к работе должны поддерживаться и пропагандироваться на уровне высшего и среднего управляющего звена – вот в этом случае успех, несомненно, придет.

Автор: Станислав Воронин Руководитель отдела внедрений BI-решений, Softline