Ситуация

ОАО «Ангарский завод полимеров» является крупным промышленным предприятием, играющим одну из основных ролей в выпуске полимерных материалов в России. На территории завода расположено четыре производства с основными и вспомогательными цехами. На предприятии работает свыше 1600 человек. Основной технологией ОАО «Ангарский завод полимеров» является пиролиз углеводородного сырья – бензина и легких углеводородных фракций. Технология представляет собой многоступенчатую переработку углеводородных фракций пиролиза, на каждой ступени которой получаются конечные продукты. На сегодняшний день Ангарский завод полимеров – единственное предприятие от Новосибирска до Владивостока, выпускающее полистирол и полиэтилен высокого давления. Все марки этих продуктов сертифицированы, соответствуют санитарным нормам и разрешены к контакту с пищевыми продуктами. ОАО «Ангарский завод полимеров» входит в состав НК «Роснефть».

Перед руководством IT-подразделения ОАО «Ангарский завод полимеров» стояла задача по оптимизации структуры имеющихся программных продуктов с целью исключения юридических рисков, неизбежно возникающих при использовании нелицензионного ПО, а также требовалось минимизировать финансовые расходы, связанные с программным обеспечением предприятия. Кроме того, организацией ставилась цель не просто достичь стопроцентной легальности всего ПО в настоящем, но и поддерживать этот режим в будущем.

Решение

С целью сведения к минимуму юридических рисков и финансовых затрат на программное обеспечение было выбрано решение по внедрению технологии SAM (Software Asset Management) – Управление лицензиями на ПО.

Software Asset Management (SAM) – это технология, направленная на оптимизацию процессов управления активами программного обеспечения в организации и на их защиту: учет программного обеспечения, его использования, лицензий (прав на использование), документов, подтверждающих наличие прав на использование (таких как сертификаты, лицензионные свидетельства, лицензионные соглашения, договоры, бухгалтерские отгрузочные документы), разработка и использование регламентов и политик закупки программного обеспечения, ввода его в эксплуатацию, эксплуатации, вывода ПО из эксплуатации и т. д.

О проекте

В рамках проекта были выделены следующие приоритетные задачи:

• Выявить программное обеспечение на всех ПК и серверах заказчика.
• Провести автоматизацию контроля использования программного обеспечения посредством модуля управления программными активами SAMM.
• Определить имеющиеся права на программное обеспечение.
• Произвести анализ легальности использования программного обеспечения.
• Разработать единую методику приобретения, постановки на учет, списания, верификации используемого программного обеспечения в соответствии с требованиями ISO/IEC 19770.
• Получить рекомендации, позволяющие минимизировать риск использования нелицензионного программного обеспечения.

«Основной задачей в этом проекте для себя мы видели наведение порядка в области управления программными активами. Положение дел в компании на тот момент, когда мы начали выполнение проекта, позволяло определить уровень SAM как базовый, который характеризуется отсутствием налаженных процессов. Наши специалисты провели серьезную работу по выстраиванию данных процессов, что, уверены, позволит ОАО «Ангарский завод полимеров» выйти на новый уровень управления существующими в компании программными активами».

                                                Владимир Разуваев, руководитель департамента SAM компании Softline

Внедрение

Реализация проекта проходила в несколько этапов:

• Инвентаризация используемого ПО. Внедрение технологии SAM на этом этапе предусматривает проведение инвентаризации имеющегося программного обеспечения. В рамках данного процесса было зафиксировано наличие более 800 наименований программного обеспечения, из которого более 500 являются коммерческим или условно бесплатным программным обеспечением.
• Юридический аудит правоустанавливающих документов. На данном этапе были произведены работы по сбору документов, подтверждающих правомерность использования программного обеспечения в компании. На основании предоставленных документов юристы департамента управления лицензиями компании Softline, специализирующиеся на интеллектуальном праве, провели доскональный юридический аудит предоставленной базы документации и выделили возможность использования более 4000 копий программного обеспечения. На основании этих данных был составлен перечень всех приобретенных лицензий с указанием возможных недостатков, а также произведено сопоставление с результатами технической инвентаризации используемого программного обеспечения.
• Также в рамках проекта были рассчитаны и документально подтверждены общие суммы, затраченные на приобретение компанией лицензий на используемое программное обеспечение за весь период с момента первой поставки и до момента завершения проекта.
• Разработка стратегического подхода и процедур. В рамках проекта специалисты Softline разработали политики, процедуры, практические рекомендации и методики, позволяющие регламентировать процессы приобретения, установки, учета, аудита и утилизации программного обеспечения. Необходимость четкой регламентации процессов SAM обусловлена тем, что процесс управления программным обеспечением является динамическим. Т. е., произведя инвентаризацию ПО и верификацию лицензионного соответствия (сопоставления реального количества ПО с ПО подтвержденным правоустанавливающими документами), мы получаем сиюминутный срез ситуации. Регламентировав процессы управления программным обеспечением, ОАО «Ангарский завод полимеров» получил не только систему управления ПО, но и основу для управления, снижения, минимизации финансовых и юридических рисков, связанных с использованием ПО, учитывая динамическое развитие организации.
• Обучение. По завершении проекта специалисты Softline обучили сотрудников IT-подразделения завода необходимым навыкам и приемам работы с используемым средством автоматизированной инвентаризации.

Результаты

Внедрение технологии управления лицензиями на программное обеспечение в ОАО «Ангарский завод полимеров» позволило достичь следующих результатов:

• Произведен полный аудит используемого программного обеспечения.
• Создана единая база правоустанавливающих документов на него на основе программного модуля Softline Asset Management Module.
• Разработано и внедрено «Положение об управлении программным обеспечением» в компании, а также все сопутствующие процедуры и политики.
• Составлен и утвержден список стандартного и специализированного программного обеспечения, разрешенного к использованию в компании.
• Выделен постоянный сотрудник для поддержания и постоянного развития технологии управления лицензиями с целью достижения компанией следующего уровня зрелости SAM – Динамического.

По итогам проекта можно утверждать, что приоритетные задачи, стоящие перед IT-подразделением ОАО «Ангарский завод полимеров», были выполнены полностью. В результате реализации проекта были минимизированы юридические, деловые и прочие риски, сопутствующие использованию нелегального программного обеспечения в компании, а также созданы условия для более оптимального использования имеющихся нематериальных активов, что существенным образом сказывается на экономии IT-бюджета ОАО «Ангарский завод полимеров».