Ситуация

Кондитерская компания АВК создана в 1991 году, сегодня в ее состав входят 3 кондитерские фабрики, суммарной мощностью около 205 000 тонн продукции в год, которая продается в более чем 20 странах мира. Штат компании – более 2000 человек в Российской Федерации. Филиалы компании расположены в России, странах Кавказа и Средней Азии.

Компания АВК стремится не просто соответствовать потребительским ожиданиям, а предвосхищать их. Значительные инвестиции в R&D, современные технологии производства и оборудования позволяют выпускать изделия, которые не имеют аналогов среди конкурентов или являются первыми на рынке. В начале 2012 г. в компании назрела необходимость в создании единой IT-инфраструктуры коммуникаций для всех филиалов в России. Первоочередной стояла задача организации единого почтового домена avk.ru.

Решение

«Мы рассматривали несколько вариантов – собственная инфраструктура или облачные решения. Остановились на облаке, так как это более выгодно экономически, делает нас более мобильными и не требует больших временных затрат на внедрение и отладку, – говорит Александр Шаманов, начальник департамента технического обеспечения дирекции по IT компании АВК. – В итоге выбор был сделан в пользу Google Apps для бизнеса. Во-первых, с точки зрения стоимости сервиса – расходы на Google Apps в разы меньше расходов на развертывание и поддержание собственной IT-инфраструктуры. Во-вторых, Google Apps в отличие от ближайших конкурентов в этом ценовом диапазоне – это не только почта: в решение входит целый комплекс полезных сервисов для корпоративных коммуникаций и совместной работы».

ИТ-инфраструктура в "облаке" – часть комплексной программы модернизации бизнеса АВК в Российской Федерации. В это же время в рамках модернизации системы продаж АВК все сотрудники, взаимодействующие с клиентами, получили планшетные персональные компьютеры. Поэтому возможность безопасного удаленного доступа к корпоративной почте и рабочим документам с мобильных устройств стала объективной необходимостью, а функционал Google Apps позволяет делать это максимально оперативно. Теперь любой гаджет на базе Android можно проинициализировать с помощью своего почтового адреса, который по факту является учетной записью Google. При этом каждый пользователь автоматически получает полный спектр необходимых для работы инструментов, отпадает необходимость отдельно устанавливать на каждое устройство полный набор офисного программного обеспечения. «Мобильный доступ Google Apps используют торговые представители и менеджеры по продажам. Тематические круги очень подходят для обсуждения рабочих вопросов. Например, если кто-то видит новое интересное торговое оборудование, он может его сфотографировать и опубликовать для обсуждения в своем круге», – комментирует Александр.

Внедрением и сопровождением перехода компании АВК в «облака» занималась компания Softline, которая взяла на себя все организационные и юридические вопросы, а также обеспечила полноценный Service Desk. «Решение было развернуто на новом домене avk.ru, параллельно функционировала почта на старых доменах. Для обеспечения непрерывности бизнес-процессов мы настроили переадресацию. Мы предоставили пользователям доступную инструкцию, как подключить коннектор для Outlook и перенести почту из старого почтового ящика в новый, – комментирует Александр. – Перерывов в работе почты при миграции не было. По факту быстро и безболезненно мы перешли на новое решение».

Результаты

Переход на сервисы Google Apps значительно упростил задачу масштабируемости IT-инфраструктуры компании. Теперь при открытии новых или переездах существующих филиалов, а также при приеме новых сотрудников включение в рабочий процесс происходит максимально удобно и быстро. Несомненным плюсом является также и тот факт, что управлением и администрированием всех процессов может заниматься один специалист на несколько обособленных филиалов. Даже в случае смены администратора любой другой IT-специалист быстро и без особых проблем берет на себя функции администрирования системы без простоя в работе.

«С точки зрения IT-специалиста, мне было важно, что сократилось количество пользовательских заявок о недоступности почты в разы. Значительно уменьшилась нагрузка на администраторов, поскольку их эффективность зависела от того, насколько стабильны наши каналы связи. Прекратились жалобы от дистрибьюторов о том, что наши письма попадают в спам. В то же время почта Google очень эффективно отсеивает входящий спам», – выделяет положительные эффекты внедрения Александр.

Все без исключения сотрудники по достоинству оценили возможности Gmail, календарей, планировщиков задач и адресных книг. Теперь они могут получать почту, назначать собрания и совещания, находить адрес электронной почты и другие контакты коллег в любом месте, в любое время, на любом гаджете. Электронная почта для бизнеса Gmail - не единственный сервис, в АВК-Россия также активно используют совместную работу с документами, обсуждение проектов в кругах, хранение рабочей информации в Google Drive.

«Совместную работу активно используют менеджмент продаж и команда аналитиков. У каждого аналитика есть массив информации (например, о продажах, товарных остатках, акционной активности), по которой ему регулярно нужно отчитываться. Раньше ее было довольно сложно консолидировать без подходящего инструмента. Сейчас, когда у всей команды есть документы Docs, аналитики из одного дивизиона совместно работают над одним отчетом, и руководитель дивизиона вместо 15 документов работает только с одним, который всегда находится в актуальном состоянии», – рассказывает Александр Шаманов.