Внедрение системы управления проектами на основе Microsoft EPM 2003 и Small Business Server 2003. ЗАО «Аква+»

Ситуация

ЗАО «Аква+» – одна из ведущих инжиниринговых компаний, занимающаяся проектированием, созданием и вводом в эксплуатацию автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП). ЗАО «Аква+» образована в 1996 году как совместное предприятие, учредителями которого являются МГП «Мосводоканал» и корпорация Emerson Electriс, США.

Основными направлениями деятельности компании являются проектирование, изготовление и внедрение систем контроля и управления, проектирование и сборка шкафов управления, поставка и запуск в эксплуатацию преобразователей частоты, поставка измерительного оборудования, техническое обслуживание и обучение.

«Аква+» является небольшой компанией с ярко выраженной проектной составляющей бизнеса. Выполняя более 50 проектов в год силами коллектива из 20 человек, компания стремилась организовать проектный бизнес таким образом, чтобы эффективно использовать время каждого исполнителя, упорядочить отношения с заказчиками и субподрядчиками и достичь большей управляемости каждого проекта и портфеля проектов в целом.

Без системы управления проектной деятельностью компания постоянно подвергалась рискам, связанным с несогласованностью распределения ресурсов в отдельных проектах и по совокупности одновременно ведущихся проектов. Трудно было прогнозировать прибыльность проектов. Иногда руководству компании было невозможно принять решение – браться ли за тот или иной проект или нет, так как неясно было, достаточно ли будет сил для его своевременного завершения.

Ранее в компании принимались меры для частичного упорядочения проектной деятельности, в частности, для управления рабочим временем специалистов. Однако решения на основе Excel-таблиц и тайм-листов не могли удовлетворить компанию из-за своей половинчатости, некомплектности и, в конечном итоге, из-за слабой отдачи. Такие технологии не могли разрешить весь круг проблем, возникающих при управлении проектами, приводили к версионности и противоречивости данных, их потерям и непроизводительным затратам ручного труда.

При относительно небольшой численности сотрудников компания «Аква+» ведет значительное количество длительных по времени проектов, ведение каждого из которых и портфеля проектов в целом превращалось в непростую задачу, требующую значительного напряжения сил компании.

Решение

Для наведения порядка в проектной деятельности и повышения эффективности бизнеса в компании было внедрено комплексное решение на основе продуктов Microsoft Office Enterprise Project Management и Microsoft Windows Small Business Server 2003. Решение позволило повысить конкурентоспособность компании на рынке проектирования автоматизированных систем управления технологическими процессами.

Руководство компании «Аква+» понимало, что внедрение системы управления проектами – задача комплексная, подразумевающая не только информационные решения, но и организационные мероприятия. Поэтому выбор системы был начат с обучения. Ведущие сотрудники компании прослушали курс управления проектной деятельностью. Были рассмотрены разные варианты, включая «тяжеловесные» системы (Primavera и т. п.).

«Мы понимали, что внедрение системы не может быть простым, но чем сложнее система, тем больше усилий требуется для ее внедрения. На «тяжелом» решении небольшая компания может и «надорваться», – отмечает Алексей Дорожкин, менеджер проектов ЗАО «Аква+».

В результате кропотливого анализа были выбраны решения Microsoft EPM и Small Business Server 2003, содержащие все необходимые компоненты для развертывания системы.

Основными причинами такого выбора послужили следующие соображения:

Достаточность функциональности технологии Microsoft Project для нужд компании. В ней присутствуют все необходимые инструменты для управления проектной деятельностью компании «Аква+». Количество рабочих мест и количество проектов в портфеле также не является сдерживающим фактором, поэтому нет необходимости использовать более дорогие системы управления проектами.
Уверенность в том, что систему удастся успешно сопровождать силами специалистов компании.
Отличная интегрируемость Microsoft EPM с другими информационными системами: Microsoft Office, Windows SharePoint Services и т. п.

Окончательный выбор в пользу автоматизации на базе Microsoft Project 2003 и Small Business Server 2003 был сделан спустя несколько месяцев, в течение которых компания «Аква+» изучала возможности комплексного решения на серии бесплатных семинаров, проводимых в Центре решений Microsoft, и индивидуальных демонстраций на базе настроенных прототипов решений, позволяющих еще до внедрения поработать в системе и оценить ее эффективность.

Для внедрения системы на основе Microsoft EPM 2003 и закупки необходимого ПО «Аква+» пригласила партнера – компанию Softline.

Полноценное развертывание всех компонентов решения на основе Project 2003 требует наличия дополнительных компонент, среди которых: SQL Server 2000, Windows SharePoint Services, Internet Information Server, Exchange Server, Internet Security and Acceleration Server и другие.

«Учитывая небольшое количество пользователей будущей системы и расчет на оптимальное соотношение «цена/качество», в качестве платформы для поддержания инфраструктуры мы предложили выбрать комплексное решение Small Business Server 2003 Premium Edition. В этом продукте удачно интегрированы все необходимые для реализации задач компании компоненты. При этом совокупная стоимость такого варианта оказалась в 4 раза ниже суммарной стоимости отдельных компонент»

Игорь Корман, руководитель Центра технической поддержки и аутсорсинга компании Softline

Кроме того, интеграция компонент системы в одном продукте позволила осуществить внедрение Small Business Server 2003 в кратчайшие сроки. Процесс перевода пользователей на новую платформу был осуществлен всего за два дня. Это позволило ускорить процесс внедрения Project 2003.

Весь проект был поделен на 4 фазы, в основе которых лежала методология Microsoft Solution Framework:

Определение и документирование бизнес-требований к информационной системе и рисков, укрупненное планирование внедрения системы.
Инсталляция, конфигурирование серверного и клиентского ПО и оборудования.
Внесение в систему проектов, обучение конечных пользователей ПО, внедрение организационных изменений.
Тестирование производительности системы и конфигурационных настроек, доработка в соответствии с результатами тестирования.

«Благодаря удачному выбору серверной платформы, достаточной компетенции руководителей проектов, прошедших первоначальную подготовку в области методологии управления на базе PMBOK, а также наглядности и простоте работы с компонентами системы удалось достаточно быстро реализовать основной функционал решения и сосредоточиться на специфичных требованиях компании. Таким образом, менее чем за полтора месяца удалось получить рабочую систему, в которую была вовлечена большая часть персонала компании»

Андрей Холманских, руководитель направления корпоративных систем управления проектами компании Softline

Были стандартизированы рабочие места для каждой категории сотрудников, участвующих в проектной деятельности. Для этого производилась настройка следующих инструментов:

Руководителям проектов – Project Professional 2003. Настройка системы на использование конкретных шаблонов позволила значительно ускорить процесс создания проектов с детализированными графиками работ, ресурсами и бюджетом.
Руководителю ресурсов – Project Web Access, позволяющий вести учет степени загрузки сотрудников в проектах, а также учитывать внепроектное время.
Сотрудникам, выполняющим проектные задачи – Project Web Access, с помощью которого вносится информация о трудозатратах.
Руководителю организации – Project Web Access, настроенный на получение онлайн-отчетности и графической аналитики по всем проектам.

На каждом рабочем месте произведена настройка Outlook 2003, являющегося удобным способом получения и отправления отчетов по выполняемым задачам. Немаловажным моментом являлось создание удобного механизма хранения и доступа к проектной документации. С этой целью был использован продукт, наиболее тесно интегрированный с Project 2003 – Windows SharePoint Services. Среди достоинств такого подхода можно выделить следующие:

Получение сотрудниками доступа к документу непосредственно из домашней страницы Project Web Access по ссылке из задачи.
Доступ к документации вне офиса с помощью Internet Explorer.
Возможность одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом.
Хранение множества версий документа, которое позволяет избежать удаления критически важной информации путем восстановления любой из прошлых версий.
Автоматическое создание рабочих узлов с библиотеками шаблонов документов при создании проекта. Это позволяет хранить все проектные документы в хранилище с заранее разработанной структурой и создавать новые документы на базе заготовленных шаблонов нажатием одной кнопки. Такое хранилище связанных с проектом документов является важнейшей составляющей успеха реализации следующего создаваемого аналогичного проекта.

В настоящее время в системе функционирует 2 рабочих места руководителей проектов и 5, оборудованных системой Web Access. К концу 2005 года планируется охватить системой управления проектами все рабочие места компании.

Схема лицензирования

OLP – Open License. Самый распространенный вариант приобретения программного обеспечения для организаций.

Практически все продукты Microsoft можно приобрести в виде лицензий OLP, что получается значительно дешевле, чем покупать коробки. Именная лицензия на организацию является подтверждением права использования купленных программных продуктов, отдельно приобретаются дистрибутивы и документация.

Дополнительно можно приобрести опцию Software Assurance, дающую право на обновление версий программ в течение двух лет, а также ряд дополнительных преимуществ (техподдержка, обучение сотрудников, право использовать программы дома и т. д.).

Результаты

В результате внедрения в компании «Аква+» информационной системы на основе Microsoft EPM 2003 и Small Business Server 2003 удалось достичь следующих результатов:

Повысилась эффективность проектных работ как результат прозрачности процесса проектирования.
Снизились риски, связанные с отказами от выполнения проектов и несвоевременным их выполнением.
Достигнуто более полное удовлетворение запросов заказчиков, основанное на прозрачности отношений с ними и более цивилизованной их форме.
Произошло более четкое осознание возможностей собственных ресурсов.
Стало возможным более точное определение доходности проектов.
Достигнуты конкурентные преимущества перед другими компаниями в работе с зарубежными заказчиками.