Внедрение системы управления проектами на основе Microsoft EPM 2003 и Small Business Server 2003. ЗАО «Аква+»

Ситуация

ЗАО «Аква+» – одна из ведущих инжиниринговых компаний, занимающаяся проектированием, созданием и вводом в эксплуатацию автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП). ЗАО «Аква+» образована в 1996 году как совместное предприятие, учредителями которого являются МГП «Мосводоканал» и корпорация Emerson Electriс, США.

Основными направлениями деятельности компании являются проектирование, изготовление и внедрение систем контроля и управления, проектирование и сборка шкафов управления, поставка и запуск в эксплуатацию преобразователей частоты, поставка измерительного оборудования, техническое обслуживание и обучение.

«Аква+» является небольшой компанией с ярко выраженной проектной составляющей бизнеса. Выполняя более 50 проектов в год силами коллектива из 20 человек, компания стремилась организовать проектный бизнес таким образом, чтобы эффективно использовать время каждого исполнителя, упорядочить отношения с заказчиками и субподрядчиками и достичь большей управляемости каждого проекта и портфеля проектов в целом.

Без системы управления проектной деятельностью компания постоянно подвергалась рискам, связанным с несогласованностью распределения ресурсов в отдельных проектах и по совокупности одновременно ведущихся проектов. Трудно было прогнозировать прибыльность проектов. Иногда руководству компании было невозможно принять решение – браться ли за тот или иной проект или нет, так как неясно было, достаточно ли будет сил для его своевременного завершения.

Ранее в компании принимались меры для частичного упорядочения проектной деятельности, в частности, для управления рабочим временем специалистов. Однако решения на основе Excel-таблиц и тайм-листов не могли удовлетворить компанию из-за своей половинчатости, некомплектности и, в конечном итоге, из-за слабой отдачи. Такие технологии не могли разрешить весь круг проблем, возникающих при управлении проектами, приводили к версионности и противоречивости данных, их потерям и непроизводительным затратам ручного труда.

При относительно небольшой численности сотрудников компания «Аква+» ведет значительное количество длительных по времени проектов, ведение каждого из которых и портфеля проектов в целом превращалось в непростую задачу, требующую значительного напряжения сил компании.

Решение

Для наведения порядка в проектной деятельности и повышения эффективности бизнеса в компании было внедрено комплексное решение на основе продуктов Microsoft Office Enterprise Project Management и Microsoft Windows Small Business Server 2003. Решение позволило повысить конкурентоспособность компании на рынке проектирования автоматизированных систем управления технологическими процессами.

Руководство компании «Аква+» понимало, что внедрение системы управления проектами – задача комплексная, подразумевающая не только информационные решения, но и организационные мероприятия. Поэтому выбор системы был начат с обучения. Ведущие сотрудники компании прослушали курс управления проектной деятельностью. Были рассмотрены разные варианты, включая «тяжеловесные» системы (Primavera и т. п.).

«Мы понимали, что внедрение системы не может быть простым, но чем сложнее система, тем больше усилий требуется для ее внедрения. На «тяжелом» решении небольшая компания может и «надорваться», – отмечает Алексей Дорожкин, менеджер проектов ЗАО «Аква+».

В результате кропотливого анализа были выбраны решения Microsoft EPM и Small Business Server 2003, содержащие все необходимые компоненты для развертывания системы.

Основными причинами такого выбора послужили следующие соображения:

• Достаточность функциональности технологии Microsoft Project для нужд компании. В ней присутствуют все необходимые инструменты для управления проектной деятельностью компании «Аква+». Количество рабочих мест и количество проектов в портфеле также не является сдерживающим фактором, поэтому нет необходимости использовать более дорогие системы управления проектами.
• Уверенность в том, что систему удастся успешно сопровождать силами специалистов компании.
• Отличная интегрируемость Microsoft EPM с другими информационными системами: Microsoft Office, Windows SharePoint Services и т. п.

Окончательный выбор в пользу автоматизации на базе Microsoft Project 2003 и Small Business Server 2003 был сделан спустя несколько месяцев, в течение которых компания «Аква+» изучала возможности комплексного решения на серии бесплатных семинаров, проводимых в Центре решений Microsoft, и индивидуальных демонстраций на базе настроенных прототипов решений, позволяющих еще до внедрения поработать в системе и оценить ее эффективность.

Для внедрения системы на основе Microsoft EPM 2003 и закупки необходимого ПО «Аква+» пригласила партнера – компанию Softline.

Полноценное развертывание всех компонентов решения на основе Project 2003 требует наличия дополнительных компонент, среди которых: SQL Server 2000, Windows SharePoint Services, Internet Information Server, Exchange Server, Internet Security and Acceleration Server и другие.

«Учитывая небольшое количество пользователей будущей системы и расчет на оптимальное соотношение «цена/качество», в качестве платформы для поддержания инфраструктуры мы предложили выбрать комплексное решение Small Business Server 2003 Premium Edition. В этом продукте удачно интегрированы все необходимые для реализации задач компании компоненты. При этом совокупная стоимость такого варианта оказалась в 4 раза ниже суммарной стоимости отдельных компонент»

Игорь Корман, руководитель Центра технической поддержки и аутсорсинга компании Softline

Кроме того, интеграция компонент системы в одном продукте позволила осуществить внедрение Small Business Server 2003 в кратчайшие сроки. Процесс перевода пользователей на новую платформу был осуществлен всего за два дня. Это позволило ускорить процесс внедрения Project 2003.

Весь проект был поделен на 4 фазы, в основе которых лежала методология Microsoft Solution Framework:

• Определение и документирование бизнес-требований к информационной системе и рисков, укрупненное планирование внедрения системы.
• Инсталляция, конфигурирование серверного и клиентского ПО и оборудования.
• Внесение в систему проектов, обучение конечных пользователей ПО, внедрение организационных изменений.
• Тестирование производительности системы и конфигурационных настроек, доработка в соответствии с результатами тестирования.

«Благодаря удачному выбору серверной платформы, достаточной компетенции руководителей проектов, прошедших первоначальную подготовку в области методологии управления на базе PMBOK, а также наглядности и простоте работы с компонентами системы удалось достаточно быстро реализовать основной функционал решения и сосредоточиться на специфичных требованиях компании. Таким образом, менее чем за полтора месяца удалось получить рабочую систему, в которую была вовлечена большая часть персонала компании»

Андрей Холманских, руководитель направления корпоративных систем управления проектами компании Softline

Были стандартизированы рабочие места для каждой категории сотрудников, участвующих в проектной деятельности. Для этого производилась настройка следующих инструментов:

• Руководителям проектов – Project Professional 2003. Настройка системы на использование конкретных шаблонов позволила значительно ускорить процесс создания проектов с детализированными графиками работ, ресурсами и бюджетом.
• Руководителю ресурсов – Project Web Access, позволяющий вести учет степени загрузки сотрудников в проектах, а также учитывать внепроектное время.
• Сотрудникам, выполняющим проектные задачи – Project Web Access, с помощью которого вносится информация о трудозатратах.
• Руководителю организации – Project Web Access, настроенный на получение онлайн-отчетности и графической аналитики по всем проектам.

На каждом рабочем месте произведена настройка Outlook 2003, являющегося удобным способом получения и отправления отчетов по выполняемым задачам. Немаловажным моментом являлось создание удобного механизма хранения и доступа к проектной документации. С этой целью был использован продукт, наиболее тесно интегрированный с Project 2003 – Windows SharePoint Services. Среди достоинств такого подхода можно выделить следующие:

• Получение сотрудниками доступа к документу непосредственно из домашней страницы Project Web Access по ссылке из задачи.
• Доступ к документации вне офиса с помощью Internet Explorer.
• Возможность одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом.
• Хранение множества версий документа, которое позволяет избежать удаления критически важной информации путем восстановления любой из прошлых версий.
• Автоматическое создание рабочих узлов с библиотеками шаблонов документов при создании проекта. Это позволяет хранить все проектные документы в хранилище с заранее разработанной структурой и создавать новые документы на базе заготовленных шаблонов нажатием одной кнопки. Такое хранилище связанных с проектом документов является важнейшей составляющей успеха реализации следующего создаваемого аналогичного проекта.

В настоящее время в системе функционирует 2 рабочих места руководителей проектов и 5, оборудованных системой Web Access. К концу 2005 года планируется охватить системой управления проектами все рабочие места компании.

Схема лицензирования

OLP – Open License. Самый распространенный вариант приобретения программного обеспечения для организаций.

Практически все продукты Microsoft можно приобрести в виде лицензий OLP, что получается значительно дешевле, чем покупать коробки. Именная лицензия на организацию является подтверждением права использования купленных программных продуктов, отдельно приобретаются дистрибутивы и документация.

Дополнительно можно приобрести опцию Software Assurance, дающую право на обновление версий программ в течение двух лет, а также ряд дополнительных преимуществ (техподдержка, обучение сотрудников, право использовать программы дома и т. д.).

Результаты

В результате внедрения в компании «Аква+» информационной системы на основе Microsoft EPM 2003 и Small Business Server 2003 удалось достичь следующих результатов:

• Повысилась эффективность проектных работ как результат прозрачности процесса проектирования.
• Снизились риски, связанные с отказами от выполнения проектов и несвоевременным их выполнением.
• Достигнуто более полное удовлетворение запросов заказчиков, основанное на прозрачности отношений с ними и более цивилизованной их форме.
• Произошло более четкое осознание возможностей собственных ресурсов.
• Стало возможным более точное определение доходности проектов.
• Достигнуты конкурентные преимущества перед другими компаниями в работе с зарубежными заказчиками.