Softline помогла компании «ТД Евротрейдинг» автоматизировать процесс обработки и аналитики документов

ООО «ТД «Евротрейдинг» является крупнейшим российским производителем пластиковых и бетонных систем поверхностного водоотвода под торговой маркой Gidrolica, реализуемых в России, странах СНГ и Европы. Продукция компании выпускается с 2005 года и применяется при строительстве и обустройстве гражданских и промышленных объектов. Стремясь к постоянному развитию, «ТД «Евротрейдинг» не только активно расширяет ассортимент и увеличивает производственные мощности, но и автоматизирует все большее число бизнес-процессов. 

До обращения к ведущему глобальному поставщику ИТ-решений и услуг Softline большой объем финансовой документации в компании обрабатывался вручную, что требовало больших временных и человеческих ресурсов. К тому же, при заведении документов в архив или систему учета вручную была высока вероятность допущения ошибок. Компании «ТД «Евротрейдинг» был необходим такой инструмент для автоматизации процесса обработки документации, который позволял бы не только повысить скорость операции, но и предоставить аналитику по обработанным документам, проверить их корректность и комплектность, а также выгрузить данные в 1С. Чтобы выбрать оптимальное решение, специалисты Softline провели для клиента тестирование ряда продуктов, в результате которого было выявлено, что всем требованиям заказчика полностью отвечает платформа SOICA – российский продукт компании SOICA, входящей в группу компаний Softline. Решение предназначено для автоматизированной обработки документов и включает функции распознавания и роботизации. 

В рамках проекта эксперты Softline также организовали для технического специалиста «ТД «Евротрейдинг» обучение работе с новым решением, обеспечив учебными материалами для быстрой адаптации к продукту. На протяжении периода обучения инженеры провайдера консультировали клиента по всем возникающим вопросам.  Это помогло компании освоить широкий функционал продукта и настроить его под себя. 

Также для того, чтобы платформа могла идентифицировать разные виды финансовых документов и группировать их по комплектам, команда Softline разработала для клиента 6 различных шаблонов документов.

«Внедрив в «ТД «Евротрейдинг» решение SOICA, мы помогли клиенту решить целый ряд задач. Во-первых, с помощью новой платформы заказчик может контролировать наличие печати/подписи на документах. Теперь бухгалтеру компании не требуется выполнять никаких дополнительных проверок документов, чтобы удостовериться в их надлежащем оформлении. Во-вторых, после анализа документов решение автоматически «разбивает» их по комплектам (группирует их). При этом, помимо корректности заполнения, проверяется и наличие штрих-кодов, обязательность и корректность доверенности на подписанта и т.д. Кроме того, каждому обработанному входящему документу SOICA присваивает» наименование, содержащее значимые данные. И далее уже в системе 1С автоматически осуществляется поиск конкретного документа исходя из распознанных в нем фактов (данных), создается карточка этого документа и прикрепляется его скан-образ. Таким образом, только 2 документа из 100 требуют корректировки человека – 98% документации обрабатывается решением автоматически», – объясняет Виктор Горюнов, CEO SOICA. 

«Благодаря инновационному продукту SOICA и специалистам Softline, наша компания практически полностью отказалась от рутинного ручного труда – теперь распознавание и извлечение данных из бумажных документов происходит автоматически, легко и быстро, а вероятность совершения ошибки под влиянием человеческого фактора значительно снизилась. Кроме того, нам больше не требуется организовывать хранение бумажных архивов. А что касается техподдержки со стороны Softline, то любые наши вопросы сопровождались развернутыми и грамотными консультациями и рекомендациями. Это позволило нам интегрировать новый продукт с наше системой 1С своими силами всего за один день. Мы заинтересованы в дальнейшем расширении функционала платформы, а также масштабировании SOICA на другие отделы и департаменты. Поэтому с помощью Softline мы планируем разработать дополнительные шаблоны, что даст нам возможность обрабатывать и другую документацию (например, юридическую) и тем самым расширит масштабы использования решения», – отметил Игорь Безнощенко, генеральный директор ООО «ТД «Евротрейдинг».