Переход на SaaS-сервисы Google Apps для бизнеса. ООО «Дальвагоноремонт»

Ситуация

Дальневосточная транспортная группа (Группа ДВТГ) – одна из крупнейших транспортно-экспедиторских компаний России, работающая с 2000 года и осуществляющая весь спектр услуг, связанный с транспортировкой и экспедированием внутренних, транзитных и экспортно-импортных грузов по территории России, странам СНГ и дальнего Зарубежья. Стержнем компании является организация грузовых перевозок железнодорожным транспортом с использованием различного вида подвижного состава. Компания специализируется на перевозке широкой номенклатуры грузов, среди которых нефтепродукты, лес, уголь, глинозем, контейнеры и другие.

Основным направлением деятельности ООО «Дальвагоноремонт» является ремонт грузовых вагонов. В ее состав входят обособленные подразделения - вагонные ремонтные депо, расположенные по всей России, от Москвы до Дальнего Востока, с общим штатом более 600 сотрудников. 

Так как операционная деятельность компании осуществляется тремя вагоноремонтными депо, расположенными в Оренбургской, Амурской и Рязанской областях, с общим руководством из центрального офиса в Москве, разница во времени между разными звеньями компании составляет до шести часов. Для их эффективной работы крайне важна оперативность обмена информацией и максимальная степень взаимодействия участников рабочего процесса.

Ранее подход к IT-проектам в компании носил стихийный характер: отсутствовала единая IT-стратегия, не было вспомогательных систем для взаимодействия сотрудников обособленных подразделений между собой и с центральным офисом. Уровень проникновения IT-систем был крайне низок, что затягивало согласование рабочих вопросов, негативно влияя на деятельность компании в целом. В результате сравнительного анализа различных офисных пакетов для совместной работы выбор был сделан в пользу сервисов Google.

Ознакомившись с тестовой версией облачных сервисов, специалисты «Дальвагоноремонт» приняли решение о покупке Google Apps для бизнеса. В качестве поставщика была выбрана компания Softlline, опытный игрок IT-рынка, единственный в России обладатель статуса Google Enterprise Partner.

Решение

Пакет Google Apps для бизнеса включает набор универсальных сервисов для организации полноценной работы офиса. В него входит: корпоративная почта с хранилищем 25 гигабайт на каждого пользователя, система календарей, сервис коротких текстовых сообщений, средства для работы с офисными документами в «облаке», конструктор сайтов, хостинг видеофайлов, а также средство защиты входящей и исходящей почты от спама и вирусов. К тому же, Google Apps для бизнеса обладает высоким коэффициентом надежности, составляющим 99,9%.

Переход на сервисы Google позволил сотрудникам компании получать доступ к рабочей информации и данным в любое время из любого места. Так как для работы с почтой или офисными файлами необходим компьютер или мобильное устройство, а также активное подключение к Интернету. Это позволило увеличить производительность труда сотрудников компании.

«Мы используем весь потенциал возможностей Google, расширяя его за счет интеграции новых сервисов с уже имеющимися. Нам удалось полностью подстроить IT-системы под нужды предприятия, – рассказывает Алексей Исаченко. – Наш сайт построен на технологии Google Sites, входящей в набор решений Google Apps для бизнеса. А благодаря интеграции Google Sites и Google Docs все отчеты теперь собираются в соответствующую каждому пользователю панель. Сервис Google Video наши сотрудники пока используют в качестве внутреннего ресурса. Например, загружают в этот раздел обучающие видеоролики. Уже к ноябрю на этой платформе мы планируем организовать занятия по робототехнике для всех желающих».

Результаты

Сервисы Google Apps фактически стали платформой для бизнеса ООО «Дальвагоноремонт». Благодаря Google Docs согласование договоров специалистами юридического департамента и бухгалтерией занимает минимальное количество времени, обсуждение и правки могут вноситься в документы в режиме онлайн. Все происходит быстро и без лишней бюрократии. Экономия рабочего времени значительно повлияла на производительность труда всего коллектива.

Одним самых значимых нововведений стала система визирования документов. На основе Google Docs ведется независимый электронный журнал. Он обеспечивает возможность протоколировать все текущие процессы без значительных трудозатрат. Это и утверждение инструкций, шаблонов и прочих рабочих документов. Удалось полностью автоматизировать систему отчетности на предприятии. Благодаря этому решению сотрудники компании всегда имеют доступ к подробной информации, не прилагая особых усилий.

Широким функционалом обладает сервис Gtalk, предназначенный для передачи коротких текстовых сообщений, аудио- и видеосвязи как внутри домена, так и с внешними пользователями. Он поддерживает внешние транспорты и его можно интегрировать с популярными сервисами ICQ, Jabber, AOL, также без затрат дополнительного времени сделать общедоступного бота компании, который автоматом может выдавать ответы на повторяющиеся запросы.

Помимо сервисов, входящих в пакет Google Apps для бизнеса, специалисты ООО «Дальвагоноремонт» успешно применяют в работе множество других решений данного производителя (такие как Google Maps, Google Reader, Google Wave, Google Directory и др.) и с помощью открытого API обеспечивают интеграцию между ними.

Так, использование сервиса Google Web Toolkit позволило создать систему, отслеживающую стадии ремонта вагонов: информация о текущей стадии и отчеты о ремонте после внесения данных в цеху становятся доступны руководству в режиме реального времени.

«Сегодня SaaS-сервисы являются оптимальным выбором для компаний любой сферы деятельности, будь то небольшое предприятие, крупная холдинговая компания или государственная организация. Главными преимуществами облачных сервисов являются их гибкость, многофункциональность и минимальные первоначальные затраты на внедрение».

Сергей Боровиков, руководитель Департамента облачных технологий Softline