Закупки, поставки и тендеры: как грамотно организовать?

Основа экономической эффективности закупочной деятельности — поиск необходимых товаров или услуг хорошего качества и закупка их по минимальным ценам. Оптимизировать эти процессы
и снизить число возможных ошибок, поможет автоматизация работы.

Законы №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регулируют отношения компаний по осуществлению закупок товаров, работ, услуг, обеспечению гласности и прозрачности осуществления таких
закупок, предотвращению коррупции и других злоупотреблений. Следовать рекомендациям законов становится намного проще, если бизнес-процессы автоматизированы. Однако автоматизация помогает не только в этом, но также решает целый ряд задач, актуальных для предприятий среднего и крупного бизнеса, в особенности территориально-распределенных структур, больших холдингов. 

В чем проблема?

Рассмотрим типичные сложности, с которыми сталкивается бизнес в процессе организации закупочной деятельности:
1. Формирование и согласования плана закупок: в основном в компаниях происходит в ручном режиме, в Excel-таблицах и по электронной почте. Отнимает много времени, данные могут потеряться. 

2. Заявки на корректировку плана закупок формируются от каждого подразделения в отдельности и так же отдельно утверждаются. Прозрачности и единства в процессах нет.

3. Контроль за фактическими закупками документально не регламентируется. График выполнения заказов может не соблюдаться так же, как и сроки публикаций на порталах закупок. Публикации могут не соответствовать предмету и параметрам закупки. Причина ошибок — пресловутая работа в ручном режиме. Сотрудник может что-то забыть или пропустить, опубликовать неверную позицию, не на той площадке и т.д.

4. В ранее согласованный план зачастую требуется внести корректирующие действия. Потребность производства изменилась, бюджет пересчитан — эти нюансы нужно согласовывать заново, и не всегда ясно, с кем. Результат — отзыв с площадок, повторная публикация, ожидание.

Итог: высокая трудоемкость подготовки документации по закупкам, финансовые и временные потери, ухудшение экономики бизнеса в целом. Требуется большой штат, особенно если организация крупная, и в год ей требуется закупить миллион позиций товаров и услуг.

Для чего нужна автоматизация?

1. Планирование закупок

• сбор потребностей/заявок на включение в план закупок
• согласование заявок
• подготовка плана закупок

2. Подготовка к проведению закупки

• подготовка конкурсной документации
• согласование конкурсной документации

3. Проведение закупочной процедуры

• использование электронных торговых площадок (ЭТП) для проведения закупки
• интеграция ЭТП с информационными системами компании
• учет поступивших предложений
• автоматизация процесса определения победителя и формирования протокола с результатами процедуры закупки

4. Заключение договора

• подготовка и согласование проекта договора как внутри компании, так и с поставщиком
• привязка договоров к закупкам
• публикация информации о заключенном договоре на портале госзакупок, ЭТП
• формирование информации о состоянии по договору: выполненный объем, фактическая оплата

5. Отчетность

• получение отчетности по закупкам (как обязательной для публикации на портале, так и внутренней)

Если у вас возникают те или иные трудности с приведенным выше списком, специалисты Softline помогут вам сформулировать ответы, за счет чего станет понятно, какие процессы требуют повышенного внимания и автоматизации в вашей организации.

Что можно упростить?

С помощью автоматизации можно упростить планирование закупок, а также создание и согласование конкурсной документации благодаря готовым формулярам-шаблонам документов в системе. Шаблоны в актуальном состоянии должны поддерживать ответственные сотрудники, тогда их коллеги, запускающие процедуры, могут вообще не волноваться о том, что в формуляре что-то поменялось — они просто работают. В рамках системы версионность шаблонов полностью поддерживается.

Кроме того, упрощается формирование реестра закупок. От плана закупок и фактического реестра часто случаются отклонения, в случае если потребность не согласована в виде конкурсной документации. Система автоматизации делает реестр управляемым, а конкурсную документацию формирует автоматически. План закупок выгружается в регламентированных Федеральными законами и электронными торговыми площадками форматах.

Бизнес-процессы становятся простыми, наглядными, прозрачными, управляемыми

Автоматизация позволяет контролировать соблюдение законодательства, этапы закупочной процедуры, выполнение плана закупок. Механизм напоминаний и уведомлений помогает своевременно приступать к работам в соответствии с регламентирующими сроками, указанными в ФЗ. Вы можете быстрее анализировать информацию по закупочной деятельности, формировать и работать с различными специализированными отчетами, содержащими данные по срокам и способам закупок.

Сокращаются расходы на планирование и проведение закупки, время на рассмотрение предложений кандидатов по регламенту, риски нарушения сроков проведения работ. Закупочный процесс становится дешевле, объединяется с единым электронным архивом предприятия, интегрируется в архитектуру единого информационного пространства. Например, планы закупок могут формироваться в ERP-системе и автоматически переходить в систему ECM. Вместе с управлением закупочной деятельностью параллельно происходит автоматизация договорной деятельности: так, после того, как тендер состоялся, процедура заключения договора инициируются из реестра закупок.

Решение DIRECTUM «Управление закупками»

Автоматизирует закупочные процессы от планирования и проведения до контроля соблюдения условий договоров. Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по №44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по №223-ФЗ:

• планирование закупки;
• инициация закупочных процедур;
• взаимодействие с участниками;
• выбор победителя;
• заключение договора и контроль его исполнения;
• формирование управленческой отчетности.

Решение позволяет публиковать информацию на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) или на электронной торговой площадке (ЭТП).

На ваши вопросы ответит

Полина Дуйкова, руководитель направления внедрений СЭД/ECM Департамента бизнес-решений Softline.

Пишите: Polina.Duykova@softline.com