Упрощаем процессы HR: прием сотрудников в ритейле

Кадровый документооборот в крупной компании – это поток из десятков тысяч файлов различного содержания и сложности. Рекрутмент, прием, перемещение и увольнение сотрудников, ежегодные отпуска, ознакомления с приказами, оформление командировок, согласование заявлений, оценка и обучение персонала – все эти действия имеют свой регламент и сопровождаются генерацией новых документов.

По оценке заказчиков Softline, на подписание бумажных оригиналов большие организации тратят 190-290 тыс. руб. на 100 человек в год. Это значительная сумма, которая при этом не решает проблем бумажного документооборота - длительные согласования, ошибки при формировании документов (и, как следствие, - штрафы), растущие площади помещений под хранение бумажного архива, затраты на их печать и транспортировку.

Но все можно изменить к лучшему! О том, какой масштабный эффект может привнести автоматизация в процесс найма новых сотрудников, рассказывает Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ЕСМ Softline.

О заказчике

Нашим клиентом стала российская розничная сеть, ведущая бизнес по всей России. Это крупная территориально-распределенная структура, владеющая десятками магазинов. Ключевым бизнес-заказчиком выступил непосредственно HR-руководитель.

Задача

В глобальном смысле бизнесу требовалось при минимальном количестве кадровых работников максимально ускорить процесс приема на работу новых сотрудников. Особенно важно было решить эту задачу накануне лета, когда начинается массовый найм на сезонную работу. Большой приток новых коллег важно обеспечить соответствующим документационным сопровождением.

В центре внимания заказчика находилась не только автоматизация рутинных операций и систематизация данных, но и организация реестра сотрудников в автоматизированном режиме, моментальная синхронизация новой информации и ее быстрый запуск в экосистему компании. Предполагалось, что все это должно реализовываться без или с минимальным привлечением команды кадрового отдела. 

Решение

Компания Softline реализовывала проект в несколько этапов. Сначала была разработана архитектура бизнес-приложения. При ее создании специалисты Softline собрали и проанализировали все системы, которые предстояло объединить в единую сеть. В результате была произведена интеграция с финансово-учетной системой, с системой расчета заработной платы, а также приложениями кадрового партнера-аутсорсера.

Основным нововведением стало создание личных кабинетов для кандидатов. 

Заявки о приеме на работу кандидаты теперь могут оставлять прямо в магазинах, используя планшеты на специальных стойках. Личные данные потенциальных сотрудников при этом защищены с применением технологий шифрования. В случае одобрения анкеты кандидата для него автоматически происходит генерация пакета из 20 документов по шаблонам. Информация отправляется в HR-подразделение для сверки. Следующий шаг – автоматическая рассылка готовых документов для распечатки в магазин, где будет работать новый сотрудник. Это не только трудовой договор, копия которого должна быть у работника на руках на бумажном носителе, но и различные официальные формы.

В рамках тестовой эксплуатации, которая длилась 3 месяца, было обработано 1000 заявок от кандидатов и принято на работу 500 человек; в общей сложности сгенерировано 12 тыс. документов без участия HR-специалистов. Сейчас система одобрена и полностью введена в эксплуатацию.

Результаты

Отдел HR в компании-заказчике – это лишь 7 человек при общей кадровой численности организации в несколько десятков тысяч сотрудников. Огромный объем рутинных операций отдан в систему электронного документооборота и реализуется автоматически.

Внедрение показало реальную эффективность: ускорено время подготовки документов для приема сотрудников, упрощены и оптимизированы процессы отправки документов на подписание в региональные магазины и возврата готовых документов, минимизированы затраты на пересылку. Ощутимо уменьшилось время на ввод скан-копий.

Несколько ключевых для кадровых процессов информационных систем теперь связаны воедино. 

За счет автоматизации кадровые процедуры стали выполняться в десятки раз быстрее, при формировании документов по шаблону исключены ошибки, а согласование заявлений стало проще. Руководители кадровых служб отмечают общее повышение прозрачности и контролируемости. За счет перевода процесса найма в электронный вид время приема на работу новых сотрудников сократилось на 60%, а общих трудозатрат HR-отдела – на 45%. Доля поступивших корректных данных в отдел теперь составляет рекордные 97%.