Аутсорсинг печати - сервис, позволяющий сэкономить

Владельцы бизнеса дорожат каждым рублем. Ведь чем эффективнее распределены свободные средства, тем динамичнее будет развиваться компания.

Печать вообще и использование копировального оборудования в частности – значительная статья расходов. На нее уходит гораздо больше сил и средств, чем может показаться на первый взгляд.

Идея аутсорсинга печати заключается в получении максимума конкурентных преимуществ: улучшения качества материалов, снижения стоимости расходников, сокращения времени на обслуживание оборудования. При этом затраты должны стать меньше. Казалось бы, с ростом качества не избежать увеличения расходов. Однако это не совсем так.

Аутсорсинг печати подразумевает не просто аренду «чужого» принтера. Это целый процесс найма компании, которая удовлетворит все потребности, связанные с документами и печатью, начиная от аудита текущей ситуации и оптимизации издержек и заканчивая полным циклом подготовки и обслуживания оборудования.

Есть несколько ключевых преимуществ, непосредственно влияющих на популярность услуги среди бизнеса:

• экономия ресурсов;
• аудит печати и формирование политики потребления;
• повышение продуктивности;
• улучшение качества печати;
• повышение уровня информационной безопасности.

Какова реальная стоимость печати? Это один из ключевых вопросов, которым задается руководитель, нацеленный на модернизацию и совершенствование внутренних алгоритмов компании. Реальные затраты выходят далеко за рамки среднестатистических представлений. Ведь в процесс включены как люди, использующие оборудование, так и персонал его обслуживающий. Вот лишь наиболее значимые статьи расходов.

• Электроэнергия.
• Расходные материалы: бумага, чернила, тонер и т.д.
• Оборудование: принтеры, копировальные аппараты, факсы.
• ИТ-поддержка и техническая помощь.
• Логистика: покупка нового, ремонт или замена старого оборудования.
• Бухгалтерский контроль и учет.

Каковы преимущества аутсорсинга печати? По данным зарубежных исследований, в среднем, экономия от привлечения подрядчика составляет порядка 30%. Такие высокие результаты обеспечивает ряд важных факторов.

Во-первых, благодаря аудиту, снижаются расходы на бумагу.

Во-вторых, оптимизируется использование технических ресурсов. Копировальные аппараты, бессистемно расставленные по офису, приносят больше вреда, чем пользы. На «удобно расположенных» принтерах печатают гораздо чаще, чем на их собратьях, пылящихся в углу. Как следствие, износ части оборудования выше. Для черно-белых документов используются цветные принтеры, не смотря на значительную разницу в цене расходных материалов.

И, в третьих, аутсорсинг печати экономит около 10% времени ИТ-команды, а также увеличивает эффективность логистики. Системный администратор, наконец, может заняться более важными вещами, а не бегать по офису в пене, выясняя «почему не печатает принтер» и не проводить рабочие дни в длительных квестах за запчастями.

В рамках пакета «аутсорсинг печати» компания Softline предоставляет как оргтехнику, так и ее обслуживание. Мы работаем с клиентами не только в Москве, но и в регионах России: Нижний Новгород, Казань, Самара, Екатеринбург, Новосибирск и других.

У нас уже есть ряд успешных кейсов. Один из них – крупнейшая кредитная организация Татарстана Акционерный коммерческий банк «АК БАРС». Отделения банка, оснащенные копировальной техникой, обслуживаются по ряду отработанных сценариев.

Для 63 отделений были переданы более 600 единиц копировальной техники. Специалисты Softline провели инвентаризацию и нанесли на каждый экземпляр контакты службы технической поддержки. Это крайне упростило жизнь пользователям, которые всегда знали к кому обращаться в случае сбоев оборудования.

Кроме того, для каждого регионального отделения банка были предусмотрены свои контакты техподдержки. Это не только упростило коммуникации и ускорило реакцию на выход принтеров из строя, но и сформировала своеобразный «ореол доверия». Каждый сотрудник был уверен, что в случае ЧП ему незамедлительно помогут, ведь технический специалист находится практически под боком.

Кроме того, для сокращения времени реакции на инциденты, в каждом регионе был сформирован ремонтный фонд с постоянным запасом комплектующих. А процессы восстановления работоспособности настроены по максимальному приоритету – мы взяли на себя обязательства решать проблемы с печатью в круглосуточном режиме, в течение 4-х часов максимум, с момента обращения клиента.

Наши типовые пакеты подразумевают менее жесткие обязательства, чем для банка «АК БАРС». Однако мы гарантируем высокий уровень сервиса, максимально быструю реакцию и высокое качество оборудования.

Пакет «аутсорсинг печати» - инструмент, позволяющий значительно сэкономить на технике и расходниках, а также разгрузить сотрудников ИТ-отдела для решения более важных стратегических задач.