Компания Olympus перешла на интеллектуальное управление печатью документов
Ситуация
Olympus – мировой производитель высокотехнологичных решений, которые применяются в медицине, в промышленности и для оснащения цифровых камер. Olympus Moscow представляет Olympus в России и странах СНГ. Центральный офис компании находится в Москве, также есть представительства в Санкт-Петербурге и других крупных городах. Штат Olympus Moscow насчитывает более 150 сотрудников.
С ростом бизнеса в московском офисе компании Olympus увеличился объем распечатываемых документов, поэтому возникла потребность обновить парк офисной техники и внедрить инструменты для эффективного централизованного управления печатью. Партнером была выбрана компания Softline, высокие компетенции которой признаны Olympus по итогам сотрудничества по ряду ИТ-проектов.
Решение
Так как заказчик использовал технику Ricoh, Softline поставила ему новое оборудование этого же производителя с оптимальным соотношением «цена – качество» и функциями, подходящими для решения бизнес-задач. В качестве системы управления печатью специалисты Softline предложили MyQ. По итогам пилотного внедрения продукта заказчик принял решение о его запуске в эксплуатацию. Olympus привлекли такие возможности MyQ, как централизованный анализ заданий на печать с любого устройства независимо от производителя и модели; формирование детальной статистики по пользователям или отделам за любой период времени; биллинг печати. Команда Softline подключила к решению 8 устройств в офисе Olympus, где работает около 150 человек. После этого было проведено обучение ИТ-администраторов заказчика управлению политиками печати. Также по запросу им предоставляется консультативная помощь экспертов Softline.
На базе MyQ специалисты Softline реализовали для Olympus авторизацию по смарт-картам при использовании печатных устройств. Теперь задания печати не отправляются напрямую на принтер, а временно хранятся на специальном сервере. Сотрудники заказчика выбирают любое устройство, и, авторизовавшись, запускают печать. Это позволило избавиться от невостребованных копий и инцидентов, связанных с человеческим фактором. Так как все знают, какие документы они должны забрать, в лотке не остается «лишних» листков. А в силу того, что процесс печати персонифицирован, и у пользователей различные права доступа, стало невозможным забрать чужие документы по ошибке.
Результаты
«Внедренное решение позволило заказчику централизованно управлять потоками печати, равномерно распределять нагрузку на оборудование и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками. В целом применение подобных решений позволяет сократить объем печати на 15-30%, так как уменьшает нерациональное использование расходных материалов. Клиент высоко оценил экспертизу нашей команды по услугам управляемой печати, надеемся, нас ждет дальнейшее плодотворное сотрудничество по модернизации печатной инфраструктуры», – подвел итоги проекта Александр Петров, руководитель направления услуг управляемой печати компании Softline.
«Мы упорядочили и стандартизировали систему печати, что помогло сократить затраты на содержание офисной техники. Поскольку система MyQ позволяет вести биллинг, мы можем более детально анализировать расходы и гибко планировать ИТ-бюджет. После обучения наши администраторы обладают достаточными знаниями, чтобы самостоятельно развивать решение. В частности, мы запустили проект по более детальному разграничению прав персонала при использовании печатной техники», – говорит Федор Губернский, директор по ИТ компании Olympus.
