Максим Бадьяров: «Внутренний сайт» должен быть у каждой уважающей себя организации»
Снижение расходов на организацию работы, экономия времени, оптимизация затрат на рутинные операции, снабжение коллектива внутренней информацией, контроль за выполнением работ, бизнес-аналитика могут объединяться в рамках портальных решений, спрос на которые в России с каждым днем становится все выше. О том, что такое портальное решение, «Бизнес Online» рассказывает руководитель центра решений представительства компании Softline в Екатеринбурге Максим Бадьяров.
– Максим, объясните, пожалуйста, для широкого потребителя, что такое «портальное решение».
– Портальное решение – это тот же сайт организации, но только внутренний – внутреннее информационное пространство. По сути, это инструмент, который позволяет группе людей более эффективно организовать совместную работу. Элементарный пример. В одной компании несколько человек работают над одним проектом, регулярно пересылают друг другу документы для многократной корректировки. При этом велика вероятность не только путаницы с версиями документов, но и их потеря – это подтвердят в любой более-менее крупной организации. К тому же на такой обмен информацией тратится очень много времени. А в портальном решении все централизованно, версии документов сохраняются и систематизируются легкодоступным для понимания способом, документы проходят по необходимым сотрудникам в строгом соответствии с назначенными бизнес-процессами. Ответственный за согласование всегда знает статус документа или, к примеру, причину его несогласования (либо очень долгого согласования). Теперь, имея информацию о задержках на любом из шагов процесса согласования, можно более объективно принять решение о модернизации работы. То есть налицо экономия времени и оптимизация расходов на налаживание взаимодействия сотрудников в рамках всего предприятия или его отдельного подразделения (отдела). Итог – повышение эффективности работы как отдельных сотрудников, так и компании в целом.
– В результате повышается качество работы среднего звена. А как портальное решение сказывается на деятельности руководства компании?
– Любой руководитель в любой момент может зайти в систему отчетности портала и узнать все, скажем, о своем отделе – какая текущая работа ведется, на какой стадии выполнения задания находится каждый сотрудник и так далее. Это удобный инструмент для бизнес-аналитики. Менеджменту, чтобы принимать решения, необходимо иметь показатели о работе предприятия, например, финансовые. Сегодня есть несколько IT-решений, предоставляющих такие данные (1С, CRM и другие). Но поскольку это разные системы, итоговая информация получается хаотичной. Специалисты центра решений компании Softline могут связать их в единую систему бизнес-анализа. В итоге, руководитель заходит на портал, где у него есть личная страница по управлению организацией, и на ней сразу видит, насколько выполняется, допустим, план по продажам, каковы расходы, доходы, – все, что нужно для построения эффективного бизнеса. Причем данные предоставляются в предельно рациональном графическом виде – ориентироваться очень удобно. Теперь руководитель принимает решение на основе более качественных данных и более оперативно.
– Как долго разрабатывается и устанавливается портальное решение для отдельной компании?
– Это может занять и месяц, и полгода – в зависимости от того, чего хочет клиент. Самый простой вариант – «коробочный». Это готовый портал DeskWork, на котором происходит обслуживание основных, протекающих в любой организации, процессов: согласования документов, заявок, размещения новостей и так далее. В случае «коробочного» варианта основная наша функция – установка. Но надо понимать, что кому-то коробочный вариант подходит на все сто, кому-то – частично, а кому-то не подходит совсем. Поэтому появляется второй вариант решения – свой, уникальный портал. В таком случае у заказчика должно быть готово техническое задание. Если такового нет, наши специалисты возьмутся за его подготовку, ведь по опыту работы мы знаем и желания клиентов, и то, как их облечь в портальное решение. Словом, в 90% случаев портальное решение уникально.
– Кто занимается графическим дизайном портального решения?
– Мы можем сделать и графический дизайн. Но обычно заказчики не утруждают себя этими вопросами, поскольку это внутренний ресурс. И важна не столько красота интерфейса, сколько функциональность продукта. К тому же первозданное решение Microsoft SharePoint Server 2010 выглядит достаточно солидно. Но, если необходимо, можно добавить желаемые элементы дизайна.
– Предусматривается ли возможность модернизации портального решения в ходе эксплуатации?
– Конечно. Как правило, оно постоянно улучшается, тем более что программный продукт, на базе которого реализуется решение, очень легко модернизируется, зачастую можно выполнить все необходимые задачи без программирования.
–По вашему опыту, насколько быстро персонал предприятия обучается пользоваться портальным решением?
– Последние продукты Microsoft отличаются предельной логичностью – все понятно при минимуме стартовых объяснений. То есть процесс обучения не занимает большого количества времени. Но многое зависит от компьютерной грамотности сотрудников. Ведь установка портального решения не означает, что оно сразу же начнет приносить пользу. Эффект будет, только если грамотно настроить портальное решение, а это подразумевает и обучение персонала фирмы-клиента. Это весьма критичный фактор, при невнимании к которому возможен элементарный саботаж – не намеренный, а идущий от компьютерной неосведомленности сотрудников.
– Портальное решение для большой организации делать сложнее, чем для небольшой фирмы?
– Разницы, как правило, нет. Все зависит от потребностей и финансовых возможностей. Бывает, у маленькой организации желания – как у солидной корпорации. И наоборот. То есть величина – не показатель, роль играют миллион факторов.
– Портальные решения госучреждений и коммерческих организаций отличаются друг от друга?
– Портальное решение – это система организации работы, инструмент визуализации. Это делают все. У всех есть что автоматизировать. И принципиальных различий тут нет.
– Какое значение в портальном решении уделяется вопросам информационной безопасности?
– Система защиты очень гибкая. Права на пользование всей информацией, ее частью или отдельными документами можно дать как одному человеку, так и нескольким, или всем сотрудникам. Предусмотрен и вариант шифровки документов, так что даже похищение жесткого диска не даст злоумышленникам доступа к информации. Продукт, на базе которого наш центр реализует портальные решения – SharePoint Server 2007, – сертифицирован сертификатом ФСТЭК, редакция программы планируется к получению сертификата.
– Насколько широко практикуются портальные решения в России и за границей?
– По опыту Softline можно сказать, что лидер по внедрению портальных решений – московский регион. Казань – в первых рядах. Но от зарубежья Россия отстает на несколько лет. Так что, в какой-то степени мы чувствуем себя ответственными за построение IT-отрасли в нашей стране.
– Сколько стоит разработка портального решения?
– Цена – сложный показатель. Но за счет оптимизации работы нашего клиента внедрение портального решения окупается очень быстро, как правило, этот период составляет около одного года.
– Можно ли сказать, что сегодня в России заметен устойчивый спрос на внедрение портальных решений?
– Спрос растет, причем, неплохими темпами. Портальные решения должны быть у всех организаций, стремящихся оптимизировать свои расходы и быть конкурентоспособными. Но пока, к сожалению, не все это понимают.
