Визуальная автоматизация процессов для бизнеса Workflowsoft

Система Workflowsoft предлагает простую и мощную автоматизацию для вашей компании. Оптимизируйте совместную работу команды и повышайте производительность, экономьте время и успевайте больше, сократив количество электронных писем, упростите распорядок дня и распрощайтесь с ошибками. Работайте эффективнее без лишних усилий в простом интерфейсе, не требующем навыков программирования.

Бесконечное количество вариантов использования позволяет применять систему во всех бизнес-отраслях. Любой процесс визуализируется в виде простой для понимания схемы, поэтому даже сложное выглядит информативным и интуитивно понятным. Задачи могут иметь несколько вариантов разрешения: одобрено, отклонено, требуется дополнительная информация и т. д. Для каждой выбранной опции запускается определенный сценарий.

На примере пяти компаний оцените преимущества, которые Workflowsoft привнес в бизнес.

Отрасль: оптово-розничная торговля

Автоматизированные процессы:

• Обработка клиентских запросов
• Доставка продукции 
• Организация монтажных работ
• Организация выездов для замеров
• Обработка претензий

ООО «АДВ-Трейд» представляет на российском рынке продукцию деревообработки Финляндии. 

Много лет инструментами внутренней и внешней коммуникации сотрудников были телефон и электронная почта. С ростом масштабов бизнеса компания начала ощущать сложности в организации процессов. Переписку было трудно контролировать, а звонки отнимали массу времени.

Параллельные процессы, например, заказы на производство, которые поступали от менеджеров, запросы на доставку, монтажные работы тормозились. Над ними отсутствовал контроль как со стороны исполнителей, так и руководителей.

Несмотря на то, что у каждой задачи было ответственное лицо, в целом работы выстраивались так, что многие сотрудники были вынуждены отвлекаться от своих непосредственных задач. Это свидетельствовало также том, что в процессах присутствовали лишние промежуточные этапы.

Перестроить процессы без дополнительного ПО было невозможно, поскольку электронную почту и телефон нужно было заменить единой средой. Внедрение Workflowsoft четыре года назад изменило ход работы всей компании.

Результаты

1. Скорость реакции сотрудников на каждую новую задачу выросла на 80%.
2. Сократились показатели упущенной выгоды: если ранее заказы могли теряться в почте или на них реагировали с опозданием – теперь подобное исключено.
3. Четко выстроенные процессы помогают повышать прибыль. 
4. Многократно вырос контроль и прозрачность работ.

В планах компании – внедрить в Workflowsoft дилерскую сеть, подключив внешних партнеров. 

Отрасль: охранные услуги

Автоматизированные процессы:

• Распоряжения о начале и окончании охранных услуг
• График ночных проверок инспекторской службой
• Отчеты по ночным проверкам
• Реестр договоров с датами начала и окончания
• Размещение согласованных тарифных сеток (размер оплаты труда на объектах)
• Бухгалтерский реестр дебиторской задолженности 

ЧОП «Содействие» – группа охранных компаний в Курской, Белгородской областях, Москве и Московской области, Краснодарском крае и в Крыму. В течение многих лет работа в компании осуществлялась в основном по телефону и электронной почте, информация зачастую хранилась на бумажных носителях. Когда организация начала расширяться и все больше работать в регионах, появились многочисленные цикличные процессы, и данные стали чаще теряться. Задачи могли не выполняться, или завершаться с опозданием, и руководство не всегда могло это отследить.

Охранный вид деятельности – лицензируемый. За компанией постоянно производится контроль со стороны Росгвардии, и ряд рабочих моментов регламентирован законом о частной охранно-детективной деятельности. Когда компания начинает и заканчивает охрану объекта, она обязана уведомлять об этом в определенные сроки. Несоблюдение является существенным нарушением лицензионных требований.  В Workflowsoft создается внутренний документ – уведомление о начале и окончании охранных услуг для Росгвардии.

Внедрив систему Workflowsoft, компания автоматизировала 14 процессов. 

Workflowsoft повышает эффективность при подборе персонала. Когда на объекте нехватка кадров, ответственный сотрудник запускает процесс на подбор в Workflowsoft, указывает наименование и расположение объекта, режим работы и т.д. Кадровая служба использует эти данные при размещении объявлений на интернет-площадках. Всегда есть оперативная информация касательно процессов по подбору, видная всем, и, если есть сотрудники в резерве, их можно сразу перевести на «нуждающийся» объект. 

Отрасль: ремонт оборудования для предприятий общественного питания

Автоматизированный процесс: заказ на ремонтные работы для клиентов

Пример внедрения

ИП Чугунов Дмитрий Александрович занимается ремонтом холодильного, технологического, механического, теплового оборудования для кафе, баров, ресторанов и магазинов. Бизнес работает уже 16 лет.

Прием и обработка заявок от клиентов, распределение заказов и отслеживание их выполнения в компании много лет осуществлялись по телефону и электронной почте. Сотрудники не пользовались никаким специализированным программным обеспечением, многие предпочитали вести дела в ежедневниках. Приходилось очень многое запоминать и записывать вручную. Информация могла теряться, особенно с ростом числа заказов.

Требовалось найти простое решение для организации общей рабочей среды и контроля за событиями. Выбор был сделан в пользу Workflowsoft.

Результат

• Работать в системе удобно как со стационарного компьютера из офиса, так и в дороге со смартфона. Владелец бизнеса и менеджеры контролируют ход выполнения заказов, отслеживают комментарии от механиков, дополняют информацию данными о необходимых запчастях и ценах на них от поставщиков. 
• Иногда заявки откладываются, клиенты берут паузу чтобы подумать и могут вернуться только спустя полгода-год. Благодаря функционалу Workflowsoft можно быстро восстановить детали предыдущего общения, найти данные о клиенте и оборудовании, поднять историю поставки запасных частей.
• Зарубежные партнеры-поставщики, которые также пользуются средствами автоматизации своих бизнес-процессов, выразили огромное удовлетворение тем, что компания перешла на Workflowsoft. Можно сказать, что внедрение системы косвенно повлияло в положительном ключе и на их работу тоже.

Отрасль: торгово-производственная

Автоматизированные процессы:

• Поступление заказа
• Производство кухонных гарнитуров и корпусной мебели
• Производство столов и стульев

Пример внедрения

ИП Никифорова Н.В. (Московская обл., г. Егорьевск) занимается производством и продажей кухонь, корпусной мебели, шкафов-купе на заказ. У компании 6 салонов-магазинов в Москве и области. Услуги полного цикла «под ключ» включают выезд замерщика, разработку макета, доставку и установку мебели. 

Многие годы никаким специализированным решением для организации производственных работ в компании не пользовались. На участках фабрики, тесно взаимосвязанных и непрерывно коммуницирующих между собой, задания распределялись устно и на бумажных носителях. Проблемы, с которыми столкнулась компания включали:

• неорганизованность в очередности выполнения работ. Специалисты делали задания не по порядку, а так, как считали нужным, что задерживало процесс;
• сложности в координации работы участков фабрики;
• сложности в процессе детального оформления первоначального заказа.

Когда руководство компании пришло к выводу, что необходима автоматизация для более упорядоченного управления участками на производстве, выбор был сделан в пользу Workflowsoft.

Результат

1. В системе автоматизированы все основные производственные процессы. В среднем производство кухонного гарнитура занимает около 3 недель. 
2. Работать просто. Плюс Workflowsoft – понятный и простой интерфейс, не нужно иметь никаких специальных знаний, чтобы работать с программой.
3. Личные аккаунты есть у всех мастеров на производстве, которые запускают процессы и выбирают исполнителей.

Самый простой процесс в системе – оформление нового заказа. Его запускают менеджеры салонов, которые напрямую работают с клиентами. Благодаря автоматизированным процессам очень удобно осуществлять контроль сроков со стороны руководства. Это важно, поскольку через неделю после поступления заказ должен попасть на производство. Порядка 7 сотрудников проверяют каждый заказ в ходе выполнения процесса. 

Производственный процесс в Workflowsoft – самый сложный и полностью настроен под специфику производства. Его запускают технологи после того, как сделана вся техническая документация. Они выбирают в процессе «ветки», к которым прикреплены разные сотрудники: фрезеровщики, сборщики и другие. В конце недели или месяца удобно делать анализ выполненных задач, поскольку система предоставляет отчет о том, кто сколько сделал.