Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Закупки, поставки и тендеры: как грамотно организовать?

Законы №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регулируют отношения компаний по осуществлению закупок товаров, работ, услуг, обеспечению гласности и прозрачности осуществления таких закупок, предотвращению коррупции и других злоупотреблений. Следовать рекомендациям законов становится намного проще, если бизнес-процессы автоматизированы. Однако автоматизация помогает не только в этом, но также решает целый ряд задач, актуальных для предприятий среднего и крупного бизнеса, в особенности территориально-распределенных структур, больших холдингов.

В чем проблема?

Рассмотрим типичные сложности, с которыми сталкивается бизнес в процессе организации закупочной деятельности:

  • Формирование и согласования плана закупок: в основном в компаниях происходит в ручном режиме, в Excel-таблицах и по электронной почте. Отнимает много времени, данные могут потеряться.
  • Заявки на корректировку плана закупок формируются от каждого подразделения в отдельности и также отдельно утверждаются. Прозрачности и единства в процессах нет.
  • Контроль за фактическими закупками документально не регламентируется. График выполнения заказов может не соблюдаться так же, как и сроки публикаций на порталах закупок. Публикации могут не соответствовать предмету и параметрам закупки. Причина ошибок — пресловутая работа в ручном режиме. Сотрудник может что-то забыть или пропустить, опубликовать неверную позицию, не на той площадке и т.д.
  • В ранее согласованный план зачастую требуется внести корректирующие действия. Потребность производства изменилась, бюджет пересчитан — эти нюансы нужно согласовывать заново, и не всегда ясно, с кем. Результат — отзыв с площадок, повторная публикация, ожидание.

Итог: высокая трудоемкость подготовки документации по закупкам, финансовые и временные потери, ухудшение экономики бизнеса в целом. Требуется большой штат, особенно если организация крупная, и в год ей требуется закупить миллион позиций товаров и услуг.

Для чего нужна автоматизация?

1. Планирование закупок:

  • сбор потребностей/заявок на включение в план закупок;
  • согласование заявок;
  • подготовка плана закупок.

2. Подготовка к проведению закупки:

  • подготовка конкурсной документации;
  • согласование конкурсной документации.

3. Проведение закупочной процедуры:

  • использование электронных торговых площадок (ЭТП) для проведения закупки;
  • интеграция ЭТП с информационными системами компании;
  • учет поступивших предложений;
  • автоматизация процесса определения победителя и формирования протокола с результатами процедуры закупки.

4. Заключение договора:

  • подготовка и согласование проекта договора как внутри компании, так и с поставщиком;
  • привязка договоров к закупкам;
  • публикация информации о заключенном договоре на портале госзакупок, ЭТП;
  • формирование информации о состоянии по договору: выполненный объем, фактическая оплата.

5. Отчетность 

  • получение отчетности по закупкам (как обязательной для публикации на портале, так и внутренней).

Если у вас возникают те или иные трудности с приведенным выше списком, специалисты Softline помогут вам сформулировать ответы, за счет чего станет понятно, какие процессы требуют повышенного внимания и автоматизации в вашей организации.

Что можно упростить?

С помощью автоматизации можно упростить планирование закупок, а также создание и согласование конкурсной документации благодаря готовым формулярам-шаблонам документов в системе. Шаблоны в актуальном состоянии должны поддерживать ответственные сотрудники, тогда их коллеги, запускающие процедуры, могут вообще не волноваться о том, что в формуляре что-то поменялось — они просто работают. В рамках системы версионность шаблонов полностью поддерживается.

Кроме того, упрощается формирование реестра закупок. От плана закупок и фактического реестра часто случаются отклонения, в случае если потребность не согласована в виде конкурсной документации. Система автоматизации делает реестр управляемым, а конкурсную документацию формирует автоматически. План закупок выгружается в регламентированных Федеральными законами и электронными торговыми площадками форматах.

Бизнес-процессы становятся простыми, наглядными, прозрачными, управляемыми

Автоматизация позволяет контролировать соблюдение законодательства, этапы закупочной процедуры, выполнение плана закупок. Механизм напоминаний и уведомлений помогает своевременно приступать к работам в соответствии с регламентирующими сроками, указанными в ФЗ. Вы можете быстрее анализировать информацию по закупочной деятельности, формировать и работать с различными специализированными отчетами, содержащими данные по срокам и способам закупок.

Сокращаются расходы на планирование и проведение закупки, время на рассмотрение предложений кандидатов по регламенту, риски нарушения сроков проведения работ. Закупочный процесс становится дешевле, объединяется с единым электронным архивом предприятия, интегрируется в архитектуру единого информационного пространства. Например, планы закупок могут формироваться в ERP-системе и автоматически переходить в систему ECM. Вместе с управлением закупочной деятельностью параллельно происходит автоматизация договорной деятельности: так, после того, как тендер состоялся, процедура заключения договора инициируется из реестра закупок.

Решение DIRECTUM «Управление закупками»

Автоматизирует закупочные процессы от планирования и проведения до контроля соблюдения условий договоров. Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по №44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по №223-ФЗ:

  • планирование закупки;
  • инициация закупочных процедур;
  • взаимодействие с участниками;
  • выбор победителя;
  • заключение договора и контроль его исполнения;
  • формирование управленческой отчетности.

Решение позволяет публиковать информацию на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) или на электронной торговой площадке (ЭТП).

На ваши вопросы ответит

Полина Дуйкова, руководитель направления внедрений СЭД/ECM Департамента бизнес-решений Softline

Звоните: +7 (351) 222-40-10, доб. 3656

Пишите: Polina.Duykova@softline.com

 

Новости, истории и события
Смотреть все
FinOps-платформа «Клаудмастер» перенесла разработку в «Инферит Облако» (ГК Softline)
Новости

FinOps-платформа «Клаудмастер» перенесла разработку в «Инферит Облако» (ГК Softline)

07.05.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже

07.05.2025

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» с серверным оборудованием QTECH
Новости

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» с серверным оборудованием QTECH

06.05.2025

Облачный провайдер ActiveCloud (ГК Softline) помог сети салонов керамической плитки мигрировать на облачный почтовый сервис SmartMail
Новости

Облачный провайдер ActiveCloud (ГК Softline) помог сети салонов керамической плитки мигрировать на облачный почтовый сервис SmartMail

06.05.2025

ГК Softline и «ОБИТ» объявляют о стратегическом сотрудничестве в области импортозамещения
Новости

ГК Softline и «ОБИТ» объявляют о стратегическом сотрудничестве в области импортозамещения

06.05.2025

Лаборатория цифровой трансформации CDTO LAB Академии Softline в третий раз удостоена Гран-При премии CDO/CDTO Awards
Новости

Лаборатория цифровой трансформации CDTO LAB Академии Softline в третий раз удостоена Гран-При премии CDO/CDTO Awards

05.05.2025

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в XXI конгрессе «Мужское здоровье»
Новости

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в XXI конгрессе «Мужское здоровье»

30.04.2025

ГК Softline получила награду от разработчика CommuniGate Pro — компании СБК
Новости

ГК Softline получила награду от разработчика CommuniGate Pro — компании СБК

30.04.2025

«Росатом Сервис» заменил SharePoint на «Цитрос Цифровую Платформу» от компании SL Soft (ГК Softline)
Новости

«Росатом Сервис» заменил SharePoint на «Цитрос Цифровую Платформу» от компании SL Soft (ГК Softline)

30.04.2025

ГК Softline стала золотым партнером компании «Гравитон»
Новости

ГК Softline стала золотым партнером компании «Гравитон»

29.04.2025

ГК Softline стала победителем премии Team Awards
Новости

ГК Softline стала победителем премии Team Awards

29.04.2025

Сомерс (ГК Softline) внедрил подсказки для кассиров в товароучетную систему и кассовое ПО SUBTOTAL
Новости

Сомерс (ГК Softline) внедрил подсказки для кассиров в товароучетную систему и кассовое ПО SUBTOTAL

29.04.2025

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в 37-й международной выставке «Информационные и коммуникационные технологии»
Новости

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в 37-й международной выставке «Информационные и коммуникационные технологии»

28.04.2025

ГК Softline и Knowledge Space заключили соглашение о продвижении платформы интегрированного бизнес-планирования
Новости

ГК Softline и Knowledge Space заключили соглашение о продвижении платформы интегрированного бизнес-планирования

28.04.2025

ПАО «Софтлайн» объявит основные неаудированные финансовые показатели Компании за 1 квартал 2025 года 19 мая 2025 года
Новости

ПАО «Софтлайн» объявит основные неаудированные финансовые показатели Компании за 1 квартал 2025 года 19 мая 2025 года

28.04.2025

SL Soft (ГК Softline) и MAINTEX объявляют о сотрудничестве
Новости

SL Soft (ГК Softline) и MAINTEX объявляют о сотрудничестве

25.04.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) модернизировал облачную инфраструктуру ЦОД во Фрязино
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) модернизировал облачную инфраструктуру ЦОД во Фрязино

25.04.2025

Bell Integrator (ГК Softline) разработал систему сквозного мониторинга бизнес-процессов для крупной финансовой организации
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) разработал систему сквозного мониторинга бизнес-процессов для крупной финансовой организации

25.04.2025

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек
Блог

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек

06.05.2025

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования
Блог

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования

29.04.2025

Стратегия перехода в облако
Блог

Стратегия перехода в облако

24.04.2025

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы
Блог

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы

22.04.2025

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта
Блог

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта

17.04.2025

Российские системы виртуализации
Блог

Российские системы виртуализации

15.04.2025

DDoS-атаки: как подготовиться к внедрению защиты и с чем предстоит бороться
Блог

DDoS-атаки: как подготовиться к внедрению защиты и с чем предстоит бороться

10.04.2025

Виртуальные тренажеры для медицинского персонала: инновационный подход к обучению
Блог

Виртуальные тренажеры для медицинского персонала: инновационный подход к обучению

08.04.2025

«Софтлайн Офис» — платформа корпоративных коммуникаций
Блог

«Софтлайн Офис» — платформа корпоративных коммуникаций

04.04.2025

Оснащение школ под ключ: от проектирования до ввода в эксплуатацию
Блог

Оснащение школ под ключ: от проектирования до ввода в эксплуатацию

03.04.2025

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак
Блог

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак

27.03.2025

Контроль усталости водителей
Блог

Контроль усталости водителей

25.03.2025

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR
Блог

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR

14.03.2025

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года
Блог

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года

11.03.2025

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы
Блог

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы

04.03.2025

Российские офисные системы: выбор и преимущества
Блог

Российские офисные системы: выбор и преимущества

03.03.2025

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры
Блог

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры

26.02.2025

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна
Блог

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна

24.02.2025

ИТ-решения, кейсы, новости
в Telegram-канале Softline
Подписаться