Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Закупки, поставки и тендеры: как грамотно организовать?

Законы №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регулируют отношения компаний по осуществлению закупок товаров, работ, услуг, обеспечению гласности и прозрачности осуществления таких закупок, предотвращению коррупции и других злоупотреблений. Следовать рекомендациям законов становится намного проще, если бизнес-процессы автоматизированы. Однако автоматизация помогает не только в этом, но также решает целый ряд задач, актуальных для предприятий среднего и крупного бизнеса, в особенности территориально-распределенных структур, больших холдингов.

В чем проблема?

Рассмотрим типичные сложности, с которыми сталкивается бизнес в процессе организации закупочной деятельности:

  • Формирование и согласования плана закупок: в основном в компаниях происходит в ручном режиме, в Excel-таблицах и по электронной почте. Отнимает много времени, данные могут потеряться.
  • Заявки на корректировку плана закупок формируются от каждого подразделения в отдельности и также отдельно утверждаются. Прозрачности и единства в процессах нет.
  • Контроль за фактическими закупками документально не регламентируется. График выполнения заказов может не соблюдаться так же, как и сроки публикаций на порталах закупок. Публикации могут не соответствовать предмету и параметрам закупки. Причина ошибок — пресловутая работа в ручном режиме. Сотрудник может что-то забыть или пропустить, опубликовать неверную позицию, не на той площадке и т.д.
  • В ранее согласованный план зачастую требуется внести корректирующие действия. Потребность производства изменилась, бюджет пересчитан — эти нюансы нужно согласовывать заново, и не всегда ясно, с кем. Результат — отзыв с площадок, повторная публикация, ожидание.

Итог: высокая трудоемкость подготовки документации по закупкам, финансовые и временные потери, ухудшение экономики бизнеса в целом. Требуется большой штат, особенно если организация крупная, и в год ей требуется закупить миллион позиций товаров и услуг.

Для чего нужна автоматизация?

1. Планирование закупок:

  • сбор потребностей/заявок на включение в план закупок;
  • согласование заявок;
  • подготовка плана закупок.

2. Подготовка к проведению закупки:

  • подготовка конкурсной документации;
  • согласование конкурсной документации.

3. Проведение закупочной процедуры:

  • использование электронных торговых площадок (ЭТП) для проведения закупки;
  • интеграция ЭТП с информационными системами компании;
  • учет поступивших предложений;
  • автоматизация процесса определения победителя и формирования протокола с результатами процедуры закупки.

4. Заключение договора:

  • подготовка и согласование проекта договора как внутри компании, так и с поставщиком;
  • привязка договоров к закупкам;
  • публикация информации о заключенном договоре на портале госзакупок, ЭТП;
  • формирование информации о состоянии по договору: выполненный объем, фактическая оплата.

5. Отчетность 

  • получение отчетности по закупкам (как обязательной для публикации на портале, так и внутренней).

Если у вас возникают те или иные трудности с приведенным выше списком, специалисты Softline помогут вам сформулировать ответы, за счет чего станет понятно, какие процессы требуют повышенного внимания и автоматизации в вашей организации.

Что можно упростить?

С помощью автоматизации можно упростить планирование закупок, а также создание и согласование конкурсной документации благодаря готовым формулярам-шаблонам документов в системе. Шаблоны в актуальном состоянии должны поддерживать ответственные сотрудники, тогда их коллеги, запускающие процедуры, могут вообще не волноваться о том, что в формуляре что-то поменялось — они просто работают. В рамках системы версионность шаблонов полностью поддерживается.

Кроме того, упрощается формирование реестра закупок. От плана закупок и фактического реестра часто случаются отклонения, в случае если потребность не согласована в виде конкурсной документации. Система автоматизации делает реестр управляемым, а конкурсную документацию формирует автоматически. План закупок выгружается в регламентированных Федеральными законами и электронными торговыми площадками форматах.

Бизнес-процессы становятся простыми, наглядными, прозрачными, управляемыми

Автоматизация позволяет контролировать соблюдение законодательства, этапы закупочной процедуры, выполнение плана закупок. Механизм напоминаний и уведомлений помогает своевременно приступать к работам в соответствии с регламентирующими сроками, указанными в ФЗ. Вы можете быстрее анализировать информацию по закупочной деятельности, формировать и работать с различными специализированными отчетами, содержащими данные по срокам и способам закупок.

Сокращаются расходы на планирование и проведение закупки, время на рассмотрение предложений кандидатов по регламенту, риски нарушения сроков проведения работ. Закупочный процесс становится дешевле, объединяется с единым электронным архивом предприятия, интегрируется в архитектуру единого информационного пространства. Например, планы закупок могут формироваться в ERP-системе и автоматически переходить в систему ECM. Вместе с управлением закупочной деятельностью параллельно происходит автоматизация договорной деятельности: так, после того, как тендер состоялся, процедура заключения договора инициируется из реестра закупок.

Решение DIRECTUM «Управление закупками»

Автоматизирует закупочные процессы от планирования и проведения до контроля соблюдения условий договоров. Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по №44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по №223-ФЗ:

  • планирование закупки;
  • инициация закупочных процедур;
  • взаимодействие с участниками;
  • выбор победителя;
  • заключение договора и контроль его исполнения;
  • формирование управленческой отчетности.

Решение позволяет публиковать информацию на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) или на электронной торговой площадке (ЭТП).

На ваши вопросы ответит

Полина Дуйкова, руководитель направления внедрений СЭД/ECM Департамента бизнес-решений Softline

Звоните: +7 (351) 222-40-10, доб. 3656

Пишите: Polina.Duykova@softline.com

 

Новости, истории и события
Смотреть все
Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представляет ИИ-ассистента линейки продуктов Citeck
Новости

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представляет ИИ-ассистента линейки продуктов Citeck

29.08.2025

Softline Security Summit 2025: ГК Softline обсудила с лидерами ИБ-рынка и заказчиками актуальные вопросы кибербезопасности
Новости

Softline Security Summit 2025: ГК Softline обсудила с лидерами ИБ-рынка и заказчиками актуальные вопросы кибербезопасности

29.08.2025

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) разработала инструмент для упрощения и ускорения интеграции платформы Directum RX с другими системами
Новости

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) разработала инструмент для упрощения и ускорения интеграции платформы Directum RX с другими системами

28.08.2025

Роботизированный комплекс для лазерной сварки производителя лазерных решений VPG LaserONE (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) включен в реестр российской промышленной продукции
Новости

Роботизированный комплекс для лазерной сварки производителя лазерных решений VPG LaserONE (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) включен в реестр российской промышленной продукции

27.08.2025

Компания MAINTEX FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) приступила к выполнению работ по совершенствованию ремонтной практики на руднике «Октябрьский» Норильского Никеля
Новости

Компания MAINTEX FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) приступила к выполнению работ по совершенствованию ремонтной практики на руднике «Октябрьский» Норильского Никеля

27.08.2025

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) и «Перспективный мониторинг» открыли центр киберучений Ampire в Российском университете транспорта
Новости

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) и «Перспективный мониторинг» открыли центр киберучений Ampire в Российском университете транспорта

27.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и компания «Цифровые технологии» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и «КриптоАРМ ГОСТ» 3 для шифрования на рабочих станциях
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и компания «Цифровые технологии» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и «КриптоАРМ ГОСТ» 3 для шифрования на рабочих станциях

26.08.2025

Подтверждена совместимость продуктов «Цитрос» от SL Soft FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) и операционной системы РЕД ОС 8
Новости

Подтверждена совместимость продуктов «Цитрос» от SL Soft FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) и операционной системы РЕД ОС 8

25.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и ГК «Катюша» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и печатной техники «Катюша»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и ГК «Катюша» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и печатной техники «Катюша»

25.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и OpenYard подтверждают совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с серверами OpenYard
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и OpenYard подтверждают совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с серверами OpenYard

22.08.2025

ГК Softline и БФТ-Холдинг подписали соглашение о сотрудничестве
Новости

ГК Softline и БФТ-Холдинг подписали соглашение о сотрудничестве

21.08.2025

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПО ИТОГАМ 6 МЕСЯЦЕВ 2025 ГОДА И ПОДТВЕРЖДАЕТ ПРОГНОЗ НА 2025 ГОД
Новости

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПО ИТОГАМ 6 МЕСЯЦЕВ 2025 ГОДА И ПОДТВЕРЖДАЕТ ПРОГНОЗ НА 2025 ГОД

21.08.2025

Обновление «Цитрос Цифровой Платформы» от SL Soft FabricaOne.AI (акционер – ГК Softline): больше гибкости, безопасности и удобства
Новости

Обновление «Цитрос Цифровой Платформы» от SL Soft FabricaOne.AI (акционер – ГК Softline): больше гибкости, безопасности и удобства

20.08.2025

ГК Softline и OXYGEN заключили стратегическое партнерство в сфере облачных решений
Новости

ГК Softline и OXYGEN заключили стратегическое партнерство в сфере облачных решений

20.08.2025

ГК Softline на «ИТ-Пикнике»: инновации и экспертиза
Новости

ГК Softline на «ИТ-Пикнике»: инновации и экспертиза

19.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтверждает совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и системы администрирования «РЕД АДМ»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтверждает совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и системы администрирования «РЕД АДМ»

19.08.2025

ОС «МСВСфера» от «Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) признана лучшей российской серверной операционной системой
Новости

ОС «МСВСфера» от «Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) признана лучшей российской серверной операционной системой

18.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера АРМ» и редактора «Автограф»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера АРМ» и редактора «Автограф»

18.08.2025

Современные лазерные технологии в промышленности: анализ рынка и инновационных решений в 2025 году
Блог

Современные лазерные технологии в промышленности: анализ рынка и инновационных решений в 2025 году

25.08.2025

Российские операционные системы. Топ отечественных ОС 2025
Блог

Российские операционные системы. Топ отечественных ОС 2025

21.08.2025

Цифровые лаборатории, VR-анатомия и не только: современные медико-биологические классы
Блог

Цифровые лаборатории, VR-анатомия и не только: современные медико-биологические классы

13.08.2025

Практическое руководство по защите коммерческой тайны в России: пошаговые инструкции и правовые аспекты
Блог

Практическое руководство по защите коммерческой тайны в России: пошаговые инструкции и правовые аспекты

05.08.2025

Импортозамещение в 2025 году
Блог

Импортозамещение в 2025 году

01.08.2025

Искусственный интеллект для медицины: реалии 2025 года
Блог

Искусственный интеллект для медицины: реалии 2025 года

24.07.2025

Топ российских производителей ноутбуков 2025: специализация и ведущие модели
Блог

Топ российских производителей ноутбуков 2025: специализация и ведущие модели

21.07.2025

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак
Блог

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак

18.07.2025

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием
Блог

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием

17.07.2025

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году
Блог

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году

15.07.2025

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM
Блог

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM

07.07.2025

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности
Блог

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности

04.07.2025

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ
Блог

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ

01.07.2025

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса
Блог

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса

27.06.2025

Технологии умного города: от ИИ до RPA
Блог

Технологии умного города: от ИИ до RPA

25.06.2025

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)
Блог

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)

23.06.2025

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор
Блог

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор

20.06.2025

VPS: что это и когда он необходим бизнесу
Блог

VPS: что это и когда он необходим бизнесу

17.06.2025