Content AI и DocTrix: новые возможности для оптимизации рабочих процессов

Автоматизация бизнес-процессов становится ключевым фактором повышения эффективности и конкурентоспособности современных компаний. Она позволяет не только ускорить выполнение задач и снизить количество ошибок, но и сократить операционные расходы — в некоторых отраслях до 50%. На примере решений Content AI для DocTrix разбираемся, как эффективно оптимизировать рабочие процессы.  

Как работает интеллектуальная обработка данных

Несмотря на повсеместную цифровизацию многие компании продолжают активно использовать бумажные документы, в том числе из-за требований законодательства. Это приводит к проблемам с хранением, обработкой и поиском информации, повышает риски потери данных и снижает общую эффективность бизнес-процессов. Если нет возможности отказаться от бумажной документации, то работу с ними можно оптимизировать с помощью интеллектуальной обработки данных. 

DocTrix — это облачная платформа для гибкой автоматизации бизнес-процессов, которая является полноценной заменой экосистемы Microsoft SharePoint. Она работает по принципу конструктора: из готовых модулей можно быстро собрать необходимую конфигурацию. Платформа позволяет автоматизировать документооборот, HR-процессы, Service Desk и быстро создавать корпоративные приложения.  У DocTrix широкая функциональность для работы с корпоративными документами. В рамках платформы можно создавать и хранить различные файлы, работать над ними вместе с коллегами или делиться с другими сотрудниками и т.д. 

Content AI специализируется на технологиях интеллектуальной обработки данных. IDP-решения компании автоматически извлекают информацию из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, электронных файлов форматов Word, Excel, PDF и других, а также из электронных писем и вложений. Более того, продукты Content AI с помощью технологий ИИ могут распознавать рукописный текст. За счет этого можно автоматизировать обработку различных анкет, заявлений, справок и других документов. Извлеченные данные могут экспортироваться в нужные сервисы для дальнейшей работы, например, в базы данных, ERP, CRM и т.д. 

Представьте банальную ситуацию. На вашем столе скопилась огромная стопка бумаг: счета, договоры, написанные от руки заявления и т.д. Такой же объем документов оказался в электронной почте. Чтобы только рассортировать их, потребуется полчаса, а то и больше. А еще необходимо оцифровать и обработать информацию, так как ваша компания оперирует данными и хранит их в электронном формате. Так удобнее и надежнее. 

Универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации ContentCapture работает по принципу единого окна. ContentCapture заменяет ручную сортировку и ввод данных, позволяет автоматизировать процесс классификации и извлечения данных из документов, а затем сохраняет информацию в бизнес-приложения DocTrix. Для того, чтобы данные были максимально точными, в системе присутствует возможность их проверки на основе автоматических или настраиваемых правил. При необходимости, исходный документ может быть сохранен в PDF с возможностью поиска.  

ContentReader Server — это корпоративное серверное решение, которое легко интегрируется с DocTrix. Основное его назначение — создание электронных версий документов, удобных для поиска, просмотра, обмена и хранения, например, в формате PDF. Это решение обеспечивает быстрое и точное распознавание изображений и их преобразование в редактируемые форматы. 

Зачем нужны решения Content AI для DocTrix

Эффект для бизнеса от этих решений может быть разный — зависит от размера организации, специфики процессов и решаемых задач, глубины интеграции и т.д. Вот только несколько результатов, которые вы получите, внедрив решения Content AI для DocTrix:

• сокращение операционных расходов; 
• повышение эффективности совместной работы сотрудников и подразделений;
• ускорение работы с большим объемом бумажных документов;
• повышение производительности и прозрачности процессов;
• снижение влияния человеческого фактора и риска ошибок. 

Сценарии применения 

Как работают решения для интеллектуальной обработки данных, разобрались. Теперь рассмотрим, работу каких отделов они могут оптимизировать. 

Отдел кадров. HR-специалисты тратят много времени на работу с документами сотрудников. Решения Content AI помогают автоматизировать обработку данных персонала и соискателей, например, резюме, заявлений о приеме на работу или увольнении. Система обеспечивает безопасность всего процесса обработки информации, что так важно при работе с персональными, в том числе и конфиденциальными, данными. Файлы PDF с метаданными для точного поиска сразу же будут доступны в DocTrix. 

Финансовый отдел и бухгалтерия. Сотрудники могут использовать эти инструменты для обработки счетов, актов, товарных накладных и других документов, а также для автоматического сбора данных при подготовке отчетов. Так как решения Content AI легко интегрируются в DocTrix, то весь процесс работы с документами может проходить бесшовно в онлайн. В DocTrix можно оперативно согласовать и утвердить необходимые документы. Также технологии позволяют не пропустить важные «бумаги» и не нарушить сроки. Это облегчает взаимодействие с налоговой и снижает риски наложения штрафов.

Если у вас в различных источниках хранятся отсканированные и сфотографированные счета, письма, договоры и другие документы, найти их можно только зная точное название или месторасположение. Продукты Content AI облегчают поиск таких документов и делают их легкодоступными в DocTrix. Цифровые инструменты выполняют полнотекстовый поиск по всем файлам в локальной сети, в том числе по документам в форматах TIFF, JPEG и PDF. Так сотрудники находят нужную информацию в несколько раз быстрее.

Юридический отдел. Еще одна категория сотрудников, которые работают с большими объемами информации, — юристы. DocTrix и Content AI помогут автоматизировать работу с заявлениями, контрактами, корреспонденцией и другими файлами. Сотрудники смогут быстрее искать нужную информацию, готовить и согласовывать юридические документы. 

Фронт-офисы. Интеллектуальные инструменты помогают сотрудникам этих подразделений в режиме live индексировать и обрабатывать всю входящую корреспонденцию.  Файлы экспортируются в DocTrix и распределяются по нужным адресатам и отделам. Таким образом автоматически запускаются разные бизнес-процессы. Решения не только облегчают выполнение задач для конкретных сотрудников, но и повышают эффективность взаимодействия между подразделениями, ускоряют совместную работу и делают процессы прозрачными.

Платформа DocTrix и решения Content AI подходят для крупных и небольших компаний. Продукты находятся в реестре отечественного ПО, поэтому их могут использовать государственные структуры или организации с госучастием.