В ГК «Гулливер» входит сеть супермаркетов «Гулливер» , торговая сеть «Победа», представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, 2 логистических центра, 1 Автотранспортное предприятие, Собственное производство «Фабрика Кухня». Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в прошлом году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.
Команде проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора – сократить количество ошибок при оформлении документов.
Эксперты провайдера предложили заказчику оптимизировать работу за счет внедрения системы DIRECTUM RX. Одно из преимуществ платформы – это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.
В ходе проекта Softline помогла ритейлеру автоматизировать проверку контрагентов на благонадежность, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произведена интеграция DIRECTUM RX с системами 1С, Run Retail, Active Directory.
Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.
В результате реализации проекта работа ГК «Гулливер» с договорами была переведена на электронные рельсы. Заказчик может работать внутри сервиса с 43 видами договоров, 27 видами доп. соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7000 документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.
«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами DIRECTUM наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес – более эффективным», – рассказала руководитель направления СЭД/ECMкомпании Softline Полина Дуйкова.
«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании. Что особенно важно – оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, предоставленным по шаблону, она всегда сопровождалась качественным анализом и консультацией, помощью в решении возникающих трудностей. «Гулливер», безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», – комментирует менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.