Вредные советы по деловой переписке

• Тема письма
• Первый абзац
• Форматирование и стиль
• Групповая переписка
• Время ответа и уточнение деталей
• Эмоции
• Подпись

Вы думаете, что все знаете о деловой переписке? Давайте проверим? Специально для вас мы собрали вредные советы, позволяющие привнести в письма нотку новизны и дополнительного задора.

Тема письма

Никогда не заполняйте тему письма, а если заполняете, пишите «привет», потому что вежливость еще никому не повредила! Пусть все знают, что вы хорошо воспитанный человек. Ведь это же так здорово, когда на почту каждый день приходит не меньше двадцати писем и все с вежливым «привет» в теме. Сортировать такую корреспонденцию очень удобно: «Привет» и «Добрый день» – вежливые люди. «Заявка 911. Перевод технического текста с англ. яз.» – сухари, которые только о работе и думают.

Первый абзац

Никогда не указывайте в первом абзаце важные сведения. Невежливо начинать деловой разговор, не поинтересовавшись жизнью собеседника. Спросите, хорошее ли у него настроение, обсудите погоду, а уже потом переходите к делу. 

Вас будут считать душевным и внимательным человеком, если получат письмо с темой «Доброго вам дня» и первыми 3-5 строками, в которых будет: «Дорогой коллега, как настроение? Откопали ли вы сегодня машину из сугроба или добирались на автобусе? Надеюсь, не замерзли, а то нынче погода суровая».

А то, что для понимания сути придется открывать само письмо, так их для того и пишут, чтобы читать!

Форматирование и стиль

Чем больше информации, тем лучше. Не разбивайте текст на абзацы и не увлекайтесь списками, иначе могут подумать, что вам нечего сказать.

Человек, которому нечего сказать, пишет так, как это делает Евгений (см. пример ниже). Не будьте как Евгений!

Другое дело – Татьяна! Она человек ответственный и умеет составить официальное письмо, не забыв блеснуть своей эрудицией и деловой хваткой. 

Добавляйте канцеляризмы, англицизмы и повторы – будет еще лучше, тогда уж все точно поймут, что вы суперпрофессионал и знаете, о чем говорите!

Групповая переписка

Нужно добавить нового человека в переписку или отправить ему несколько писем? Не вздумайте упоминать в начале своего письма, о чем именно идет речь и какого рода реакции и помощи вы ожидаете. 

Во-первых, вы можете исказить факты.

Во-вторых, человек должен сам все прочитать и сделать выводы. И ничего, если в переписку попадут не все реплики, ведь ваш коллега не просто так сидит на своем месте. Он профессионал, а настоящий профессионал умеет читать между строк и угадывать мысли собеседников на расстоянии. Начнете писать конкретику – сразу все испортите. У вашего коллеги может возникнуть впечатление, что вы сомневаетесь в его компетенциях.

И, разумеется, если вам нужно написать письмо сразу нескольким людям, не вздумайте уточнять, кому и какая часть вашего послания адресована. Внесите в деловую переписку элемент случайности и игры. Пусть каждый делает то, что ему больше нравится. Если секретарь захочет составить договор – не обрезайте ему крылья, пусть пробует. Если инженер захочет взять на себя делопроизводство – тоже неплохо, новый опыт. Ну а если одно и то же сделают два раза или не сделают вовсе – будет сюрприз. Вы ведь любите сюрпризы?

Время ответа и уточнение деталей

Во-первых, не приучайте коллег к тому, что вы быстро отвечаете на их письма. Не балуйте их! Всегда нужно выждать не менее суток. В противном случае вас завалят просьбами и пожеланиями, ведь вы станете лучшим работником компании.

Во-вторых, если вы не поняли, о чем конкретно вас просят, не вздумайте задавать уточняющие вопросы. Ваш собеседник может усомниться в вашей профпригодности и интеллекте. Лучше попробуйте угадать, чего от вас хотят. Если угадаете – прославитесь как телепат, способный улавливать мысли налету. Если нет – что ж, у всех бывают плохие дни. Рано или поздно вы угадаете.

Эмоции

Запомните! В деловых письмах всегда должно быть место эмоциям. Без них ваше письмо не примут к сведению. Если эмоции плещут через край – тем лучше, вы можете выплеснуть их в нескольких письмах, отправленных с интервалом в минуту. Уж одно или два из них точно прочитают и примут к сведению.

Почувствуйте разницу!

Письмо Евгения (см. пример ниже) забудут сразу же. Зато письма Татьяны надолго останутся в памяти коллеги и, возможно, принесут ей славу эмоциональной и утонченной личности.

Подпись

И, наконец, последнее – подпись. Подпись и контакты в ней – это скучно и отдает формализмом. Не думайте, что ваши адресаты не умеют пользоваться поиском в сети или просматривать карточки контактов на рабочем портале. Не лишайте их возможности удивить вас проницательностью и логическим мышлением. Помните, как было в Шерлоке Холмсе?

– Афганистан или Ирак?
– Афганистан. Но, простите, как вы?..
– Как вы относитесь к скрипке?
– Простите, что?
– Когда я размышляю, я играю на скрипке, а иногда молчу целыми днями. Вас это не будет беспокоить? Будущие соседи должны знать худшее друг о друге.
– Как вы узнали про Афганистан?
– Я присмотрел милое местечко в центре Лондона. Думаю, вместе мы его потянем.

Вы готовы лишить вашего коллегу удовольствия ощутить себя великим сыщиком? Нет? Тогда не вздумайте использовать подписи с контактами и должностью!

Надеемся, наши вредные советы помогут вам сделать деловую переписку интересней, неожиданней и эмоциональней. Начальство, коллег и партнеров несомненно удивят произошедшие с вами изменения и, возможно, вам даже предложат сменить работу на что-нибудь более креативное и необычное