Ситуация
Всероссийский центр изучения общественного мнения (ВЦИОМ) – старейшая и наиболее известная российская компания, проводящая опросы по заказам федеральных и региональных органов государственной власти, а также электоральные и политические исследования. При этом две трети заказчиков компании не являются представителями госсектора – это частный бизнес и некоммерческие структуры.
ВЦИОМ ежегодно проводит более 400 масштабных проектов изучения общественного мнения. Под эти задачи в компании сформирован проектный офис: руководители проектов, «полевой» персонал, занимающийся непосредственным проведением всевозможных исследований, а также специалисты по формированию статистики и аналитики. Когда в центр поступает заказ на исследование, в системе формируется задача, и опросные листы передаются в «поля». По итогам опросов полученная информация обрабатывается аналитическим отделом и контрольным органом.
Ранее менеджеры проектов ВЦИОМ использовали в своей работе локальные средства Microsoft Office. Но со временем рост количества заказов на исследования привел к тому, что в компании возникла острая необходимость автоматизировать процесс управления проектами и консолидировать информацию в рамках одной платформы.
Решение
Сравнив несколько систем управления проектами, руководство ВЦИОМ остановило свой выбор на платформе Microsoft Project Server 2013, поскольку она в наибольшей степени соответствовала требованиям заказчика. В частности, решение отличалось простотой поддержки, оптимальной стоимостью и возможностями кастомизации.
Партнером проекта была выбрана компания Softline, которая представила наиболее выгодное предложение. Обширный опыт компании в реализации интеграционных проектов на основе решений Microsoft также стал для заказчика одним из факторов, повлиявших на выбор партнера.
Реализация проекта для ВЦИОМ длилась четыре месяца. За это время специалисты департамента решений Microsoft компании Softline подготовили техническое задание, развернули на мощностях заказчика Microsoft Project Server 2013, осуществили необходимые настройки системы. После этого была проведена опытно-промышленная эксплуатация системы при консультационной поддержке инженеров Softline. Отдельным этапом проекта стало сертифицированное обучение специалистов ВЦИОМ работе с системой, проведенное в Учебном центре Softline.
Результаты
Решение Project Server позволило ВЦИОМ консолидировать информацию по проектам компании в едином приложении. Теперь сотрудники проектного офиса могут отслеживать фактическую занятость исполнителей и вести перекрестную загрузку персонала. Помимо этого, решение Microsoft полностью автоматизировало процесс создания проектов: сотрудники ВЦИОМ могут сформировать любой типовой проект в один клик. Шаблоны значительно сократили время на создание проектов и назначение задач исполнителям.
Важным нововведением стала автоматизация коммуникаций по проектам. Теперь исполнители получают задачи по электронной почте, а отчитываются – через веб-интерфейс Project Web Access. Кроме того, руководители проектов отметили удобство автоматизированной системы отчетности. План-фактовый анализ, отчет по выполненным задачам и занятости персонала – все это позволяет четко соблюдать сроки проектов и грамотно распределять нагрузку между исполнителями.
«В своей ежедневной работе я использую Project Server. Поэтому могу смело утверждать, что такая автоматизация позволит заказчику значительно ускорить бизнес-процессы в рамках ведения проектов. Если раньше создание проекта и назначение задач в ВЦИОМ могло занимать до четырех часов, то теперь, благодаря разработанным шаблонам типовых проектов, это можно сделать за час. Более того, знания, приобретенные в Учебном центре Softline, помогут заказчику расширить возможности использования системы и получить наибольшую экономическую отдачу от продукта», –
Евгений Ченцов, руководитель отдела проектов департамента решений Microsoft компании Softline.
Ранее процесс управления проектами не был автоматизирован. Количество проектов росло, и проектным менеджерам все тяжелее было справляться с нагрузкой. Мы искали решение, которое помогло бы нам использовать имеющиеся ресурсы и при этом не усложнило бы работу пользователей. Платформа Microsoft Project Server 2013, развернутая компанией Softline, отвечает всем поставленным требованиям и имеет интуитивно понятный интерфейс.
Благодаря компании Softline, с которой Московский ювелирный завод тесно сотрудничает уже более 10 лет, мы получили программное обеспечение SketchUp Pro, позволяющее оперативно создавать качественные дизайн-проекты в 3D и при необходимости быстро вносить в них изменения. В результате повысился уровень подготовки дизайн-проектов, сократились сроки их согласования с собственниками торговых центров. Мы стали быстрее открывать новые магазины и проводить перепланировку уже работающих торговых точек, что высвободило больше времени для работы с потенциальными покупателями и повысило уровень клиентской удовлетворенности.
По результатам проекта (миграция на Windows 10) были обновлены операционные системы на 1000 рабочих мест. Благодаря сотрудничеству с Softline мы провели сложный процесс миграции в сжатые сроки. Консультации, организованные Softline для IT-специалистов вуза, помогли нам самостоятельно продолжить переход на новую версию Windows.
Благодаря проекту виртуализации нам удалось не только обеспечить сохранность конфиденциальной информации и высокую скорость выполнения бизнес-процессов, но и облегчить работу коллег. Раньше нам часто приходилось мириться с вынужденными простоями, дожидаясь, пока ключ для входа в систему «Клиент-Банк» будет передан от одного сотрудника к другому. Теперь подготовка рабочего места для нового бухгалтера занимает считанные минуты, и мы можем расширять бизнес, предоставляя сотрудникам возможность выполнять свою работу в наиболее комфортных условиях: удаленно, с помощью мобильного устройства.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Проект по оценке активов программного обеспечения, реализованный компанией Softline, помог нам решить целый ряд задач. В результате реализации SAM упростилось финансовое планирование, благодаря чему мы пересмотрели и оптимизировали будущие затраты на IТ-инфраструктуру. Проект позволил нам повысить управляемость активами, а также снизить юридические риски.
Мы благодарны компании Softline за оперативную поддержку нашей работы. Для нас важно иметь инфраструктуру, которая работает без сбоев, а возникающие технические проблемы решаются быстро и качественно.
Ежедневно предприятие обрабатывает большой объем персональных данных абонентов. Разработанная и внедренная специалистами Softline система защиты информации помогла нам обеспечить надлежащий уровень их безопасности и исключить вероятность несанкционированного доступа к данным.
Используемые нами ранее антивирусные продукты не могли обеспечить должный уровень безопасности внешних и внутренних коммуникаций, поэтому и было принято решение о переходе на новый продукт. Внедрение Kaspersky Business Space Security стало логичным шагом на пути к построению системы комплексной безопасности организации.
Несмотря на наши опасения, связанные с переходом на данный продукт, и сложности, возникавшие в процессе внедрения, мы довольны уровнем защиты нашей системы в настоящее время. Благодаря нашему партнеру, компании Softline, выполнен переход на единую по всей организации версию антивируса, улучшена управляемость и защита IT-инфраструктуры.