«Снежная Королева» перевела почту и коммуникации на Google Apps for Work

Ситуация

«Снежная Королева» – крупнейшая российская сеть мультибрендовых Department Stores. Открытие первого магазина компании состоялось в Москве в 1998 году. Сегодня в обеих столицах и крупных региональных городах открыто 120 магазинов компании. Создание собственных торговых марок, сотрудничество с ведущими мировыми производителями, динамичное развитие формата розничной торговли в соответствии с международными тенденциями, проведение масштабных рекламных мероприятий – ключевые направления деятельности компании.

Общая численность штата компании приближается к четырем тысячам, из которых 330 сотрудников работает в центральном офисе в Москве, 130 человек – в складском комплексе в городе Подольске Московской области, остальные являются сотрудниками розничной сети магазинов в разных городах страны.

Электронная почта – важнейший инструмент коммуникаций между сотрудниками. До миграции на Google Apps почтовая система была построена на основе открытых решений на платформе Linux. Необходимость замены почтовой системы назрела в связи с окончанием срока полезной эксплуатации оборудования, на котором она работала, а также в связи с нехваткой объема почтовых ящиков и отсутствия возможности мобильной работы.

Чтобы выбрать замену прежней системе, IT-специалисты «Снежной Королевы» провели исследование рынка. Рассматривались различные почтовые и коммуникационные решения, в первую очередь облачные. Наиболее подходящим для компании было признано решение Google Apps for Business, полностью отвечающее требованиям с точки зрения функционала сервисов и отказоустойчивости.

Решение

Внедрение Google Apps for Work прошло в точном соответствии с первоначальным планом. Первым этапом стала предпроектная подготовка и реализация пилотного проекта для тестовой группы пользователей. Затем на новую почтовую систему был переведен топ-менеджмент, а далее остальные сотрудники. Продукт был успешно внедрен в существующее рабочее окружение пользователей и не потребовал изменений в их работе.

Первый этап был завершен за один месяц силами всего одного сотрудника, а полностью система была развернута за 7 месяцев. Однако благодаря обширному функционалу решения со временем появляются новые сценарии его использования, поэтому работы по внедрению при необходимости продолжаются.

Облачное решение снимает с IT-службы вопросы поддержки сервиса. При этом Google Apps for Business исправно работает, его доступность обеспечивается вендором. В то же время решение повысило качество работы IT-службы – ускорилась обратная связь по разным задачам, предоставляемых сервисов. На основе опросов Google Apps была разработана форма обратной связи по результатам решения заявок, что позволило сервис-менеджеру службы поддержки в одном месте практически в режиме онлайн получать замеры удовлетворенности пользователей в разрезе смен поддержки.

Результаты

Большинство сотрудников работает в первую очередь с корпоративной почтой. Важнейшими улучшениями в этой области коммуникаций стали большой размер почтовых ящиков и мобильный доступ Google Apps. Эти улучшения получили высокую оценку топ-менеджмента и рядовых сотрудников. Однако кроме почты Google Apps предлагает огромное количество возможностей, которые оказались востребованными компанией. Доступные всем участникам календари и списки задач позволяют более прозрачно и четко координировать работу, в т.ч. совместную. А доступ к средствам планирования онлайн, в мобильном режиме, позволяет планировать рабочий день буквально в пути, чем многие руководители широко пользуются.

У географически распределенных подразделений при появлении такого инструмента, как Hangouts (сервис видео- и конференцсвязи), появился новый формат коммуникации. Сотрудники нередко используют Hangouts с мобильных устройств, обычно для проведения оперативных совещаний в случае, когда необходимо быстро получить консультацию или комментарий у специалиста или исполнителя.

Департамент розничных продаж эффективно использует видеоконференции. Данный сервис постепенно стали задействовать в работе руководители небольших подразделений для работы распределенных рабочих групп, проведения совещаний, презентаций.

Использование общих документов оказалось очень удобным для формирования малых рабочих групп под конкретные задачи, что помогает существенно экономить время на координацию работы участников команды. «Google Apps – это совершенно другое IT-окружение. Если взять для примера стандартный цикл редактирования документа в три дня и три таких цикла на сложный документ с промежуточной сдачей, то сейчас подготовка подобного документа сократилась примерно в два раза», – комментирует Игорь Ляпин, заместитель директора департамента информационных технологий сети магазинов «Снежная Королева».

Для быстрого сбора различной информации используются возможности для проведения опросов на основе Google Forms. Например, сотрудники поддержки получают обратную связь по удовлетворенности решения инцидентов через онлайн-опросы сотрудников.

Корпоративный канал Youtube применяется как часть системы дистанционного обучения для размещения учебного видеоконтента. Эта практика позволяет экономить около 20% бюджета на телекоммуникации.

Визуальные мерчендайзеры получили возможность существенно повысить качество своей работы за счет перевода отчетности магазинов на видеоформат. При этом используются звуковые комментарии для пояснений и текстовые комментарии для обратной связи.