Ситуация
ООО «Ригла» – межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка – входит в группу компаний «Протек», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.
В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля использования денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.
По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и IТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
Решение
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Результаты
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
- Cуществует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился.
- Предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
- Предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т. п.).
- Независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи.
- Сокращены физические потери документов.
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек впромышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», –
Роман Романцов, руководитель отдела продаж SoftlineConsulting Services.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Компания Softline выступила поставщиком MATLAB и Simulink для МГТУ им. Н. Э. Баумана. Включение MATLAB и Simulink в учебные планы помогает нам увлечь студентов и объединить теорию с практикой.
Благодаря предпроектному обследованию, проведенному специалистами Softline, мы детально проанализировали соответствие функциональных возможностей Dynamics CRM реальным бизнес-процессам компании, оценили ресурсы и сроки реализации проекта, включая интеграцию с ERP-системой, спланировали ресурсы, необходимые на этапе внедрения, и возможности для выполнения работ с привлечением наших IT-специалистов.
Благодаря команде специалистов Softline мы оперативно получили готовое облачное решение с возможностью дальнейшего масштабирования. Миграция части IT-инфраструктуры в облако позволила нам обеспечить бесперебойное функционирование критически важных сервисов и увеличить их доступность для пользователей.
Сейчас SCCM находится на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Система собирает всю информацию, а также распространяет программное обеспечение на новые ПК. Мы понимаем важность использования этого инструмента в инфраструктуре Inchcape и уже запланировали его развитие, что позволит исключить ошибки, возникающие при ручной установке приложений, и сократить время технических специалистов на выполнение рутинных операций. В итоге высвободившиеся ресурсы отдела можно перераспределять на более важные проекты. Управляя рабочими станциями с помощью SCCM, мы рассчитываем повысить эффективность и производительность IT-службы в целом.
Softline реализовала проект миграции системы управления жизненным циклом средств аутентификации для Orange Business Services на новую версию SafeNet Authentication Manager (SAM) от компании «Аладдин Р.Д.». Мы очень довольны сотрудничеством с Softline, так как смогли на практике убедиться в профессионализме специалистов компании, объективности предлагаемых решений и качестве их исполнения. Уверен, что данный проект положил начало нашему долгосрочному партнерству.
Softline реализовала SAM-проект в ОАО «НПО ЦКТИ».
«Сведения, полученные в результате проекта, помогут нашему предприятию грамотно управлять программными активами, предупреждая киберугрозы, и предотвратить материальные издержки», –
Благодаря почте в публичном облаке Softline мы получили глобальную систему корпоративной коммуникации, охватывающую все филиалы, и при этом не понесли капитальных затрат, связанных с покупкой дополнительного оборудования. Еще одно преимущество сервиса – его легкая масштабируемость, что очень актуально для нашего растущего бизнеса.
ГУП «Московский метрополитен» Информационно-вычислительный центр на протяжении нескольких лет успешно сотрудничает с ЗАО «СофтЛайн Трейд» в области поставок программного обеспечения и предоставления информационных услуг. За время сотрудничества ЗАО «СофтЛайн Трейд» проявила себя и как надежный поставщик программного обеспечения и как партнер, обеспечивающий квалифицированное сервисное обслуживание и инженерную поддержку. Рекомендуем компанию Softline как высоко профессионального, динамично развивающегося и надежного партнера.