Ситуация
ООО «Ригла» – межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка – входит в группу компаний «Протек», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.
В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля использования денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.
По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и IТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
Решение
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Результаты
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
- Cуществует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился.
- Предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
- Предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т. п.).
- Независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи.
- Сокращены физические потери документов.
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек впромышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», –
Роман Романцов, руководитель отдела продаж SoftlineConsulting Services.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Специалисты Softline помогли нам с выбором современного программного и аппаратного обеспечения, наиболее полно отвечающего мировым требованиям стандартов WorldSkills. Компания оперативно осуществила поставку и внедрение всего необходимого оборудования. Мы получили полностью оснащенную площадку, где наши студенты могут не только повышать уровень своего мастерства, но и готовиться к участию в чемпионатах WorldSkills, проводимых в Пермском крае и России. В этом году несколько студентов техникума успешно прошли отборочные испытания по четырем компетенциям ИТ-блока и заслужили право представлять наш техникум на VI Открытом Региональном чемпионате «Молодые профессионалы», а трое из них вышли в финал VIII Национального чемпионата «Молодые профессионалы». Финал пройдет на площадке техникума, а главные эксперты и их заместители будут в режиме реального времени следить за ходом соревнований и контролировать строгое соответствие регламентам. Наблюдать за ходом соревнований и деловой программой с помощью онлайн-трансляции станет возможно из любой точки мира – и в этом есть немалая заслуга команды Softline.
Сейчас непростое время для большинства компаний, особенно небольших. И мы хотим помочь им сократить затраты на услуги IT-специалистов, разработку и самостоятельное внедрение необходимых для ведения бизнеса приложений. Наш сервис позволит за несколько минут выбрать оптимальный набор услуг, сэкономив свое время и деньги. Готовые к использованию облачные приложения работают быстро и надежно.
Информационные технологии развиваются очень быстро, автоматизация процессов и оптимизация определенных видов издержек неизбежно требуют использования высокопроизводительного оборудования и дисковых емкостей. Перед нами стояла задача оперативно модернизировать имеющуюся инфраструктуру и по возможности обойтись минимальными финансовыми вложениями. В связи с этим было принято решение попробовать арендную модель Dedicated, предложенную экспертами Softline. В кратчайшие сроки специалисты провайдера сформировали предложение, уже через 14 дней мы получили необходимое нам оборудование и еще через пару дней после этого разворачивали интересующие нас сервисы. В итоге, помимо решения поставленных задач, мы получили точки роста и возможности дальнейшей модернизации нашей инфраструктуры. Мы благодарны специалистам Softline за высокий профессионализм и скорость работы и надеемся продолжить плодотворное сотрудничество в будущем.
Когда перед IT-службой предприятия встал вопрос защиты сотрудников от нежелательного контента в Интернете, было принято решение доверить реализацию данной задачи специалистам Softline. Взаимодействие в рамках проекта началось с предварительного анализа и сравнения решений web-фильтрации трех производителей, из которых всем требованиям соответствовало лишь одно – Cisco IronPort Web Security.
Как крупная промышленная компания с развитой IT-инфраструктурой мы понимаем все преимущества комплексной контентной фильтрации для защиты и обеспечения непрерывности бизнес-процессов. Главным результатом реализованного проекта мы считаем то, что благодаря профессиональной консультационной поддержке и слаженной технической работе специалистов Softlline мы прлучили надежный инструмент защиты от нежелательного трафика, оптимизированный интернет-трафик и возможности легкого администрирования процессов его фильтрации.
Решения, предложенные компанией Softline, позволили нам оптимизировать использование IT-ресурсов, сократить затраты на приобретение дополнительного оборудования. Также нам удалось повысить эффективность управления системой, предоставить сотрудникам доступ к необходимым ресурсам с любого устройства.
Softline поставила компании «Доброфлот» гиперконвергентное решение для обработки данных.
«Данный проект состоялся во многом благодаря профессионализму специалистов Softline, которые смогли не только предложить более производительное решение по цене, сопоставимой с классической инфраструктурой, но и качественно и в срок произвести поставку и внедрение всех продуктов, предоставляя постоянную консультацию наших специалистов в сложных вопросах. Мы очень благодарны команде Softline за совместную работу», –
Благодаря использованию SAP удалось обеспечить всесторонний анализ продаж, закупок и поставок с детализацией до коллекций и артикулов. Мы выражаем благодарность сотрудникам Softline, способным быстро и качественно решать поставленные задачи.
Softline завершила проект по внедрению единой коммуникационной системы Office 365 для Yukon.
«Наша внутренняя коммуникация вышла на новый уровень, повысилась продуктивность сотрудников. Новые инструменты помогают оперативно решать задачи и всегда оставаться на связи. Персонал имеет постоянный доступ к почтовому ящику, календарям, мессенджеру с любого устройства и независимо от того, в какой стране находится. Это действительно удобно для совместной работы: мы можем в любое время обсуждать наши проекты, планировать собрания и не прерывать рабочий процесс», –