Ситуация
ООО «Ригла» – межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка – входит в группу компаний «Протек», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.
В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля использования денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.
По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и IТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
Решение
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Результаты
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
- Cуществует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился.
- Предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
- Предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т. п.).
- Независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи.
- Сокращены физические потери документов.
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек впромышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», –
Роман Романцов, руководитель отдела продаж SoftlineConsulting Services.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Деятельность нашей организации предъявляет высокие требования к защите данных. Утечка проектной документации может повлечь серьезные коммерческие, технологические и репутационные издержки. Компания Softline помогла нам выбрать оптимальное решение, внедрение которого позволило оперативно предотвращать инциденты и повышать уровень ответственности персонала, работающего с конфиденциальной информацией.
Нашей задачей было обновление программного обеспечения – переход от проектирования в среде AutoCAD на новую BIM-технологию, которая позволяет сократить количество ошибок при проектировании. Мы довольны результатами совместной работы с компанией Softline и планируем с ее помощью перевести на новую технологию остальные отделы нашей компании.
Наш институт взаимодействует с Softline много лет. И всегда профессионализм и экспертные компетенции сотрудников компании помогали нам сделать правильный выбор в вопросах использования информационных технологий для автоматизации деятельности института и совершенствования информационно-технического обеспечения научных исследований. Реализация нового совместного проекта позволила нам повысить уровень надежности инфраструктуры. Внедрение IP-телефонии существенно снизит наши расходы на связь, повысит качество и эффективность взаимодействия сотрудников.
Проект по внедрению CRM-системы позволит нашей компании по-новому взглянуть на наши бизнес-процессы и развернуть их лицом к клиенту. Мы убеждены, что самым ценным активом нашей компании являются отношения с клиентами. С помощью нового решения мы видим возможность оптимизировать бизнес-процессы, сделать их более технологичными, выйти на принципиально новый уровень работы с клиентами, создать историю взаимоотношений с клиентом, повысить эффективность менеджера, получить качественную аналитику и более четкое понимание целевой аудитории. Мы надеемся, что с помощью нашего партнера в этом проекте – компании Softline – мы добьемся всех поставленных задач.
Развертывание портала на базе SharePoint Foundation прошло в строго оговоренные сроки без привлечения дополнительных временных и денежных резервов. Мы нацелены в дальнейшем развивать это решение совместно с Softline и создавать новые функциональные блоки. Также у нас в ходе проекта возникла идея установить информационные киоски в цехах и на проходной, чтобы сотрудники, не имеющие личного ПК, могли получить удобный доступ к справочной информации и были в курсе последних новостей предприятия.
ГУП «Московский метрополитен» Информационно-вычислительный центр на протяжении нескольких лет успешно сотрудничает с ЗАО «СофтЛайн Трейд» в области поставок программного обеспечения и предоставления информационных услуг. За время сотрудничества ЗАО «СофтЛайн Трейд» проявила себя и как надежный поставщик программного обеспечения и как партнер, обеспечивающий квалифицированное сервисное обслуживание и инженерную поддержку. Рекомендуем компанию Softline как высоко профессионального, динамично развивающегося и надежного партнера.
Благодаря услуге «Виртуальный ЦОД» из публичного облака Softline наша компания «Адамас» повысила эффективность работы сотрудников и увеличила производительность IТ-систем. При этом был достигнут нужный нам экономический эффект: мы перевели капитальные затраты на покупку и обслуживание серверного оборудования в операционные, на оплату аренды облачных мощностей у провайдера.
Благодаря внедрению Google Apps мы колоссально экономим время для IT-департамента. Я считаю, что это самое важное преимущество, так как мы получили практически безотказный сервис, для которого не нужно держать в штате дополнительных людей. Выбранный инструмент позволяет забыть о том, что он вообще существует. Он просто работает без каких-либо существенных проблем.