Ситуация
ООО «Ригла» – межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка – входит в группу компаний «Протек», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.
В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля использования денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.
По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и IТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
Решение
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Результаты
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
- Cуществует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился.
- Предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
- Предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т. п.).
- Независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи.
- Сокращены физические потери документов.
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек впромышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», –
Роман Романцов, руководитель отдела продаж SoftlineConsulting Services.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Специалисты Softline произвели оперативную поставку оборудования в строго оговоренные сроки. Для нас это очень важно, потому что количество студентов значительно увеличивается с каждым учебным годом, и мы должны предоставить каждому комфортные условия для работы.
Нашей задачей было обновление программного обеспечения – переход от проектирования в среде AutoCAD на новую BIM-технологию, которая позволяет сократить количество ошибок при проектировании. Мы довольны результатами совместной работы с компанией Softline и планируем с ее помощью перевести на новую технологию остальные отделы нашей компании.
Вопрос о внедрении SAM на нашем предприятии стал актуален, когда мы пришли к пониманию той важной роли, которую данная технология играет для уменьшения юридических рисков собственников. Наши акционеры – ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС» и ОАО «ТНК-BP» – полностью поддержали инициативу. Для нас было важно получить инструмент, позволяющий в реальном времени иметь полную картину по наличию и использованию лицензий на программное обеспечение, осуществлять контроль над установленным и устанавливаемым ПО, планировать затраты на приобретение дополнительных лицензий или применение альтернативных бесплатных программ.
Конкурс по выбору исполнителя выиграла компания Softline, предложившая наименьшую стоимость услуг при гарантии соблюдения всех требований технического задания. Специалисты компании Softline, участвовавшие в проекте, на высоком профессиональном уровне выполнили внедрение специального программного обеспечения, сбор и анализ установленного ПО и подтверждающих правоустанавливающих документов, разработали и предоставили проекты документов по организации управления программными активами на нашем предприятии.
ActiveCloud (входит в ГК Softline) реализовала проект по миграции IT-инфраструктуры ФНКЦ ФМБА России.
«В результате проекта мы получили желаемый уровень защищенности и бесперебойности, и теперь имеем возможность гибкого и быстрого наращивания мощностей ЦОД без прерывания обслуживания. Последнее имеет еще большее значение в связи с расширением филиальной сети в Ялте, поскольку централизованная медицинская информационная система обеспечивает круглосуточную работу при оказании первичной медицинской помощи пациентам», −
Компании «Нарьянмарнефтегаз» требовалось комплексное решение, позволяющее повысить эффективность совместной работы сотрудников, обеспечить оперативное информирование персонала и консолидировать информацию в едином источнике. На основании технического задания, представленного заказчиком, специалисты компании Softline реализовали проект на бизнес-платформе для совместной работы Microsoft SharePoint 2010. Портал на базе Microsoft SharePoint 2010 удобен как для IT-специалиста, так и для обычного сотрудника.
Для администратора это удобный конструктор, позволяющий быстро и достаточно просто работать с контентом в знакомой среде Office – добавлять и редактировать разделы и даже структуру портала. Для пользователей это единая площадка для коммуникаций и совместной работы, облегчающая взаимодействие сотрудников удаленных офисов. Консолидация решений для поддержки совместной работы на базе SharePoint 2010, безусловно, способствовала увеличению производительности труда сотрудников компании и ее IT-персонала.
Наш институт взаимодействует с Softline много лет. И всегда профессионализм и экспертные компетенции сотрудников компании помогали нам сделать правильный выбор в вопросах использования информационных технологий для автоматизации деятельности института и совершенствования информационно-технического обеспечения научных исследований. Реализация нового совместного проекта позволила нам повысить уровень надежности инфраструктуры. Внедрение IP-телефонии существенно снизит наши расходы на связь, повысит качество и эффективность взаимодействия сотрудников.
Одной из основных причин выбора Softline как исполнителя проекта стал предыдущий опыт работы с этой компанией, и в этот раз специалисты Softline снова успешно реализовали все поставленные задачи. Мы планируем продолжение сотрудничества в области переноса корпоративного портала на Microsoft SharePoint, а также рассматриваем возможность внедрения Lync, интеграции его с городской телефонной сетью и реализации функционала голосовой почты.
Внедрение Directum позволило нам организовать оперативное управление документооборотом, что повысило эффективность внутренних бизнес-процессов. Специалисты Softline при настройке решения учли все наши пожелания и оказали помощь в освоении новой системы.