Ситуация
ООО «Ригла» – межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка – входит в группу компаний «Протек», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.
В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля использования денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.
По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и IТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.
В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.
Решение
После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.
В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.
В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.
Результаты
Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:
- Cуществует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился.
- Предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
- Предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т. п.).
- Независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи.
- Сокращены физические потери документов.
На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек впромышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.
«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», –
Роман Романцов, руководитель отдела продаж SoftlineConsulting Services.
По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом.
Обратившись в компанию Softline, нашему поставщику ПО, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и в то же время позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождением документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов.
Благодаря анализу, проведенному экспертами Softline, мы смогли оценить перспективы перехода на облачные мощности и получили финансовое обоснование их использования в среднесрочной перспективе. В дальнейшем, опираясь на полученные рекомендации, мы можем выстроить такую стратегию управления IT-активами, которая будет поддерживать устойчивый рост компании.
Уже несколько лет Softline является партнером ФКП «Управление заказчика КС Минобороны России» в области поставки лицензионного программного обеспечения и внедрения IT-решений. В настоящий момент мы сотрудничаем со специалистами компании по проекту модернизации IT-инфраструктуры на платформе Microsoft для повышения ее надежности и отказоустойчивости. Многолетний опыт и компетенция специалистов гарантируют качественное выполнение проекта, поэтому мы готовы рекомендовать компанию Softline как надежного поставщика и партнера в области IT.
Для нас было важным внедрить решение, удовлетворяющее требованиям корпоративной политики безопасности, и которое, в то же время, не усложнило бы ежедневные операции пользователей. Сотрудники компании обмениваются данными с большим количеством контрагентов и должны быть уверены в доступности и безопасности сервиса файлового обмена. Сейчас мы снизили риски несанкционированного доступа к нашим ресурсам, упростили администрирование сервиса и предоставили дополнительные возможности для пользователей.
Основной целью проекта было создание надежной и отказоустойчивой почтовой системы. Благодаря внедрению Microsoft Exchange Server 2010 мы решили поставленную задачу. После модернизации полностью исчезли проблемы в серверной части службы, повысилась доступность и работоспособность сервиса – необходимые обновления системы происходят без остановки сервиса. В результате проекта снизилась нагрузка на IT и повысилась безопасность инфраструктуры. Большинство пользователей первое время даже не заметили перехода; лишь подключившись к корпоративной почте через Outlook Web Access, они обратили внимание на изменения в интерфейсе и новые функции, которые стали им доступны. Много позитивных отзывов мы получили от пользователей, работающих вне офиса и проверяющих почту с мобильных устройств.
Правильно построенная и функционирующая IT-инфраструктура компании – это технологическое преимущество, которое позволяет сохранять и повышать эффективность всех бизнес-процессов. С помощью нашего партнера – Softline – мы привносим инновации в эту важнейшую часть большого организма нашей компании. Проведенный аудит системы IT-безопасности позволил нам наметить пути развития IT-системы, понять, какие меры по улучшению IT-безопасности нам следует принимать в ближайшее время. Аудит прошел в намеченные сроки и не прервал всех текущих рабочих процессов на производстве. Профессиональный подход, продемонстрированный IT-инженерами Softline, еще раз убедил нас в том, что мы сделали правильный выбор партнера в лице компании Softline.
Успеху проекта помогали два фактора. С одной стороны, глубокая вовлеченность в проект бизнес-заказчиков этого решения – сотрудников финансового департамента, а с другой – действительно предметная экспертиза коллег из Softline в области бюджетирования, что помогло им общаться на одном языке с заказчиком. Благодаря использованию модели MCaaS, сотрудники IT-отдела могут сосредоточиться на специфичных задачах бизнеса и не тратить время на администрирование базовой IT-инфраструктуры.
Решение Golden Sign является эффективной технологией с широкими функциональными возможностями, которая повысила удовлетворенность пользователей SAP от работы в системе.
Применение технологий виртуализации позволило оптимизировать IT-инфраструктуру академии: аппаратное обеспечение используется более эффективно, созданные образы серверов позволяют разворачивать новые машины без необходимости приобретения дополнительных мощностей и нарушения требований безопасности. Все эти шаги позволят в будущем значительно сократить наши затраты на техническую поддержку IT-систем.