Как нижегородский бизнес экономит с помощью аутсорсинга

«Деловой квартал» от 12 февраля

Бизнес живет в постоянном напряжении. Его тренируют «по всем фронтам», а он подстраивается под рыночные реалии: сокращает издержки, минимизирует риски и старается успеть за изменениями законов.

Только от предприятий малого бизнеса в бюджет Нижнего Новгорода ежегодно, начиная с 2011 г., поступает порядка 30% от общей суммы налогов, говорит руководитель департамента IT-аутсорсинга и проектов ALP Group Дмитрий Бессольцев. Потребность в сервисах в городе довольно высока, и есть конкуренция в сегменте сервисных компаний (бухгалтерские, кадровые, юридические компании-аутсорсеры).

Рост рынка аутсорсинга следует за ростом грамотности бизнеса. Предприниматели, у которых есть анализируемый управленческий учет, а бизнес-процессы описаны и отлажены, вполне могут прийти к передаче части функций на аутсорсинг.

«Бизнес-процесс того же бухучета легко поделить на части и наметить точки контроля и ключевые показатели. Грамотные предприниматели уходят от идеи «своего» бухгалтера, потому что хотят много разных услуг, которые не может выполнить один человек, и потребности растут с каждым годом. Экономическая ситуация также влияет на рынок аутсорсинга. В тяжелые времена все начинают «резать хвосты», и непрофильные подразделения, не генерирующие прибыль, конечно, первыми попадают под сокращение. Во времена кризисов, которых мы переживали уже несколько, аутсорсинг начинают рассматривать как вариант даже те компании, которые ранее никогда аутсорсингом не интересовались»,  – говорит директор «1С-БухОбслуживание. АКТИВ-Консалт» Марина Легостаева.

Директор ООО «Бухгалтерия Тарасовой Ольги» Ольга Тарасова отмечает, что малый бизнес перешел на аутсорсиг уже давно, потому что это надежно и проверено годами. Однако в период острого кризиса и общей тенденции «закручивания гаек» все больше директоров средних и крупных компаний обращаются за помощью к профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу.

Чаще всего сторонней организации нижегородские предприниматели доверяют вести бухгалтерию. Как говорит Ольга Тарасова, стоимость услуг главного бухгалтера на аутсорсинге варьируется от особенностей бизнеса, объема финансовой информации и сложности учета.

«Надо понимать, что стоимость обслуживания организации с годовым оборотом до 10 млн руб. и организации с оборотом 40 млн руб. в месяц будет разная. Если у компании есть кредиты, она пользуется лизинговыми услугами и осуществляет импортно-экспортные операции, это учитывается при расчете стоимости услуг и не может стоить очень дешево. Стоимость услуг профессионального аутсорсинга должна примерно равняться заработной плате главного бухгалтера на предприятии за минусом налогов (НДФЛ, ПФР и ФСС)»,  – подчеркивает она.

Директор «БанкротИнфо» Дмитрий Рождественский рассказал, что аутсорсинг помогает его бизнесу снизить затраты на услуги бухгалтера и программистов на 30-50%.

Передав клининговые услуги и организацию питания на аутсорсинг, крупные и средние предприятия больше думают не об экономии, а об избавлении от непрофильных видов деятельности. По словам генерального директора компании «Инком» Ильи Чернева, производственная компания в первую очередь должна заниматься своим основным видом деятельности.

«Предприятия, которые мы привлекаем на аутсорсинг, могут нам предоставлять более интересные предложения по организации питания и уборки помещений, чем мы сами»,  – подчеркивает предприниматель.

ВТБ24 в Нижегородской области отдает на аутсорсинг сервисные услуги, такие как уборка помещений, ремонт или монтаж оборудования. Управляющий банком в регионе Георгий Гречин отмечает, что в данном случае сложно говорить об экономии, скорее, важна целесообразность содержания в штате, например, уборщицы или маляра: «На мой взгляд, каждый должен заниматься своим делом. На рынке есть множество клининговых или ремонтных компаний с набором профессионального оборудования и штатом специалистов».

Также с целью оптимизации и централизации расходов банк передал на аутсорсинг обслуживание оргтехники. В части офисов ВТБ24 установлено арендованное оборудование: ксероксы, принтеры, сканеры. На оргтехнике есть счетчик, который фиксирует количество распечатанных или отсканированных листов. Компания платит за каждый лист.

Не всегда финансовые учреждения передают непрофильные функции специализированным компаниям. Иногда сами банки выступают в качестве аутсорсера. Например, Modulbank, который предлагает своим клиентам в качестве дополнительных сервисов услуги бухгалтера, юриста и бизнес-ассистента. Их стоимость зависит от выбранного тарифа и формы собственности компании, но в среднем составляет 5000 руб. в месяц. Это на порядок дешевле, чем держать в штате профильного специалиста или даже работать с внештатником.

По словам сооснователя Modulbank Якова Новикова, будучи ограниченным в возможностях, малый бизнес, как правило, активно использует аутсорсинг  – в формате «приходящего» бухгалтера: «Когда компании нанимают не профессиональных подрядчиков, а таких внештатников, они несут огромные риски. Начиная от невозможности проконтролировать, действительно ли бухгалтер сдал отчетность, и заканчивая тем, что вся база с их информацией может быть утеряна вместе с пропажей или поломкой компьютера».

По словам Дмитрия Бессольцева, маржинальность предприятий, оказывающих услуги бухгалтерского, юридического и кадрового аутсорсинга, не слишком высокая: часто она не превышает 10-20%. Поэтому необходимость снижать издержки и возможные потери, которые могут быть вызваны простоями IT, постоянно растет. К тому же это крайне «чувствительные» ко времени оказания услуги – отчеты клиентов в налоговую должны передаваться вовремя, ответ юриста по договору – приходить точно в срок. Все это требует надежной работы их IT-инфраструктуры. Большинство таких компаний в регионе с середины 2014 г. стали предпочитать два пути: снижать затраты на IT-инфраструктуру на 15-30% при гарантированном уровне ее надежности (SLA) и переходить на внешнее IT-обслуживание и в облака, не покупая локальную инфраструктуру.

«На таком переходе у аутсорсеров-бухгалтеров, юристов и тех, кто ищет персонал, получается сэкономить от 30 до 50%, плюс они избегают непосильных затрат на оборудование и лицензирование ПО (сотни тысяч рублей). Есть и третий путь, который используется традиционно активно с 2014 г. Я говорю о покупке облачных CRM-решений и интегрированных решений IP-телефония + CRM, а также «1С» в облаке. Эти связки помогают сервисным компаниям не только сэкономить на звонках по дорогостоящим направлениям, но и повысить прибыль за счет наведения порядка в продажах (15-25% в зависимости от компании). И нижегородский бизнес очень четко осознает эту выгоду»,  – рассказывает эксперт.

Средний срок жизни нового небольшого бизнеса составляет семь месяцев, то есть «текучка» среди предпринимателей достаточно высока. Крайне разумным выглядит решение для новой организации не вкладываться в собственное «железо» и нанимать IT-специалистов, а арендовать тот или иной сервис (будь то телефония, почта или бухгалтерия). В дальнейшем его в любой момент будет легко масштабировать либо отказаться за ненадобностью, отмечает генеральный директор компании «Текми» Ольга Стрижко.

По ее словам, три-пять лет назад, во времена, которые в текущий момент можно смело назвать «зажиточными», практически все владельцы бизнеса в той или иной степени вложились в построение собственной IT-инфраструктуры. При этом в то время облачный тренд только начал «приземляться» в России, и в качестве базы для разворачивания того или иного сервиса выбор падал на приобретение в собственность «железа» и софта. В то же время каждый сотрудник организации был оснащен настольным телефонным аппаратом, а маршрутизация звонков настроена через стационарную точку.

Прошло несколько лет, и закупленное тогда оборудование начало устаревать. Сталкиваясь с задачей обновления парка «железа», просчитывая текущие очень сильно подросшие цены, мудрый руководитель уже вряд ли сделает выбор в пользу новых недешевых «железок», а пристально рассмотрит и просчитает варианты аутсорсинга, частичной или даже полной миграции своей инфраструктуры в облако. Тем более за последние годы облачные технологии прочно вошли в нашу повседневную и рабочую жизнь, уже не кажутся диковинкой и внушают доверие с точки зрения безопасности, надежности и бесперебойности использования.

«Что касается конкретных цифр экономии – каждая организация, ее бизнес-модель и потребности уникальны, типовых просчетов просто не существует. Если говорить про телефонию, завод очень сильно отличается от интернет-магазина или курьерской службы, к примеру. В каждом случае мы просчитываем выгоду от перехода на облачную модель для каждого клиента. Зачастую выбирается тестовая группа сотрудников (или отдел) для перехода, и в случае признания пробного периода успешным решение масштабируется на всю организацию, а устаревающее оборудование выгодно уходит с молотка,  – добавляет Ольга Стрижко.

«Рынок аутсорсинга будет только увеличиваться. Есть все ресурсы для улучшения взаимодействия с клиентом, создания индивидуальных условий для его комфорта. С 2016 г. существенно изменилось законодательство, но при соблюдении нюансов, правильном формировании документов и оперативном вмешательстве специалистов можно решить любой вопрос и найти выход из любой ситуации с наименьшими затратами»,  – уверена директор ООО «Бизнес-Профи» Анна Балавина.

Рынок аутсорсинга в Нижегородской области будет зависеть от жизнеспособности бизнеса в целом, поскольку это обслуживающая структура.

«Если брать весь рынок аутсорсинга, то я прогнозирую не очень большой спад, поскольку часть сильно падающего бизнеса будет сокращать издержки и уходить на недорогой аутсорсинг. Однако в такие периоды происходит укрупнение игроков, а небольшие аутсорсинговые компании будут закрываться. Последнее мы уже наблюдаем: на рынке наемных бухгалтеров появляются люди из прекративших работу аутсорсинговых компаний», – уверена Марина Легостаева.

В 2017 г. процесс консолидации обострится. «Усложнение правил ведения учета и составления отчетности требует все больших ресурсов, и небольшие аутсорсинговые компании будут страдать от повышения себестоимости. Крупные же за счет массовости и автоматизации смогут держать себестоимость на приемлемом уровне»,  – говорит Марина Легостаева.

Яков Новиков считает, что в ближайшее время формат онлайн-сервисов по аутсорсингу бухгалтерии вытеснит высокорисковых «приходящих» бухгалтеров.