Softline Consulting Services автоматизировала делопроизводство в ОАО «КамчатскЭнерго»

Системный интегратор Softline Consulting Services объявляет о завершении проекта по автоматизации делопроизводства в ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе проекта, длившегося около четырех месяцев, был реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностью последовательного и параллельного назначения поручений и контроля за их исполнением, а также разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании.

ОАО «КамчатскЭнерго» является одним из крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает 2 000 человек.

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более 2 000 документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т. п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям, и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение о модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.

Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline. «Мы имеем положительный опыт сотрудничества с компанией Softline по поставке лицензионного ПО и обучению наших IT-специалистов. Поэтому логичным шагом с нашей стороны было приглашение Softline Consulting Services в качестве исполнителя проекта по разработке системы документооборота», – рассказывает Евгений Михайлович, руководитель проекта от ОАО «КамчатскЭнерго». После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 – мощное средство для организации совместной работы с электронной информацией и документами.

В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.

Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет: регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителям подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.

В планах ОАО «КамчатскЭнерго» – реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т. п.).

«Необходимость работы со все возрастающими объемами документации привела к тому, что автоматизация делопроизводства стала первоочередной задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом: руководителям требовался инструмент, который бы позволял, с одной стороны, эффективно систематизировать и классифицировать создаваемую информацию, а с другой стороны – контролировать деятельность подчиненных по исполнению поручений. Созданная специалистами Softline Consulting Services система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников нашей компании при работе с документами, повысить скорость принимаемых в нашей компании решений, а, следовательно, увеличить эффективность деятельности организации в целом», – комментирует результаты Евгений Михайлович, руководитель проекта ОАО «КамчатскЭнерго».

«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около 30 секретарей, а поток входящей документации составляет более 2 000 документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта, – отмечает Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services. – Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребностям заказчика, в намеченные сроки».