Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Новости

Softline Consulting Services автоматизирует документооборот в аптечной сети «Ригла»

Системный интегратор Softline Consulting Services автоматизировал систему управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в центральном офисе ООО «Ригла». В ходе пилотного проекта, длившегося два месяца, была достигнута одна из основных целей автоматизации - сокращение времени на утверждение документов за счет перевода процесса в электронный вид и реализации параллельного согласования.

ООО «Ригла» - межрегиональная аптечная сеть, являющаяся одним из крупнейших и перспективных лидеров розничного фармацевтического рынка - входит в группу компаний «ПРОТЕК», численность персонала которой превышает десять тысяч человек. За годы своего существования компания добилась уникальных результатов в построении сетевой структуры, открыв более четырехсот аптечных учреждений в Москве, Волгограде, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Саратове и других городах России.

В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля за использованием денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании, в том числе, в департаменте IT. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения и формализованы политики их хранения.

По мере дальнейшего развития компании, использование бумажных документов становилось все менее эффективным. Процессы утверждения затягивались вследствие отсутствия уполномоченных лиц на рабочем месте, либо их загруженности, невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивалась в процессе утверждения; бумажное хранилище пополнялось новыми документами. Все это приводило к простоям, непроизводительным потерям времени руководителей, рядовых работников и ИТ-специалистов, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что в конечном счете снижало эффективность деятельности компании в целом.

В результате руководством компании было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. Реализации такого проекта в значительной степени препятствовала сложность бизнес-процессов ООО «Ригла»: сочетание последовательного и параллельного согласования, наличие большого количества возвратов и условных переходов – что делало невозможным использование коробочных решений по автоматизации документооборота.

После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт компании Microsoft – Microsoft Office SharePoint Server 2007, позволяющий реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений - Windows Workflow Foundations.

В рамках первого этапа перед специалистами Softline Consulting Services – консалтингового подразделения компании Softline – была поставлена задача реализовать пилотный проект по автоматизации процесса утверждения заявок в ИТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам, тем самым, повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе.

В ходе проекта длительностью около двух месяцев было проведено предпроектное обследование с целью описания существующих бизнес-процессов и их оптимизации и подготовлено техническое задание на разработку и внедрение электронной системы управления заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.

В результате анализа был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory, а физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей (чтение, запись, выполнение), а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.

Реализованная система согласования заявок обладает следующими очевидными преимуществами:

  • существует мониторинг всех рабочих процессов, а также система отчетности, позволяющая отследить ход выполнения процесса, статус выполнения задач всеми участниками; увидеть, на каком этапе процесс остановился;
  • предусмотрена возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе (в настоящее время согласование занимает от недели до одного месяца) и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки;
  • предусмотрен режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook;
  • предусмотрена возможность переназначения задачи на другого участника (например, в случае отсутствия ответственного лица на рабочем месте (по болезни, нахождении в командировке, отпуске и т.п.);
  • независимость работы системы от конкретного сотрудника: все задачи назначаются с учетом роли пользователя в системе, что обеспечивает работоспособность системы в случае увольнения/перемещения сотрудника, ответсвенного за выполнение определенной задачи;
  • сокращены физические потери документов.

На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме off-line для сети аптек в промышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешного результата работы системы планируется автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.

«По мере развития нашей компании мы столкнулись с тем, что для выполнения существующих бизнес-процедур по согласованию внутренних документов требовалось все больше и больше времени. Это приводило к тому, что, например, вновь принятый на работу сотрудник не мог нормально работать в течение примерно первых двух недель, пока не были согласованы все необходимые процедуры. Решение этой проблемы стало ключевой задачей, стоящей перед нашим ИТ-департаментом.

Обратившись в компанию Softline, к нашему поставщику ПО, и Microsoft, мы решили реализовать проект по автоматизации процессов внутреннего документооборота на основе Office SharePoint Server 2007. Построенная специалистами Softline Consulting Services система полностью отвечает сложившейся практике утверждения заявок в нашей компании и, в то же время, позволяет в значительной степени повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения непроизводительных потерь времени, связанных с прохождение документов. В дальнейшем мы планируем расширение системы с переводом в электронный вид все большего количества наших внутренних документов», - комментирует результаты проекта Денис Вдовин, начальник департамента информационных технологий компании «Ригла».

«В последнее время отмечается тенденция, при котором постоянный рост компаний обуславливает увеличивающуюся сложность бизнес-процессов, делая невозможным применение коробочных решений для их автоматизации. В данном случае, разработка специализированной системы для автоматизации процессов, сопряженных с документооборотом, на платформе SharePoint является, на наш взгляд, оптимальным решением», - отмечает Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services.

Новости, истории и события
Смотреть все
SL Soft (ГК Softline) и MAINTEX объявляют о сотрудничестве
Новости

SL Soft (ГК Softline) и MAINTEX объявляют о сотрудничестве

25.04.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) модернизировал облачную инфраструктуру ЦОД во Фрязино
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) модернизировал облачную инфраструктуру ЦОД во Фрязино

25.04.2025

Bell Integrator (ГК Softline) разработал систему сквозного мониторинга бизнес-процессов для крупной финансовой организации
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) разработал систему сквозного мониторинга бизнес-процессов для крупной финансовой организации

25.04.2025

ОС «МСВСфера Сервер» (ГК Softline) и CommuniGate Pro предлагают новый уровень надежности в коммуникации с контрагентами
Новости

ОС «МСВСфера Сервер» (ГК Softline) и CommuniGate Pro предлагают новый уровень надежности в коммуникации с контрагентами

24.04.2025

ГК Softline включила в продуктовый портфель платформу GMonit
Новости

ГК Softline включила в продуктовый портфель платформу GMonit

24.04.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о реорганизации владения АО Банк Синара в капитале Компании в связи с переходом доли на другое юридическое лицо
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о реорганизации владения АО Банк Синара в капитале Компании в связи с переходом доли на другое юридическое лицо

24.04.2025

Платформа «Клаудмастер» от «Инферит FinOps» (ГК Softline) запускает FinOps-решение для Kubernetes
Новости

Платформа «Клаудмастер» от «Инферит FinOps» (ГК Softline) запускает FinOps-решение для Kubernetes

23.04.2025

Облачный провайдер ActiveCloud (ГК Softline) пополнил свой портфель SaaS-услуг российским решением MULTIFACTOR
Новости

Облачный провайдер ActiveCloud (ГК Softline) пополнил свой портфель SaaS-услуг российским решением MULTIFACTOR

23.04.2025

«Инферит» (ГК Softline) выходит в новый формат: вендор представил первый 15,6-дюймовый ноутбук Mercury
Новости

«Инферит» (ГК Softline) выходит в новый формат: вендор представил первый 15,6-дюймовый ноутбук Mercury

23.04.2025

ИИ теперь экономит пользователям TEST IT («Девелоника», ГК Softline) до 50% времени на задачах тестирования
Новости

ИИ теперь экономит пользователям TEST IT («Девелоника», ГК Softline) до 50% времени на задачах тестирования

22.04.2025

«Телеком биржа», Infosecurity (ГК Softline) и Servicepipe заключили партнерское соглашение
Новости

«Телеком биржа», Infosecurity (ГК Softline) и Servicepipe заключили партнерское соглашение

22.04.2025

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с Axiom JDK и Liberсat Certified
Новости

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с Axiom JDK и Liberсat Certified

22.04.2025

«Инферит» (ГК Softline) поддержал космические таланты России: итоги конкурса «Звездная эстафета»
Новости

«Инферит» (ГК Softline) поддержал космические таланты России: итоги конкурса «Звездная эстафета»

21.04.2025

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в международной выставке «Нефтегаз-2025»
Новости

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в международной выставке «Нефтегаз-2025»

21.04.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) перевел облачную платформу в ЦОД Фрязино на ОС «МСВСфера»
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) перевел облачную платформу в ЦОД Фрязино на ОС «МСВСфера»

21.04.2025

Моноблоки «Инферит» (ГК Softline) внесли в реестр отечественной продукции Минпромторга
Новости

Моноблоки «Инферит» (ГК Softline) внесли в реестр отечественной продукции Минпромторга

18.04.2025

ГК Softline автоматизировала часть бизнес-процессов МБ РУС Банка
Новости

ГК Softline автоматизировала часть бизнес-процессов МБ РУС Банка

18.04.2025

«Инферит» (ГК Softline) объявил о новом назначении: директором по маркетинговым коммуникациям, PR и бренду компании стала Анна Кулик
Новости

«Инферит» (ГК Softline) объявил о новом назначении: директором по маркетинговым коммуникациям, PR и бренду компании стала Анна Кулик

17.04.2025

Стратегия перехода в облако
Блог

Стратегия перехода в облако

24.04.2025

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы
Блог

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы

22.04.2025

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта
Блог

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта

17.04.2025

Российские системы виртуализации
Блог

Российские системы виртуализации

15.04.2025

DDoS-атаки: как подготовиться к внедрению защиты и с чем предстоит бороться
Блог

DDoS-атаки: как подготовиться к внедрению защиты и с чем предстоит бороться

10.04.2025

Виртуальные тренажеры для медицинского персонала: инновационный подход к обучению
Блог

Виртуальные тренажеры для медицинского персонала: инновационный подход к обучению

08.04.2025

«Софтлайн Офис» — платформа корпоративных коммуникаций
Блог

«Софтлайн Офис» — платформа корпоративных коммуникаций

04.04.2025

Оснащение школ под ключ: от проектирования до ввода в эксплуатацию
Блог

Оснащение школ под ключ: от проектирования до ввода в эксплуатацию

03.04.2025

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак
Блог

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак

27.03.2025

Контроль усталости водителей
Блог

Контроль усталости водителей

25.03.2025

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR
Блог

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR

14.03.2025

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года
Блог

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года

11.03.2025

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы
Блог

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы

04.03.2025

Российские офисные системы: выбор и преимущества
Блог

Российские офисные системы: выбор и преимущества

03.03.2025

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры
Блог

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры

26.02.2025

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна
Блог

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна

24.02.2025

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП
Блог

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП

20.02.2025

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?
Блог

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?

14.02.2025

Разыгрываем ноутбук
в нашем канале Telegram
Участвовать