Отличный кадр: ИТ для HR

Человеческий капитал лежит в основе деятельности каждой компании. Поэтому управление людьми как бизнес-ресурсом можно назвать задачей, успешное решение которой напрямую влияет на производственную эффективность.

Применение информационных технологий в кадровых процессах давно стало массовым. Поддержку в ИТ-системах могут найти такие процедуры, как подбор и адаптация персонала, его оценка, расчет заработной платы, HR-документооборот, обучение сотрудников.

Мы подготовили список наиболее востребованных решений для HR-департамента, основываясь на собственном опыте – опыте компании Softline. Решения, которые перечисляются ниже, не только помогут в работе самим кадровикам, но и дадут ощутимый вклад в деятельность всех остальных коллег.

«Корпоративный портал» и «Личный кабинет»

Ежедневная работа начинается с портала. Во-первых, это большое хранилище документов на все случаи жизни и для всех. Систематизировать все нужное можно по-разному. Например, по типам: договоры, приказы, маркетинговые материалы, кадровые, инструкции для новичков и т.д. Доступно всем и всегда.

Полезно завести на портале электронную доску объявлений и постоянно действующий форум. Достоинство доски объявлений – оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения. Доска почета на портале, опубликованные благодарственные письма и поздравления призваны имитировать прямое, личностное обращение руководства к персоналу и повышать лояльность коллег друг к другу.

На портале также имеет смысл разместить корпоративный кодекс – ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники, включая руководство.

«Мы активно развиваем проект «Личный кабинет сотрудника» на портале Softline. В личный кабинет коллеги могут заходить прямо с главной страницы портала. В этом году мы планируем сделать панель для руководителя и HR бизнес-партнеров», – комментирует Олеся Тушева, менеджер отдела компенсаций и льгот Softline. В Личном кабинете можно просматривать и менять свои контактные данные, фотографию; добавлять информацию об образовании, полученных сертификатах; узнавать о новостях программы дополнительной мотивации, акциях; проверять выполнение различных показателей (например, по продажам).

Решения для сбора и хранения резюме, обучения и развития сотрудников

Существуют специализированные программы для сбора и хранения резюме, собираемых из огромного количества источников. Здесь могут храниться сотни тысяч резюме людей, как работавших в компании, так и тех, чьи резюме решили отложить на будущее, и их история контактов с компанией. Предусмотрен поиск, выборка кандидатов по образованию, возрасту, полу и т.д. Оценка персонала позволяет определить соответствие работников предъявляемым требованиям. Показатели оценки можно условно разделить на три группы: результативность труда, профессиональное поведение, личностные качества. С помощью таких систем можно следить за компетенциями сотрудника в компании от момента получения резюме. Кроме того, в них удобно решать задачи, связанные с KPI, выполнением различных показателей, обучением, оценкой.

Очень популярны решения, позволяющие проводить вебинары c неограниченным числом пользователей, подключать людей к комнате для онлайн-конференций, а также работать с мобильных устройств.

Мультифункциональный софт для управления предприятием

Для того чтобы вести штатное расписание со всей его иерархией, личные дела сотрудников со всеми необходимыми данными, кадровые журналы с информацией о приеме и увольнении, кадровых перемещениях, обеспечивая доступ к информации работникам отдела HR и сотрудникам с разграничением прав доступа, организации обычно применяют готовые настраиваемые кадровые решения и их конфигурации либо собственные разработки. «В Softline компенсации и льготы, кадровая аналитика по должностям сейчас развиваются в базе «1С: Грейдинг», по которой мы в этом году планируем еще внедрять ряд доработок», – комментирует Олеся Тушева.

Для учета рабочего времени в Softline также применяется кастомизированное на базе 1С собственное ПО. Во многих офисах Softline используются магнитные карточки, которые сотрудник прикладывает к датчику на проходной, и таким образом отмечается в УРВ.

Система автоматизации процессов

Решение для управления бизнес-процессами не только поможет повысить их эффективность, но и наведет порядок в делах и существенно ускорит бизнес.

Сократить количество рутинных операций, автоматически создавать задания на сотрудников так, чтобы можно было легко проконтролировать ход работы, вовремя напомнить о сроках, может такая система, как WorkFlowSoft. В Softline она обеспечивает каждого пользователя удобным и простым инструментом для повседневной работы. Система с успехом может применяться как внутри одного департамента, так и во всей компании.

Современные средства управления процессами позволяют перейти на новую ступень организации труда, избавляя от необходимости постоянно помнить, как именно должна быть выполнена та или иная работа – все этапы автоматизированы, поэтому человеческие ошибки исключены. WorkFlowSoft является необходимым решением для менеджеров, стремящихся повысить производительность труда и эффективность своих отделов.

WorkFlowSoft доступна как онлайн-система на компьютере, планшете, смартфоне – тогда и там, где это удобно пользователю. Для компьютера достаточно любого браузера, без специальных приложений. Для тех, кто использует смартфон или планшет, будет полезна автоматическая подстройка страницы под размер экрана, для этого разумно сокращается количество информации – отображается только самое важное.

В WorkFlowSoft можно создавать и реализовывать любые бизнес-процессы, например, сбор заявок на подбор персонала, оборудование рабочих мест, выдачу документов, согласование переводов в смежные подразделения, обучение и многое другое.

Грамотно используя ИТ, в полной мере получая всю пользу, которую предоставляют бизнесу технологии, кадровые подразделения способны действовать эффективно и прозрачно, максимально соответствовать требованиям компании и решать ее задачи. Именно это превращает традиционный отдел кадров в полноценную современную службу HR.