Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти

Перевод печати на аутсорсинг – это современное решение для бизнеса.

В каждом среднем офисе находится в эксплуатации от 10 печатных устройств. Основные недостатки использования обычных принтеров по сравнению с инфраструктурой на аутсорсинге:

  • отсутствие мониторинга устройств: непрозрачные расходы, сложность планирования закупок, сложность оптимизации парка, простаивание устройств при поломке;
  • нет авторизации при печати: опасность утечки важной информации, забытые документы около устройства, очередь около одного устройства при простаивании другого;
  • отсутствие аудита печати: излишняя печать в цвете, личная печать пользователей, сложность контроля расходов отдельных сотрудников или отделов.

Softline предлагает услугу аутсорсинга печати, благодаря которой все эти вопросы будут решены.

Какие возможности аутсорсинга печати открывает сотрудничество с Softline?

  • Единый стандарт печати на базе оборудования.
  • Сокращение числа печатающих устройств в среднем в 2 раза и использование только оригинальных расходных материалов.
  • Единый поставщик услуги «аутсорсинг печати» (один держатель контракта): обслуживание и сопровождение всего нового парка печатной техники.
  • Прозрачность расходов.
  • Единый центр управления печатью и сканированием на базе решения с использованием дополнительных сервисных утилит.
  • Реализация доступа к печатающим устройствам коридорного типа расположения с помощью бесконтактных карт и получение пользователями только своих заданий на печать.
  • Печать как с обычных рабочих станций, так и с мобильных устройств.
  • Различные способы авторизации: по карте доступа, ПИН-коду, логину и паролю.
  • Защита и шифрование данных между сервером и устройствами печати.
  • Широкая поддержка устройств: 25 вендоров и более 1200 моделей.

Как работает подобная система?

Система будет состоять из сервера головного офиса, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика, а также хранит на себе все работы печати.

Подсистема будет отслеживать их, анализировать по различным параметрам и публиковать результаты в наглядной форме. Выполненные работы будут записываться на счет конкретного пользователя, группы.

Для учета заданий печати будет применяться онлайн-режим, что означает получение сервером обратной связи от печатного устройства непосредственно во время сеанса печати или копирования, а также вычисление фактического количества страниц, напечатанных при выполнении работы или пакета работ. На счету пользователя находится только фактическое количество отпечатанных страниц, отмененные или ненапечатанные по каким-то причинам работы корректно отображаются в системе учета.

Как работает подобная система

В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции:

В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции

Комплексный подход к оптимизации

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати

  • Централизация сервиса и закупок –> Один поставщик услуги; один исполнитель.
  • Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
  • Поставка РМ и ЗИП, поддержание оперативного склада, подменный фонд.
  • Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати -> Бесперебойность работы.
  • Расходы на печать относятся к прямым расходам -> Точное прогнозирование бюджета.
  • Обслуживание оргтехники по единым стандартам -> Снижение или сокращение времени на обслуживание техники.
  • Охват всех офисов по России в рамках одного поставщика и одного контракта.
  • Переход CAPEX в OPEX при аренде оборудования -> Оборудование не ставится на баланс -> Нет налога на имущество.

Оптимизация инфраструктуры печати

  • Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (Print-room / Print-zone).
  • Оборудование как сервис (HaaS).
  • Управление потоками печати и политики печати – кто, как и что печатает.
  • Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
  • Утилизация оборудования, РМ, ЗИП.

Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:

  • Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
  • Понятные и описанные бизнес-процессы, связанные с печатью.
  • ПО по управлению инфраструктурой печати, архивированию документов, кросс-платформенная интеграция ПО ввода-вывода документов.
  • Модель предоставления услуги – «click charge» и «Все включено» -> прогнозируемость расходов на средне- и долгосрочную перспективу.
  • Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
  • Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
  • Для ДИТ – концентрация на основном бизнесе компании -> Непрерывность бизнеса.

Взаимодействие в рамках проекта

Описание

Примерная длительность (от момента договоренностей)

1

Формирование рабочей группы для взаимодействия в рамках эксплуатации

5 рабочих дней

2

Предоставление списка персонала

5 рабочих дней

3

Настройка систем взаимодействия (учетные записи, Service Desk и т.п.)

10 рабочих дней

4

Приемка оборудования на обслуживание

15-30 рабочих дней

5

Настройка системы мониторинга

20 рабочих дней

6

Начало предоставления услуг переходного периода

10 рабочих дней

7

Начало предоставления услуг постоянного уровня

3 месяца

8

Контроль качества, выделенный менеджер

Постоянно

9

Встречи по уровню сервиса

Ежеквартально/ ежемесячно

callback-bg

Есть вопросы?

Отзывы наших клиентов об
успешном сотрудничестве

Все отзывы

«Olympus Moscow благодарит компанию Softline за плодотворное сотрудничество в рамках проекта по внедрению системы управляемой печати. Мы получили решение, которое позволило уменьшить расход ресурсов, более эффективно формировать ИТ-бюджет и повысить удобство работы пользователей. Теперь в распоряжении персонала нашего офиса современное оборудование и гибкая система авторизации по смарт-картам при использовании печатных устройств.

В результате стало возможным равномерно распределять нагрузку на печатные устройства и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками и вести биллинг, чтобы более детально анализировать расходы.

Мы высоко ценим профессионализм команды Softline, их экспертизу и рекомендуем компанию как надежного и компетентного партнера по реализации проектов в области управляемой печати».

Рекомендательное письмо (PDF)

Губернский Ф.А. ,
Директор ООО «Олимпас Москва»