Документы

DirectumRX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Электронные документы

В DirectumRX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т.д.

Сотрудники в системе работают со ссылками на документ, которые могут находиться в разных папках, в то время как сам документ находится в хранилище. Это упрощает работу с документами, а также обеспечивает единство и сохранность информации.

Создание документов

Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.

Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан на локальном компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав на кнопку в карточке документа, или перетащив локальный файл в проводник DirectumRX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке и формирует его содержимое.

Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра:

Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие создаются, если при согласовании необходимо внести изменения в документ. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.

Для каждой версии доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, и т.д.

Редактирование и просмотр документов

Для работы с документами в веб-клиенте DirectumRX рекомендуется использовать веб-агент, который автоматически открывает документы во внешнем приложении. Таким образом, не требуется вручную выгружать документы на компьютер, а после завершения редактирования импортировать их обратно в систему. Благодаря этому повышается комфорт работы и обеспечивается защита от возможной потери данных, так как все изменения сохраняются в локальной копии документа. Сотрудник может быстро просмотреть список документов, которые открыты на редактирование в текущий момент.

Если необходимо ознакомиться с содержимым документа, то это можно легко сделать с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление. Также любой документ можно в пару кликов отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. При этом ему не нужно экспортировать документ на компьютер и вручную вкладывать его в письмо.

Кроме того, если с контрагентами настроен обмен электронными юридически значимыми документами, то документы можно отправлять контрагенту через сервис обмена. Это повышает комфорт работы с документами, поскольку не требуется переключаться между интерфейсами разных приложений.

После выбора действия остается лишь проверить правильность заполнения данных и отправить документ в работу.

Подписание электронных документов

В DirectumRX можно подписывать документы электронной подписью (ЭП) с одним из результатов:

«Согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и у него нет замечаний к его содержимому.
«Не согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и оставил замечания.
«Утверждено». Сотрудник утвердил версию документа и теперь она защищена от изменений.

Подписывать документы утверждающей подписью может ограниченный круг лиц. Если необходимо, чтобы другие сотрудники также могли утверждать документы, то для них в системе настраивается право подписи. Это позволяет, например, на время отсутствия руководителя организации передать его заместителю полномочия по подписанию документов. Право подписи содержит доверенность или приказ, на основании которого оно предоставлено.

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания документа электронной подписью, его можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Конфиденциальность данных

DirectumRX обеспечивает надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Таким образом, ограничиваются действия, которые сотрудники могут совершать с документами, а также обеспечивается защита содержания от изменений. Например, права на просмотр документа позволяют сотруднику находить документ в системе и прочесть его содержимое. Для редактирования документа требуются права на изменение или полные права. Если сотруднику запрещен доступ к документу, то он не увидит его в системе.

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории. Это позволяет посмотреть, кто обращался к документу, вносил изменения или получал права. Для повышения контроля и безопасности работы на закладке «История» есть возможность фильтровать список действий по пользователям, а также посмотреть IP-адрес компьютера, с которого работал пользователь.

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Быстрый поиск документов

В DirectumRX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Для этого достаточно указать в критериях поиска наименование, автора, дату создания документа или другие данные. А в списке «Недавние документы» сотрудник может быстро найти документы, которые он создавал, просматривал или редактировал в течение дня, или за последние три/семь/тридцать дней.

В системе также можно связывать документы между собой. Например, с договором можно связать весь необходимый комплект документов: приложения, дополнительные соглашения, акты и т.д. Это позволяет в один клик найти и получить доступ ко всем необходимым материалам.

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
упрощается контроль за исполнением задач по документам;
сокращается время поиска информации.