Делопроизводство

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение входящей корреспонденции

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

• выносит резолюцию;
• принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
• создает поручения и отправляет на исполнение;
• переадресует задание другому сотруднику.

Помощнику руководителя DirectumRX также позволяет создавать проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу – и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции. Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение.

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:

• список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
• закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению;
• отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Отправка писем корреспондентам

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Список адресатов также можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма – документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически.

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из DirectumRX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в DirectumRX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

• быстро формировать бланк сотрудникам под подпись – составлять список вручную уже не придется;
• сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

DirectumRX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

DirectumRX упрощает ежедневную работу с документацией:

• сводит риск потери документов к минимуму;
• сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
• повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
• ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.