DirectumRX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.

Прозрачные процессы

Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность.

Взаимодействие построено через задачи, которые отображаются списком в интерфейсе системы в папках «Входящие» и «Исходящие» соответственно.

Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.

Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи DirectumRX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом, исключены случаи их нарушения.

Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом.

Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.

При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с участниками задания. Для этого достаточно добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS из карточки.

Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.

Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.

Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.

Если вложенный в задание документ нужно отправить по электронной почте, например, контрагенту, то можно воспользоваться контекстным меню:

Графический редактор маршрутов

Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (drag’n’drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики.

Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:

• сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
• отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.

Замещение сотрудников

Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников, настраивается автоматическое замещение.

Во время отсутствия коллеги замещающий принимает все его входящие задания, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Он может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги, а в информации о подписях будет указано, что документ подписан заместителем.

Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, для него предусмотрены  email-оповещения  о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.

В DirectumRX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:

• ускорения выполнения деловых процессов;
• автоматизации отдельных этапов задач;
• возможности отслеживания состояния каждой задачи;
• контроля исполнительской дисциплины;
• подписания документов ЭП;
• настройки замещения отсутствующих сотрудников.