Бизнес-процессы
DirectumRX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании.
Прозрачные процессы
Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность.
Взаимодействие построено через задачи, которые отображаются списком в интерфейсе системы в папках «Входящие» и «Исходящие» соответственно.
Любой пользователь может создать задачу с указанием исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.
Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи DirectumRX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом, исключены случаи их нарушения.
Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для удобства текущий этап выделяется цветом.
Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Пользователь указывает согласующих вручную в зависимости от содержания документа. При этом документ можно отправлять на доработку и повторное согласование.
При получении задания исполнитель может запланировать время на выполнение, добавить напоминание или назначить обсуждение с участниками задания. Для этого достаточно добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или приложение «Календарь» для macOS из карточки.
Если на выполнение задания требуется больше времени, можно запросить продление срока.
Сотрудник, у которого запрошено продление срока, получит задание. Он может продлить срок или отказать.
Также сотрудник может самостоятельно продлить срок своего задания на доработку, если он не успевает выполнить его в первоначальный срок.
Если вложенный в задание документ нужно отправить по электронной почте, например, контрагенту, то можно воспользоваться контекстным меню:
Графический редактор маршрутов
Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему (drag’n’drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например, роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.
Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики.
Проверить, что настроенные правила согласования соответствуют регламентам организации, просто. Для этого в системе есть:
- сводный отчет по всем правилам. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила согласования;
- отчет с подробной информацией о конкретном правиле. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.
Замещение сотрудников
Чтобы не прерывать ход ключевых
Во время отсутствия коллеги замещающий принимает все его входящие задания, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Он может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги, а в информации о подписях будет указано, что документ подписан заместителем.
Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, для него предусмотрены email-оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.
В DirectumRX взаимодействие сотрудников эффективно за счет:
- ускорения выполнения деловых процессов;
- автоматизации отдельных этапов задач;
- возможности отслеживания состояния каждой задачи;
- контроля исполнительской дисциплины;
- подписания документов ЭП;
- настройки замещения отсутствующих сотрудников.
