Кодекс поведения поставщиков

1. Введение

Группа компаний Софтлайн, а также её дочерние компании («Софтлайн»), стремятся вести свой бизнес прозрачно и в соответствии с высочайшими этическими стандартами. Это означает, что бизнес Софтлайн должен всегда осуществляться в строгом соответствии со всеми применимыми нормативными актами.

Софтлайн стремится к взаимовыгодным отношениям с поставщиками, основанными на общих ценностях и прогнозируемом поведении. Кодекс корпоративной этики и комплаенс Софтлайн («Кодекс») описывает поведение, которое мы ожидаем от сотрудников. Кодекс поведения поставщиков Софтлайн («Кодекс поставщиков») содержит положения, которые применяются к поставщикам как важной части нашей цепочки поставок.

2. Принципы

Софтлайн стремится к ответственному и устойчивому ведению бизнеса. То же самое мы требуем от наших поставщиков. Наши Кодекс и Кодекс поставщиков основаны на Ценностях Софтлайн, описанных ниже:

Лидерство

• Мы стремимся быть №1 в ключевых направлениях нашего бизнеса. Мы несем ответственность за свои обещания и поступки.
• Мы любим то, что мы делаем. Мы любопытны, напористы и никогда не перестаем развиваться. Наша уверенность основана на практическом опыте, и это позволяет нам уверенно брать на себя обязательства и нести ответственность за результат.

Ориентация на клиента

• Мы прислушиваемся к нашим клиентам и слышим их, и мы создаем ценность для их бизнеса. Мы заинтересованы в понимании и решении задач наших клиентов.
• Мы стремимся к построению долгосрочных доверительных отношений с клиентами и всегда выполняем свои обещания. Мы предлагаем множество вариантов, чтобы найти наиболее эффективное решение для каждой задачи. В результате мы можем эффективно сотрудничать и совершенствоваться вместе с нашими клиентами и партнерами.

Команда — это ядро нашего бизнеса

• Командный успех – это успех каждого.
• Мы – одна глобальная команда.

Софтлайн придерживается принципа доверительного и честного партнерства со своими сотрудниками. Мы ценим вклад каждого сотрудника, его профессионализм и верность общему делу. Члены команды Софтлайн уважают друг друга, а также все культуры. Мы помогаем нашим сотрудникам расти и развиваться. Мы способствуем обучению не только посредством курсов и стандартных программ, но и при поддержке опытных коллег, внутренней базы знаний и возможностью участвовать в различных проектах, в том числе международных.

Инновации

• Мы знаем и предвидим тенденции развития рынка.
• Мы сосредоточены на поиске возможностей для роста.
• Мы инвестируем значительные средства и уделяем большое внимание передовым технологиям и инновационным проектам.
• Мы никогда не перестаем отслеживать последние тенденции и технологии, интегрируя лучшие подходы и решения в наше портфолио. Мы активно развиваем собственные продукты и услуги.

Все меняется, и мы тоже. Мы заинтересованы в обучении и самосовершенствовании. Мы берем дело в свои руки и вместе с нашими клиентами и партнерами формируем будущее.

Ответственный бизнес

• Мы поддерживаем рациональное использование ресурсов и здоровый образ жизни.
• Мы соблюдаем законодательство и деловую этику.
• Мы уважаем традиции и культурное разнообразие.
• Мы участвуем в благотворительных кампаниях и образовательных инициативах.

3. На кого распространяется Кодекс поставщиков

Настоящий Кодекс поставщиков применяется к поставщикам товаров и услуг и к их сотрудникам – в их работе с Софтлайн посредством заключения контрактов. Это не применимо к разовым транзакциям, таким как поездка на такси, ужин в ресторане или любые подобные транзакции. Группа, которую мы собирательно называем «поставщиками», включает непосредственно поставщиков, дистрибуторов, субподрядчиков, консультантов, посредников и агентов. Как поставщик Вы должны убедиться, что практики и принципы, изложенные в данном Кодексе поставщиков, распространяются по всей Вашей собственной цепочке поставок.

4. Обязательные требования для ведения бизнеса с Софтлайн

4.1 Конфликт интересов

Софтлайн уважает конфиденциальность своих поставщиков. Однако следует избегать ситуаций, когда личные интересы противоречат интересам бизнеса. Поэтому недопустимо, чтобы решения основывались не только на деловой целесообразности, но и на причинах, на которые влияет личный интерес руководителей или сотрудников поставщиков.

Поставщики должны избегать любого взаимодействия с любым сотрудником Софтлайн, которое может противоречить или может показаться противоречащим интересам Софтлайн.

Например, поставщики не должны нанимать или иным образом производить платежи любому сотруднику Софтлайн в ходе любой транзакции между поставщиком и Софтлайн. Если сотрудник поставщика имеет семейные отношения с сотрудником Софтлайн (например, является супругом, родителем, братом или сестрой, бабушкой или дедушкой, ребенком, внуком, матерью и т.д.), или если сотрудник поставщика имеет какие-либо другие отношения с сотрудником Софтлайн, которые могут представлять конфликт интересов, поставщик должен сообщить о таких обстоятельствах Софтлайн.

Конфликт интересов с участием сотрудника Софтлайн должен быть подробно зафиксирован в письменной форме. Чтобы выявить любой конфликт интересов, поставщики должны связаться с соответствующим менеджером Софтлайн или Директором по внутреннему контролю и нормативно-правовому соответствию («Директор по этике и комплаенс»).

4.2 Подарки и гостеприимство

Поставщики не должны предоставлять сотруднику Софтлайн какие-либо подарки, поездки, еду или развлечения в любой ситуации, в которой это повлияет или может повлиять на любое решение сотрудника в отношении поставщика. В зависимости от обстоятельств поставщики могут предоставлять сотрудникам Софтлайн скромные подарки и понести обоснованные и оправданные в рамках деловых отношений представительские расходы, если они не нарушают никаких нормативных актов и:

• не являются денежными средствами или их эквивалентом;
• соответствует обычной деловой практике и политике компании-поставщика;
• делаются не часто и не являются дорогими.

Это правило также распространяется на членов семьи сотрудников Софтлайн.

4.3 Практика противодействия взяточничеству и коррупции

Поставщики не должны участвовать в каких-либо формах коммерческого подкупа или взяток или иным образом предлагать какие-либо стимулы для сотрудников, членов семьи или друзей Софтлайн с целью получения или сохранения бизнеса Софтлайн.

Поставщики должны соблюдать применимые нормативные акты о борьбе со взяточничеством, а также международное регулирование, касающееся подкупа государственных должностных лиц или частных лиц.

В связи с любой транзакцией, связанной с производством, распределением или доставкой товаров или услуг для Софтлайн, или которая иным образом связана с Софтлайн, поставщик не должен передавать что-либо ценное, прямо или косвенно, любому лицу, отвечающему признакам государственного должностного лица в соответствии с Антикоррупционной политикой Софтлайн, с целью получения какой-либо ненадлежащей выгоды или преимущества (например, в связи с нормативными разрешениями, таможенными процедурами, судебными и законодательными процедурами), ни какому-либо частному лицу.

Поставщики должны вести текущий и точный письменный отчет обо всех платежах (включая любые подарки, обеды, развлечения или что-либо еще ценное), произведенных от имени Софтлайн или из средств, предоставленных Софтлайн. Поставщики должны предоставить Софтлайн копии этих платежей по запросу.

4.4 Бухгалтерская и хозяйственная документация

Точная, надежная информация и записи имеют решающее значение для выполнения финансовых, юридических и управленческих обязательств Софтлайн и необходимы для достоверного отражения транзакций Софтлайн. Поставщики
должны вести точный учет всех вопросов, связанных с деятельностью поставщика с Софтлайн.

Это включает в себя надлежащую, быструю и полную регистрацию всех расходов и платежей, а также наличие подтверждающих доказательств и документации. Поставщики не должны препятствовать, задерживать или иным образом мешать Софтлайн в надлежащей и своевременной обработке бухгалтерских документов. Изменение или манипулирование любым документом таким образом, чтобы это могло повлиять на прозрачную и точную регистрацию, считается серьезным нарушением.

4.5 Использование активов Софтлайн

Когда поставка товаров или оказание услуг требует использования собственности, материалов, оборудования и других активов Софтлайн, поставщики должны действовать ответственно и гарантировать, что любые такие активы используются по назначению и должным образом уполномоченными лицами.

Поставщики должны защищать и ответственно использовать собственность Софтлайн и другие материальные и нематериальные активы. Поставщики не должны использовать какие-либо товарные знаки Софтлайн или любую другую интеллектуальную собственность, если это явно не разрешено Софтлайн в письменной форме.

4.6 Использование технологических ресурсов

Когда поставка товаров или оказание услуг требует использования оборудования, систем и технологических устройств Софтлайн, поставщики не могут делать это для целей, отличных от тех, которые разрешены Софтлайн или которые напрямую связаны с выполнением целей соответствующего соглашения.

Поставщики, эксплуатирующие технологические ресурсы Софтлайн, должны быть проинформированы об ограничениях для пользователей и не должны нарушать лицензионные соглашения или делать что-либо, что может поставить под угрозу Софтлайн или привести Софтлайн к ответственности перед какой-либо третьей стороной или со стороны государственных органов.

Использование технологических ресурсов Софтлайн должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством и политиками Софтлайн.

Софтлайн имеет право в любое время и без какого-либо уведомления контролировать использование своих ресурсов, информационных технологий и, следовательно, получать доступ, просматривать, копировать или извлекать файлы, документы, записи, базы данных, электронные сообщения, действия в Интернете и любую другую информацию, полученную с использованием ресурсов информационных технологий Софтлайн. Соответственно, пользователи ресурсов информационных технологий Софтлайн не должны иметь никаких ожиданий в отношении конфиденциальности информации или сообщений, созданных, переданных или сохраненных с применением информационных технологий Софтлайн.

Информация и данные, хранящиеся у Софтлайн, ресурсы и информационные технологии (включая компьютеры Софтлайн) принадлежат Софтлайн, и, соответственно, Софтлайн может предоставить эту информацию регулирующим органам или другим третьим лицам, если сочтет это необходимым или целесообразным, а также если предоставление этой информации требуется в соответствии с законодательством.

4.7 Защита информации и законное использование

Поставщики должны хранить в тайне всю информацию, к которой они имеют доступ при выполнении своей работы, оказания услуг или поставке товаров для Софтлайн, даже если такая информация не является секретной или не относится к Софтлайн, и принимать меры для предотвращения ее неправомерного использования, кражи, мошенничества, или ненадлежащего раскрытия.

Во всех случаях поставщики должны использовать информацию, которую они получают или к которой они могут иметь доступ, законным образом, для конкретной цели, с которой она была раскрыта, получена или предоставлен доступ, и в соответствии с применимыми законами (включая, помимо прочего, положения об антимонопольном законодательстве, защита потребителей, конфиденциальность данных и т. д.). Для Софтлайн не приемлемо неправомерное, нечестное, несанкционированное, незаконное или ненадлежащее использование любой информации, даже если такие же преимущества приведут к преимуществам для Софтлайн.

Поставщики должны проявлять должную осторожность при обращении, обсуждении или передаче чувствительной или конфиденциальной информации, которая может повлиять на Софтлайн, ее сотрудников, клиентов, бизнес-сообщество или широкую общественность. Поставщики несут прямую ответственность за принятие необходимых мер для защиты информации Софтлайн от повреждения или потери и обеспечения ее надежного хранения. Раскрытие финансовой информации может повлиять на действия акционеров и потенциальных инвесторов и, возможно, нарушить законы о ценных бумагах. Ответственность поставщиков за сохранение конфиденциальной информации Софтлайн остается неизменной даже после их выбора или заключения контракта с Софтлайн.

4.8 Конфиденциальность персональных данных

Поставщики обязуются соответствовать разумным ожиданиям в отношении конфиденциальности персональной информации всех, с кем они ведут бизнес, включая поставщиков, клиентов, потребителей и сотрудников. Они должны соблюдать законы о конфиденциальности / защите данных и информации / кибербезопасности, а также нормативные требования при сборе, хранении, обработке, передаче и передаче персональных данных.

Поставщики обязуются создавать и поддерживать документы и записи для обеспечения соблюдения нормативных требований и соответствия требованиям компании наряду с надлежащей конфиденциальностью для защиты персональной информации.

При обработке персональных данных от имени Софтлайн в качестве обработчиков / импортеров или совместных контроллеров поставщики обязуются проводить оценку соблюдения конфиденциальности / защиты данных и поддерживать соответствующую документацию для обмена данными.

4.9 Инсайдерская торговля

Если Поставщикам известно о существенной закрытой информации, касающейся Софтлайн или ее бизнеса, они не могут покупать, продавать или иным образом торговать ценными бумагами Софтлайн или любой компании, которая торгует с Софтлайн, или участвовать в каких-либо других действиях, чтобы получить преимущества при использовании этой информацией.

4.10 Соблюдение закона

Поставщики несут ответственность за то, чтобы их директоры, должностные лица, сотрудники и субподрядчики, представители или агенты понимали и соблюдали настоящий Кодекс поставщиков, в том числе в тех случаях, когда этот Кодекс поставщиков устанавливает более высокий стандарт, чем требования законодательства, но не противоречит им. Традиции или местные обычаи никогда не превалируют над требованиями закона.

4.11 Справедливая, честная и прозрачная конкуренция

Софтлайн привержена ценностям справедливой, честной и прозрачной конкуренции. Законы о конкуренции и антимонопольное законодательство во всем мире направлены на запрещение необоснованных ограничений торговли и сохранение конкуренции. Софтлайн ожидает, что ее поставщики будут действовать в соответствии с такими законами и избегать нарушений конкуренции / антимонопольного законодательства, включая установление цен, сговор на торгах, распределение рынка или клиентов и злоупотребление доминирующим положением.

За нарушение законов о конкуренции и антимонопольного законодательства предусмотрены суровые наказания. Помимо материальных штрафов и других наказаний, лицам, признанным виновными в наиболее тяжких преступлениях, грозит тюремное заключение. Софтлайн стремится строго соблюдать применимые законы о конкуренции и антимонопольное законодательство.

4.12 Противодействие отмыванию денег и финансированию терроризма

Софтлайн строго соблюдает все применимые законы и требования о борьбе с отмыванием денег («ПОД/AML») и противодействии финансированию терроризма («ФТ/CTF»). Софтлайн ожидает от своих поставщиков:

• сознательно не участвовать и не пытаться участвовать в каких-либо операциях, связанных с доходами, полученными от незаконной деятельности;
• максимально добросовестно выполнять соответствующие обязанности, связанные с AML/CTF, и незамедлительно сообщать нам о любых подозрениях в связи с отмыванием денег или финансированием терроризма;
• не иметь дела с определенными физическими и юридическими лицами (такими как подозреваемые в терроризме или торговцы наркотиками), которые подпадают под торговые ограничения.

4.13 Торговые ограничения

Операции Поставщика с Софтлайн должны всегда строго соответствовать применимым торговым ограничениям, включая правила об экспортном контроле.

При выполнении соответствующего соглашения или любой транзакции, связанной с Софтлайн, поставщики не должны каким-либо образом взаимодействовать с лицами, подпадающим под применимые торговые ограничения.

4.14 Труд и права человека

Софтлайн обязуется проводить всю деятельность в полном соответствии с принципами защиты и соблюдения прав человека, применимыми к бизнесу, и Всеобщей декларацией прав человека. Софтлайн ожидает, что ее поставщики будут придерживаться тех же стандартов.

Софтлайн отвергает все формы принудительного или детского труда, а также современное рабство и торговлю людьми. Эта позиция касается не только нашей компании, но и наших поставщиков. Принудительный труд — это любая работа или услуга, которую человек вынужден выполнять против своей воли под угрозой наказания, или труд, на который это лицо не дало добровольного согласия.

Поставщики должны действовать в соответствии с принципами, сформулированными в Декларации основополагающих принципов и прав в сфере труда МОТ (Международной организации труда). К ним относятся запрет на детский труд, принудительный труд и дискриминационное поведение, а также признание прав на свободу объединений и ведение коллективных переговоров.

Софтлайн ценит и уважает культуру и традиции сообществ, в которых она работает, и активно работает, чтобы учитывать здоровье, безопасность, окружающую среду, права человека и экономическое благополучие этих сообществ в своей деятельности и ожидает, что ее поставщики будут следовать, уважать и поощрять такие ценности во всех отношениях и сделках с Софтлайн.

4.15 Дискриминация и домогательства

Софтлайн стремится создать и поддерживать рабочую среду, в которой каждый сотрудник имеет возможность расти, развиваться и вносить полный вклад в успех Софтлайн. Сексуальные домогательства, домогательства, запугивание или дискриминация любого сотрудника недопустимы.

Поставщики не должны подвергать какое-либо лицо дискриминации при найме сотрудников, включая прием на работу, заработную плату, льготы, продвижение по службе, дисциплину, увольнение или выход на пенсию, по признаку пола, расы, религии, возраста, инвалидности, сексуальной ориентации, национальности, политических убеждений или социальных отношений или этнического происхождения.

Поставщики должны относиться к своим сотрудникам с уважением и достоинством. Ни один сотрудник не должен подвергаться физическому, сексуальному или психологическому преследованию или насилию.

4.16 Здоровье и безопасность

Поставщики должны обеспечивать безопасную и здоровую рабочую среду для предотвращения несчастных случаев и причинения вреда здоровью, возникающих в результате, выполнения работы или в результате эксплуатации объектов работодателя.

Кроме того, любой представитель поставщиков, предоставляющий услуги на объекте Софтлайн, обязан соблюдать все стандарты Софтлайн в области охраны труда и техники безопасности.

4.17 Окружающая среда

Софтлайн стремится к постоянному улучшению экологических показателей, концентрируя свои усилия на тех областях, на которые оказывают наибольшее влияние наши продажи, дистрибуция и офисы. Софтлайн стремится соблюдать и ожидает, что все поставщики будут соблюдать дух, а также букву применимых нормативных актов в области охраны окружающей среды. Там, где их нет, поставщики должны устанавливать для себя соответствующие высокие стандарты.

Поставщики должны гарантировать, что они соблюдают все применимые экологические законы и постановления, а также придерживаются осторожного подхода к решению экологических проблем, предпринимая инициативы, направленные на повышение экологической ответственности, а также разрабатывают и распространяют экологически безопасные технологии в меру своих возможностей. Объем этих экологических планов должен соответствовать характеру бизнеса поставщика и рискам, связанным с бизнесом.

4.18 Сообщения о нарушениях

Поставщики, которые считают, что сотрудник Софтлайн, любое лицо, действующее от имени Софтлайн, или любой сотрудник или представитель поставщиков, связанный с услугами или поставками для Софтлайн, совершил незаконное, ненадлежащее поведение или любое возможное нарушение настоящего Кодекса поставщиков, должны незамедлительно сообщить об этом через соответствующего руководителя, Директора по этике и комплаенс или через электронную почту: speakup@softline.com. Более подробно Вы можете ознакомиться с информацией в Политике информирования о нарушениях.

Добросовестное сообщение о потенциальном неправомерном поведении не повлияет на отношения поставщиков с Софтлайн. Точно так же поставщики не должны применять ответные меры или любое преследование в отношении тех, кто добросовестно сообщает о предполагаемых или известных нарушениях. «Добросовестность» предполагает, что лицо допускает или осознает, что информация является правдивой.

4.19 Оценка и мониторинг поставщиков

Принятие и последовательное соблюдение этого Кодекса поставщиков является неотъемлемой частью процедуры управления и оценки поставщиков со стороны Софтлайн. В соответствии с подходом Софтлайн, основанным на оценке рисков, поставщики могут иметь право предоставлять конкретные или дополнительные
учетные данные и соблюдать дополнительные меры для проверки соблюдения требований настоящего Кодекса поставщиков. Следовательно, Софтлайн оставляет за собой право периодически запрашивать информацию у поставщиков, включая проведение инспекции и / или аудитов - с поддержкой или без поддержки третьей стороны - объектов, операций и соответствующих бухгалтерских книг, и записей, чтобы подтвердить соблюдение поставщиками Кодекса поставщиков.

Если поставщик не соблюдает Кодекс поставщиков, и это несоблюдение не является незначительным, Софтлайн оставляет за собой право расторгнуть соглашение и деловые отношения с поставщиком без ущерба для любых других прав и без применения доступных средств правовой защиты.

Владимир Лавров,
Генеральный директор Группы компаний Софтлайн