Обмен с контрагентами
Системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируют внутренние процессы компании – согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа с документами не заканчивается, их также необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание.
DirectumRX поможет вам выйти на новый уровень развития ECM – автоматизировать электронный обмен документами с контрагентами. Это позволит удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.
В DirectumRX уже встроена возможность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы Synerdocs и Диадок. При этом юридическая значимость обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы обработки документов соответствуют требованиям законодательства РФ.
Если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, вам достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. Вы можете получать документы из всех сервисов, с которыми настроен роуминг, а отправлять – только в один.
Подключение к электронному обмену
Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке. Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в DirectumRX настроить абонентский ящик для взаимодействия с ним.
Чтобы документы из сервисов обмена сразу поступали в нужное подразделение, просто добавьте подразделения в сервисе обмена. В системе для них автоматически создадутся свои абонентские ящики. Так контрагенты смогут напрямую отправлять, например, первичные документы в бухгалтерию, а договорные в юридический отдел.
Чтобы начать обмен с контрагентами, отправьте им приглашения или примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента, при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.
Отправка документов через сервисы обмена
После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из СЭД. Это удобно: не нужно переключаться между интерфейсами нескольких систем.
Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в DirectumRX.
Если нужно подписать документ электронной подписью и заполнить информацию о продавце до отправки контрагентам, импортируйте его вручную из учетной системы в DirectumRX. При подписании информация о продавце заполнится автоматически.
Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов. Если требуется подписание контрагентом – это будет отражено в карточке:
После того как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.
Обработка поступивших документов
Документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. По каждому пакету документов формируется задание ответственному за обмен или за контрагента обработать их. Ответственный проверяет документы, отправляет их на согласование и подписание. Также он может переадресовать задание другому сотруднику или отправить отказ.
При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных документах.
Для подтверждения их подлинности на каждую страницу документа автоматически добавляются штампы с номером страницы и идентификатором документа в сервисе. А на последнюю страницу – отметка о подписании.
Для удобного просмотра договоры и другие неформализованные документы преобразуются в формат PDF. В соответствии с требованиями ФНС для подтверждения юридической значимости на них также ставятся отметки о подписании. При этом вы всегда можете открыть содержимое неформализованного документа в том формате, в котором он занесен в систему.
Помимо этого, в любой момент входящий документ можно открыть в сервисе обмена напрямую из DirectumRX.
Отправка ответа контрагенту
После согласования и подписания документов, поступивших от контрагента, утверждающий или его секретарь отправляет ответ контрагенту. В дальнейшем легко отследить, в каком состоянии находится документ.
Контроль завершенности документооборота
Периодически система отслеживает документы, по которым не завершен документооборот. Если такие документы есть, ответственному за абонентский ящик организации поступает задание подтвердить получение документов. При необходимости он может перенаправить задание другому сотруднику, например, если у него нет соответствующих полномочий.
Кроме того, отправку подтверждения можно настроить в автоматическом режиме. В результате даже при большом документопотоке, от нескольких сотен в день, подтверждение происходит быстро и с минимальным участием сотрудников организации.
Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.
DirectumRX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными документами, а также позволит:
- доставлять документы за несколько минут;
- сократить время на обработку и доставку документов;
- обеспечить гарантию доставки документов;
- организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с контрагентами;
- контролировать возврат документов;
- обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;
- контролировать завершенность документооборота;
- легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в привычный интерфейс системы.
Если сервисы обмена в компании уже используются, DirectumRX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее согласование.