Договоры
Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.
DirectumRX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств.
Подготовка договоров
При заключении сделки система позволяет проверить состояние контрагента, его надежность, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость и пр., чтобы оценить все риски исполнения договора.
В DirectumRX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются из файла, со сканера или с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации. Информация из карточки документа подставляется в текст автоматически:
Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, номер сформируется автоматически.
Договорные документы сохраняются в реестре. Используйте панель фильтрации, чтобы найти нужные документы.
Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту, открыв любой из связанных документов.
Согласование договорных документов
Договорные документы отправляются в работу удобным способом, например, отправляются на согласование по заранее настроенным правилам.
Достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Отправка договора контрагенту и контроль возврата
Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно отправить контрагенту в пару кликов.
Документы автоматически отправляются на зарегистрированный адрес контрагента. Затем ответственный получает задание, чтобы проконтролировать своевременный возврат. Возможность обмениваться документами с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.
Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать и местоположение документа.
Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, содержится в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис обмена, по почте или с курьером.
Контроль исполнения договоров
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Указывается ответственный, срок и количество дней на выполнение. По каждой контрольной точке формируется задание:
После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически устанавливается отметка о завершении работ. Таким образом система всегда отражает актуальную информацию о ходе работ по договору.
Контроль завершения срока действия договора
За несколько дней до завершения срока действия договора ответственный получит уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок закончит работы по договорам и заблаговременно начнет работы по продлению.
Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:
- упрощение подготовки проектов договоров;
- сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации;
- своевременную отправку контрагентам и контроль возврата договорных документов;
- упрощение контроля за исполнением и сроками действия договорных документов;
- быстрый поиск договоров и всего комплекта документов по договору.