Политика информирования о нарушениях

1. Введение

В Группе компаний Софтлайн (далее – Софтлайн) мы придерживаемся принципов честности и открытости. Если Вы стали свидетелем или подозреваете какие-либо проступки или неэтичное поведение на работе, сообщите об этом. Ваше сообщение может предотвратить нарушения, которые могут нанести ущерб репутации или работе Софтлайн, и даже предотвратить причинение вреда людям.

Софтлайн искренне ценит помощь сотрудников и третьих лиц, действующих от имени Софтлайн, которые выявляют и сообщают о нарушениях, неэтичном поведении и потенциальных проблемах, которые необходимо решить. Сообщения приветствуются. Вы не пострадаете за то, что добросовестно заявили о своих опасениях, и мы не потерпим никакого преследования в отношении Вас за то, что Вы высказались.

Целью этой политики является обеспечение того, чтобы сотрудники или любые третьи лица могли сообщать о нарушениях, неэтичном поведении и потенциальных проблемах, не опасаясь преследования.

2. Область применения

Политика применяется ко всем Сотрудникам Софтлайн, работающим на любом уровне организации, а также ко всем третьим лицам (деловым партнерам), в том числе действующим от имени и (или) по поручению Софтлайн, включая поставщиков, консультантов, агентских работников, подрядчиков и другие лица.

3. О каких вещах следует сообщать?

Вы должны сообщать о любом потенциальном нарушении законодательства, Кодекса корпоративной этики и политик. Существует множество примеров о каких вещах следует сообщать:

• Мошенничество.
• Взяточничество.
• Нарушение прав человека.
• Дискриминация или домогательства.
• Нарушение законов и правил конкуренции.
• Отмывание денег или нарушение торговых ограничений.
• Неадекватный финансовый или нефинансовый учет.
• Конфликт интересов.
• Нарушения, связанные с охраной окружающей среды, здоровья и безопасности.
• Неправильное использование ресурсов компании.
• Раскрытие конфиденциальной информации.
• Нарушение правил защиты персональных данных.
• Преследование кого-либо за добросовестное высказывание.
• Иные нарушения.

Не используйте эту политику:

• Для сообщения о событиях, представляющих непосредственную угрозу жизни, здоровью или имуществу. Если вам нужна экстренная помощь, обратитесь в правоохранительные органы или свяжитесь со службами экстренной помощи.
• По любым претензиям в отношении условий Вашего найма.
• Для разрешения личных или юридических споров.
• Для выдвижения заведомо ложных обвинений. Это может привести к дисциплинарным мерам, а в отдельных случаях и к предусмотренной законодательством ответственности.

При сообщении Вы обязаны убедиться, что делаете это добросовестно, и есть основания полагать, что сведения соответствуют действительности. Сообщая о нарушениях, неэтичном поведении или потенциальных проблемах, вам рекомендуется предоставить как можно больше конкретной информации, включая имена, даты, места и подробности произошедших событий.

4. Как сообщить о нарушении или проблеме

Вариант 1. Сообщите своему непосредственному руководителю.

Вам рекомендуется, в первую очередь, сообщить о нарушении, неэтичном поведении или потенциальных нарушениях, своему непосредственному руководителю. Если вам неудобно обратиться к непосредственному руководителю или он не в состоянии помочь, вам следует использовать методы, приведенные ниже.

Вариант 2. Поговорите с Директором по этике и комплаенс или с Подразделением этики и комплаенс.

Если непосредственный руководитель не может решить ситуацию или обращаться к нему неудобно, Вы можете связаться с Директором по внутреннему контролю и нормативно-правовому соответствию («Директор по этике и комплаенс») или с
Подразделением этики и комплаенс, которые рассмотрят обращение конфиденциально.

Вариант 3. Сообщите на специальную почту.

Вы также можете сообщить о нарушении, неэтичном поведении или потенциальной проблеме по электронной почте: compliance@softline.com.

5. Конфиденциальность

При сообщении о нарушении, Ваши персональные данные не будут разглашены (за исключением случаев, когда их передача третьим лицам требуется в соответствии с законодательством). Софтлайн гарантирует поддержку и защиту любому, кто искренне и добросовестно сообщает о нарушении, неэтичном поведении или потенциальной проблеме.

6. Что делать, если Вы столкнулись с ответными негативными мерами?

Если против Вас или других лиц приняты ответные негативные меры за то, что Вы добросовестно выразили свое обеспокоенность, то следует сообщить об этом через один из каналов, указанных выше.

7. Расследование

Софтлайн серьезно относится к каждому сообщению о нарушениях или неэтичном поведении, поэтому уполномоченные стороны инициируют расследование. В расследовании могут принимать участие такие подразделения, как Подразделение этики и комплаенс, Служба безопасности, Отдел кадров и Юридический отдел. Инициатор сообщения будет проинформирован об общих выводах расследования в установленные сроки.

8. Непосредственный руководитель

Если непосредственный руководитель получает сообщение о нарушении, неэтичном поведении или потенциальной проблеме, то он обязан сохранять полную конфиденциальность в отношении сообщения. Непосредственный руководитель обязан задокументировать информацию о сообщения, включая вовлеченных лиц, подробности, доказательства, даты и т. д. – и немедленно связаться с Директором по этике и комплаенс или Подразделением по этике и комплаенс для дальнейшего обсуждения вопроса.

9. Участие в расследовании

При привлечении к участию в расследовании от таких лиц ожидается полное сотрудничество и честные ответы на все поставленные вопросы с подробностями. Ложь, затягивание, вмешательство в расследование или отказ от сотрудничества могут привести к дисциплинарным мерам. Все вовлеченные стороны имеют право на конфиденциальность, чтобы избежать ненужного ущерба своей репутации. Следовательно, от всех участников ожидается сохранение конфиденциальности об участии в расследовании и известных подробностях.

10. Меры

Если Ваше беспокойство окажется обоснованным (т.е. нарушение или неэтичное поведение действительно имело место), то будут приняты необходимые меры, предусмотренные политиками и нормативно-правовыми актами.

11. Как поставщик может сообщить о проблеме?

Софтлайн нуждается в информировании от деловых партнеров и клиентов, если они обнаружат или подозревают нарушение или неэтичное поведение со стороны любого сотрудника Софтлайн. В случае сообщения, данные деловых партнеров и клиентов не будут разглашаться, за исключением случаев предусмотренных законодательством. Деловому партнеру или клиенту будет сообщено о результатах расследования на конфиденциальной основе, если нет юридических оснований, по которым Софтлайн не может сообщить об этом.

12. О каких еще документах нужно знать?

• Кодекс корпоративной этики и комплаенс.
• Антикоррупционная политика.
• Политика в отношении Конфликта интересов.
• Политика в области торговых ограничений.
• Политика комплексной проверки деловых партнеров.
• Кодекс поведения поставщика.

С полным списком актуальных политик, о нарушении которых Вы можете сообщить, можно ознакомиться на специальном портале Softline.

Владимир Лавров,
Генеральный директор Группы компаний Софтлайн