Внедрение электронного архива дает мощный импульс к развитию органам государственного управления, министерствам и холдингам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, крупным коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.

Электронный архив может включать такие процессы, как:

• Структурированное хранение и обработка документов. Управление доступом.
• Быстрый поиск документов по заданным реквизитам. Полнотекстовый поиск по содержимому текста.
• Оперативная БД и архивное хранилище.
• Протоколирование работы с документами.
• Оперативный поиск для анализа при проведении различных проверок и подготовке отчетов.
• Формирование отчетов/реестров документов.
• Обмен данными с внешними ИС.

Потоковый ввод документов и данных может включать такие процессы, как:

• Массовый ввод документов из внешних источников.
• Проверка и анализ видов принимаемых документов.
• Автоматическое извлечение значимой информации из электронного образа документа.
• Создание атрибутивного описания документа.

Где необходимо внедрение электронного архива:

• Бухгалтерская первичка: счета, акты, счета-фактуры.
• Клиентское досье: заявления, анкеты, паспорта.
• Кадровая документация.
• Нормативные документы.
• Договоры.
• Архивные документы.
• Приказы и распоряжения.

Эффект от внедрения:

• централизованное надежное хранение и обработка документов на всех стадиях жизненного цикла;
• конфиденциальность и разграничение прав доступа;
• отслеживание истории использования документа;
• удобство и скорость поиска.

Применение электронных архивов:

• ЭА финансовых документов (с целью оперативной обработки документов, их поиска, подготовки к налоговым проверкам, отправки контрагентам, поддержки претензионной деятельности).
• ЭА документов банка в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У.
• Архив организации (для эффективной работы с архивными документами организации в соответствии с правилами архивного дела, государственными, отраслевыми и ведомственными нормами).
• ЭА клиентских досье.
• ЭА нормативной, технической, проектной и эксплуатационной документации.
• ЭА личных дел.
• ЭА кадровой документации.
• ЭА объектов имущества.
• ЭА юридических документов.
• ЭА медиадокументов.
• Электронная библиотека.
• Базы знаний.

Примеры типовых решений

Построение электронного архива первичных финансовых документов

Задача:

• замена существующей слабо интегрированной, неудобной системы сканирования и архивации документов;
• снижение трудозатрат, значительное уменьшение ручной работы;
• решение проблемы некорректных данных;
• продукт с модульной масштабируемой архитектурой, рассчитанной на развитие и интеграцию в будущем;
• миграция данных из старой системы.

Специалисты Softline выполнили работы по построению электронного архива первичных финансовых документов, внедрению системы сканирования и распознавания документов, импорту данных из старого архива.

Результаты проекта:

• Сотрудники магазинов тратят на 20% меньше времени на подготовку документов для передачи в головной офис.
• Сокращение времени передачи документов из магазинов в головной офис (документы передаются в тот же день).
• Минимизированы ошибки введенной информации о документах.
• Сокращение времени на поиск документов на 8%.
• Исключение из процесса IT-сотрудников магазинов, ранее вовлеченных в процесс передачи финансовой документации из магазинов в головной офис.
• Полная автоматизация процесса работы с финансовой документацией.