Электронный архив – комплексное решение для централизованного управления бумажным и электронным архивом организации.
Хранение сканов и электронных документов.
Соблюдение сроков и процедур хранения, установленных законом.
Сохранение юридической значимости документов.
Прием документов из любых систем-источников.
Возможности:
| Обеспечение юридической значимости документов в течение всего срока хранения | Электронные документы хранятся в специальном контейнере вместе с отсоединенными подписями. Действительность сертификатов подтверждается с помощью процедуры регулярной перештамповки. |
| Занесение документов в архив в специальном формате | Бумажные оригиналы сканируются и отправляются в систему автоматически с помощью службы массового ввода. Электронные документы передаются в архив из любой оперативной системы в едином формате. |
| Простое формирование графика приема | Документы передаются в архив в согласованные сроки и без авралов. |
| Автоматическое отслеживание сроков уничтожения | Решение самостоятельно контролирует сроки хранения и передает документы с истекшим сроком на экспертизу ценности. |
| Быстрый поиск | Местонахождение бумажных оригиналов зафиксировано в единой системе, а отследить движение документа можно по штрихкоду на его копии. |
| Прозрачный доступ к архиву | Дела и документы выдаются по запросу физическим и юридическим лицам, органам государственной власти. Для удобного доступа сторонних посетителей организован читальный зал. |
| Отчетность и процедуры по всем правилам | Документы, необходимые для ведения архивной деятельности, формируются автоматически по требованиям, установленным законодательством РФ. |
Как это работает:
Специализированный формат долговременного хранения – ZIP-контейнер, созданный по международным стандартам. Он обеспечивает единообразие хранимой информации вне зависимости от того, из какой системы она поступила.
Долговременный архив поддерживает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A. На такие подписи устанавливаются архивные штампы времени, которые обеспечивают длительное хранение документа с сохранением юридической значимости.
Что это дает бизнесу:
- Гарантия сохранения юридической значимости электронных документов в течение всего срока хранения.
- Снижение стоимости хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
- Ускорение работы архивистов и делопроизводителей, благодаря автоматизации рутинных операций.
- Уменьшение нагрузки на оперативные хранилища, повышение быстродействия оперативных систем.
