Электронный архив

Возможности

Обеспечение юридической значимости документов в течение всего срока хранения

Электронные документы хранятся в контейнере вместе с отсоединенными подписями. Действительность сертификатов подтверждается с помощью процедуры регулярной перештамповки.

Занесение документов в архив в специальном формате

Бумажные оригиналы сканируются и отправляются в систему автоматически с помощью службы массового ввода. Электронные документы передаются в архив из любой оперативной системы в едином формате.

Отчетность и процедуры по всем правилам

Документы, необходимые для ведения архивной деятельности, формируются автоматически по требованиям, установленным законодательством РФ.

Прозрачный доступ к архиву

Дела и документы выдаются по запросу физическим и юридическим лицам, органам государственной власти. Для доступа сторонних посетителей организован читальный зал.

Автоматическое отслеживание сроков уничтожения

Решение самостоятельно контролирует сроки хранения и передает документы с истекшим сроком на экспертизу ценности.

Быстрый поиск

Местонахождение бумажных оригиналов зафиксировано в единой системе, а отследить движение документа можно по штрихкоду на его копии.

Как это работает

Специализированный формат долговременного хранения – ZIP-контейнер, созданный по международным стандартам. Он обеспечивает единообразие хранимой информации вне зависимости от того, из какой системы она поступила.
Долговременный архив поддерживает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A. На такие подписи устанавливаются архивные штампы времени, которые обеспечивают длительное хранение документа с сохранением юридической значимости.

Комплексное решение

Хранение сканов и электронных документов.
Соблюдение сроков и процедур хранения, установленных законом.
Сохранение юридической значимости документов.
Прием документов из любых систем-источников.

Что это дает бизнесу

Гарантия сохранения юридической значимости электронных документов в течение всего срока хранения.
Снижение стоимости хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
Ускорение работы архивистов и делопроизводителей, благодаря автоматизации рутинных операций.
Уменьшение нагрузки на оперативные хранилища, повышение быстродействия оперативных систем.